境外企业档案管理注意事项

境外企业档案管理注意事项参照国家档案局《境外企业档案管理办法》一、境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区、中华人民共和国法律法规及中国建设科技集团公司档案管理有关规定，结合境外业务实际制定，并报上级单位审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时报上级单位并修订完善。（一）境外单位管理性文件归档范围：（1）境外单位的成立和组织机构的设置、合并、撤消、机构名称的更改、工作职责、启用印章和维护权益等文件。（2）境外单位人员编制、工资标准、人员变更名册、干部任免、职工奖励、死亡、抚恤等文件及聘请律师的合同等。（3）有关领导对境外单位各项工作的重要讲话、指示、题词等。（4）境外单位资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；境外单位资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；专利文件材料。（5）境外单位在境外注册、获取的各种资格证书，企业准许在外经营的经营证照及失效证件原件或被收缴的复印件等经营权申报、审批等文件。（6）境外单位关于重要问题的请示、报告、报表及其复函、批复，有关单位制发的需境外单位办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，境外单位与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料。（7）境外单位自身制定的各项规章制度。（8）境外单位的工作计划总结及重要会议纪要。（9）境外单位的财产、物资、设备转让、移交、调拨、报废和档案交接等材料。（10）市场前期跟踪项目、军民融合、高端访问等有关信息资料。（11）上级主管机关和有关机关颁发的重要文件。（二）境外工程项目文件材料归档范围可行性研究阶段所产生的文件：（1）项目批复、立项、评审和后评价管理文件材料；（2）项目向当地政府报备、申请核准、报批等文件材料；（3）项目立项及投资审批、请示、可行性研究报告等文件材料；（4）环境预测，调查报告，环境影响报告书和批复等文件材料；（5）工程预算和批复等文件材料；招投标、报价阶段所产生的文件资料：（1）资格预审文件，资格预审申请文件；（2）招标书及补充文件；（3）投标人-本公司代表授权书；（4）投标须知；（5）一般条款和特殊条款；（6）附加条件说明；（7）单价分析表；（8）报价单；（9）工程勘察、测绘文件资料，设计图纸；（10）施工计划；（11）机械设备配置表；（12）施工组织及人员配置表；（13）投标保函；（14）反担保证书；（15）技术条款；（16）代理协议书；（17）内部编制标书及调研资料；（18）内部协议；（19）未中标项目的原因分析。投标及中标通知阶段产生的部分文件资料（1）招标通知；（2）中标通知；（3）其它有关文件。施工阶段产生的文件资料（1）承包合同或协议；（2）履约保函；（3）反担保证书；（4）开工令、开工报告；（5）施工组织设计及施工预算；（6）施工方案、技术交底、技术总结；（7）单位、分部工程验收及会议纪要；（8）检验批、质量检验评定、试验检测报告等文件资料；（9）测量交接记录及控制网复核记录；（10）图纸会审、重大的设计变更；（11）标后预算、经济活动分析等经营管理文件材料（12）应急预案、现场处置方案等安全管理性文件资料；（13）施工过程中的照片；（14）施工总结、技术总结；（15）单位、分部工程验收及会议纪要；（16）竣工项目概况：包括项目名称（含中外文名称），项目业主及施工单位（施工分包项目须同时注明总包单位和分包单位名称），项目中标概况（含中标时间），项目概况（含签约时间、项目经营方式、合同金额、资金来源、合同或预计工期、实际工期、项目主要工程内容等），合同变更情况（有则说明，无则省略），项目验收概况（含竣工初验及终验时间）；获奖情况（有则说明，无则省略）；其他（如索赔等）等八方面内容。（17）其他重要文件资料。竣工阶段产生的文件资料（1）竣工文件（包括竣工报告，竣工验收报告，竣工交接证明等）；（2）竣工决算；（3）竣工图纸；（4）竣工照片；（5）验收证明等。索赔过程中产生的文件资料或关于本工程索赔问题的专题报告。工程简报及项目建设过程中的往来文件、报批报建资料、业主指令、人员、材料、设备费用、来往的一些重要信函、考察报告、会议纪要等文件资料。援外项目应归档的还有两国政府经济合作定（副本），议定书、协议书等文件资料。项目经理部所制订的各种规章制度。（三）会计档案（1）财务指标、年度财务计划和会计决算报表。（2）总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。（3）原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等。（4）会计档案移交清册、保管清册及销毁清册。（5）其他类。