公司档案库房管理规定

-2-公司档案库房管理规定1目的为加强公司档案库房的科学管理，确保档案安全，最大限度地延长档案寿命，制定本规定。2范围2.1本规定中所指档案库房范围，包括公司档案库房、图档库房。2.2库房按照保管档案的载体类型分为纸介质档案库房、声像档案库房、实物档案库房、特藏库房。3相关文件3.1《档案馆建筑设计规范》JGJ253.2《档案馆建设标准》建标1033.3《档案装具》DA/T63.4《直列式档案密集架》DA/T73.4《公司档案工作管理办法》4职责4.1办公室负责公司档案库房的日常管理和使用，负责库房中档案材料的载体安全和信息安全。4.2综合管理部负责公司档案库房内设施设备的保养维护，负责库房内及周边场所的安全保障和环卫保洁。5要求5.1档案保管5.1.1档案库房是指档案部门保管和存放各类档案的专用区域，不得擅自改变其用途。5.1.2办公区是档案人员办公的专用区域，应与档案库房隔离。5.1.3档案库房应按排架要求进行柜架排列，档案存放位置原则上不允许擅自改变。5.1.4档案部门应编制档案库位号，库位号采用“X（库房）—X（排）—X（列）—X（层）”形式，如“001001001001”表示该档案的库房存放位置在001号库房的第一列第一排的第一层。5.1.5纸质档案实行分类流水排架法，即在库房内按照档案的一级类目划分档案柜架，在每个一级类目下，按照档案流水号排列档案。5.1.6档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施非纸质载体档案存放于专用柜架中。重要档案应异地备份。排架方法参照纸质档案。5.2库房装具设备5.2.1库房应配备必要且符合国家标准的档案装具和设备。主要包括：（一）档案柜架（含档案密集架、案卷柜、磁带柜、胶片柜、光盘柜等）。（二）温湿度控制设备（含空调、除湿机、加湿机等）。（三）消防设施（含灭火器、火灾报警器、消防自动控制系统等）。（四）各类档案卷盒、卷夹、卷皮。（五）其它（温湿度计、防霉驱虫剂、防鼠设备、空气过滤器、遮光窗帘等）。5.2.2档案库房内禁用喷淋式消防设施，应采用惰性气体或干粉消防设施。5.3库房管理5.3.1档案库房是机要重地,应严格做到防火、防盗、防尘、防虫、防晒、防潮、防霉、防高温、防有害生物、防污染等防护工作。5.3.2按时做好库房的温湿度记录。档案库房内温度应控制在18℃左右为宜,相对湿度在45—60％左右为宜(含胶片及磁带库房)。每个库房内均设温、湿度计量仪,在现有条件下尽量控制、调节库房内温湿度,以达到规定标准。5.3.3保存母片的胶片库房温度应控制在l3-l5℃,相对湿度应控制在35-45％。5.3.4档案库房不宜采用自然光源。外窗应有窗帘遮阳,避免阳光直射。5.3.5档案库房内严禁吸烟、使用明火装置,不得存放易燃易爆物品。5.3.6档案库房必须配备消防设备,并按要求定期进行检查、更换，档案人员应学会使用消防设备。5.3.7档案库房应与办公室及阅览室分开,借阅者未经许可不得进入档案库房。5.3.8接收档案要及时入库保管,外借归还档案应及时入库,放回原处。5.3.9档案库房如遇出现火灾等突发事件按照《公司档案工作突发事件应急处置预案》执行。5.3.10涉密档案的保管按照《中交第一航务工程勘察设计院有限公司保密工作规定》执行。6工作程序6.1每天上、下班时，档案人员要对库房门窗、电灯、电源及档案装具进行检查并在档案系统中登记备查。6.2库房内要保持清洁卫生、清洁次数不低于3次/周。6.3每年年中及年末对库房档案的保管情况进行全面检查，平时进行抽查，做到帐物相符，发现案卷短缺或长期借出未归还的，应及时追查；对破损档案及时进行修复以确保档案的完整与安全。6.4建立库房巡检制度，利用固定时间轮流巡检库房，以便对库房受损档案及时修复，库房掉落标识及时补位，以维护库房整洁有序。6.5每年1月开展上一年度档案库存的盘点工作，及时修正库位号错误的情况。6.6每年1月份完成两院区之间的档案集中转运，日常归还档案于每个月转运1次。7记录