（四）境外单位在经营管理活动中形成的宣传广告画册、录音、录像、照片、电子光盘等具有保存价值的声像档案，及在重大活动中所获得的领导题词、奖杯、奖状等重要的纪念品等实物档案，要遵照主管单位关于声像档案和实物档案的有关规定归档。（五）境外单位有责任收集并保存有利用价值的资料，如所在国的政治、经济、市场信息情况和有关法律、保险、税金、代理、银行信贷利率、资金信贷等方面的文件。（六）境外单位涉及企业资产与产权、商业秘密、债权债务等内容的档案应当列为重要档案，范围包括：（1）境外单位设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的档案，境外单位董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益等过程中形成的档案。（2）境外单位资产和产权登记、评估与证明档案，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性档案，对外投资形成的档案；境外单位资本金核算、确认、划转、变更等过程形成的档案，企业融资过程形成的档案；专利管理档案。（3）在境外注册、获取的各种资格证书，企业准许在外经营的经营证照及失效证件原件或被收缴的复印件等经营权申报、审批形成的档案。（4）境外单位关于重要问题的请示、报告、报表及其复函、批复，由有关单位制发的需境外单位办理的文件材料组成的重要档案；行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等档案，境外单位与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等档案。（5）会计档案；（6）境外建设项目、设备仪器、科研开发、产品生产管理中产生的具有核心技术的档案。境外建设项目重要档案一般包括境外竣工项目概况、中标通知书、合同书及合同变更文件、开工令或开工报告、重要工程资料、初验或终验证书、项目评优、获奖文件及荣誉证书共七部分。其中，重要工程资料包括但不局限于工程测绘、勘察、设计、施工图纸、资料，在项目建设过程中的往来文件、报批报建资料、业主指令以及人员、材料、设备费用等资料，因项目纠纷而发生索赔等所涉及的相关资料。（7）市场前期跟踪项目、军民融合、高端访问等有关信息资料。（8）其他具有重要保存价值的文件材料。（9）以上重要档案的纸质版及电子版。、二、境外企业归档文件材料要求（一）归档文件材料完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。（二）归档文件材料为原件，因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。（三）电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。（四）归档文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。三、境外企业文件材料的归档时间（一）境外单位产生的经营管理性文件材料可按照档案管理有关规定在第二年上半年归档，也可根据境外单位的实际情况随办随归。（二）工程项目档案可分阶段或项目竣工半年内归档。（三）项目公司、项目部会计档案可随项目档案一起归档，其他境外单位会计档案可根据实际情况由上级单位确定归档时间。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管1年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意,但单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。（四）声像档案可随各类档案一并归档。（五）项目过程中产生的实物档案可随项目一并归档，重大事件产生的实物档案要随时归档。四、境外企业档案保管（一）电子文档存储在云盘服务器的同时，要注意异地异质备份，尤其是重要文件，确保档案数据安全。（二）境外单位应配备必要的符合档案安全保管要求的设施设备保管档案。（三）对所保管档案定期检查，为预防突发事件对档案安全的影响，要制定档案处理应急预案并定期演练，以备事故发生时能够采取有效保护措施。（1）设定档案避险场所，配备紧急转移档案所需的装具和临时保管档案所必需的设施设备等。（2）如发生战争、突发自然灾害等事件，严重危及境外档案安全且无法转移档案时，在确保人身安全的前提下对档案进行妥善处置，并及时将处置结果向主管单位报告。（3）在紧急转移档案时按照“先重要、后一般”的顺序。预警程序一旦启动，迅速对重要档案装箱，按照指定路线转移至指定的临时安置场所。（4）应急警报解除后，及时清点档案，并将档案损毁情况向主管单位报告。五、境外企业档案利用境外专（兼）职档案人员要根据实际情况和工作需要制定档案利用程序，严格遵守，防止档案丢失。（一）境外专（兼）职档案人员要对所管档案负保密职责，不得自行转借，不得遗失、污损。（二）境外单位要结合本单位特点制定借阅制度，严格遵守，档案借阅及