人事档案管理现状分析及建议报告

人事档案管理系统调研报告报告人：XXX科室：XXX部门：XXX2019年6月20日目录一、现状分析 31.现存零散材料管理现状及工作量计算 32.日常人事档案归档情况 43.分类整理情况 44.利用转递 45.库房保管 4二、问题分析 51.现存零散材料未整理入正本档案 52.日常人事档案接收归档效率偏低 53.利用转递审批过多 64.归档范围不明确、内容审核不严谨 65.库房保管标识不规范 7三、管理改进建议 71.修订现行人事档案管理制度 72.将现存零散材料整理归入正本档案 73.改进日常人事档案接收归档方式 74.建设线上档案审批流程 85.人事档案利用转递自动化台账管理 126.明确人事档案归档要求 127.规范库房保管标识 12四、效果分析 14五、成本分析 17六、实施方案 171.目标要求 172.组织机构及参加人员 183.实施计划 18一、现状分析人事档案管理工作包括收集归档、分类整理、利用转递、库房保管等工作，现将相关现状进行分析并提出改进建议，特此报告。1.现存零散材料管理现状及工作量计算目前人事档案管理在职员工档案约670册，对标集团的人事档案管理标准，样本抽样89册，其中需整理零散材料的正本人事档案约为43册，待整理零散材料179件。因此，统计推算需整理零散材料的正本人事档案约324册，待整理的零散材料约1348件。人事档案总数（册）样本抽样量（册）样本中需整理档案（册/件）待整理档案估算数量（册/件）670册89册43册324册179件1348件在此调查的基础上，将零散材料较多的、一般的、较少的三种类型的档案整理时间（包括上下架、替换目录、排序编号、编码、装订时间）估算均值。最后加计计算出预估总体工作量。预估总体工作量=(45分+35分+25分)/3*324册=11340分整体完成本项工作的工时预计约为189时。如按照工作日每天安排3个小时做人事档案整理工作，需要约三个多月完成整体工作。2.日常人事档案归档情况每年会持续产生整本档案及零散材料，通过2018年、2019年上半年归档档案的数量分析，年归档的整本档案约为58册，年归档零散材料约为800件。3.分类整理情况人事档案整本归档档案目前在档案图书馆集中收集保管，零散材料按照职工姓名分类归集存入零散材料袋，这些零散材料需要整序排列、编号编码、装订、编制目录、上架。4.利用转递据调查2018年全年人事档案借阅数量为52人次，查阅及复制摘录数量合计为82人次，转出数量为12人次，总计146人次。人事档案借阅数量人事档案查阅数量人事档案转出数量总计52人次82人次12人次146人次5.库房保管目前人事档案库房保管在职人员档案602册，离退休职工档案659册，亡故职工档案255册，共计1516册。档案管理系统中对人事档案名册进行了台账登记，为确保台帐信息完整准确，计划每年对档案进行一次全面核对，及时发现问题和解决问题。在职职工档案数量离退休职工档案数量亡故职工档案数量总计602册659册255册1516册二、问题分析通过现状调研分析及对标标准，目前人事档案管理中存在现存零散材料未整理入正本档案，日常人事档案接收归档效率偏低，利用转递审批过多，归档范围不明确、内容审核不严谨，库房保管标识不规范五类问题。1.现存零散材料未整理入正本档案共有约1348份零散材料未整理入正本档案，目前虽然已按照人员姓名集中归类，但后期仍需要进行分类排序、编号编码、编制目录、整理上架。2.日常人事档案接收归档效率偏低人事档案接收归档采用线下归档方式，由人力资源部档案管理岗填写人事档案材料移交表，双方核对后签字移交。线下移交方式存在几个问题：第一不便于人事档案查询管理；第二，移交的人事档案，需要由档案图书馆整理、编号、装订及制作目录等，后由人力资源部（党委组织部）借出进行电子化扫描，电子化扫描后人事档案转交档案图书馆，由档案图书馆进行装订、整序保管。整个过程效率低下；第三，不能利用人事档案移交表中的字段形成正本档案目录。3.利用转递审批过多目前借阅、查阅、转递档案都是线下审批，填写利用档案审批表，线下审批不仅增加办事成本，而且不利于全过程管理。线上利用审批有利于提供定向、准确的档案利用服务，以及建设申请-审批-反馈-办结的全程利用工作流程。4.归档范围不明确、内容审核不严谨按照规定专业技术职务材料应存档1份目前存档了2份，就失业证、养老保险手册按照规定应不纳入归档范围目前也在归档。部分证书类文件复制件未加盖印章，存在形式上不规范的情况。5.库房保管标识不规范人事档案库房库位标识不统一，且标识不够明确，不仅存在编号标识而且有字母标识，不便于上架倒架及调阅利用，因此，需要对库房保管标识进行规范。三、管理改进建议根据以上汇总的五类问题，现提出有针对性的方案措施，以期对工作加以改进。1.修订现行人事档案管理制度主要包括两部分，一是根据新要求对管理制度方面存在空白的，制度中加入新的条款；二是对部分内容不符合实际工作要求的进行修订。2.将现存零散材料整理归入正本档案按照标准及人力资源部（党委组织部）要求查验需归入正本档案的零散材料，将其单独归入人事档案零散材料夹中，并对零散材料数量予以登记。根据统计分析结果，确定整理方式。整理工作包括按照排列顺序依次整理人事档案零散材料，编制分类号、页码、装订、编辑更替目录及上架，更替目录可依据前版Excel目录表格进行登记替换。3.改进日常人事档案接收归档方式在档案管理系统中建设档案收集接口（可与文书档案、会计档案收集接口共同建设），将收集档案信息共享给人力资源部档案管理岗。由人力资源部档案管理岗首先进行系统登记，登记信息包括材料名称、形成时间、页数等，同时赋予人事档案零散材料分类号，人力资源部档案管理岗根据分类号对零散材料进行编号扫描，最后双方按手续交接纸质文件。4.建设线上档案审批流程建议在档案管理系统中建设利用审批功能（可与文书档案、会计档案利用审批功能共同建设）。具体流程参考如下：（1）利用人提交查阅申请-人力资源部（党委组织部）领导审批-人事档案管理员协助办理查阅（可提供电子件）-办结查阅申请单查阅时间查阅何人档案查阅内容卷数备注（2）利用人提交借阅申请-人力资源部（党委组织部）领导审批-档案图书馆馆长审批-人事档案管理员提出办理意见-加入超期提醒功能（借阅超过一周后提示）如超期借阅人需提交证明材料-人力资源部（党委组织部）领导审批-归还档案-办结。借阅申请单借阅时间借阅何人档案借阅原因卷数退还时间备注(3)转递经办人提交转递申请-人力资源部（党委组织部）领导审批-档案图书馆馆长审批-人事档案管理员提出办理意见，为经办人办理档案转递-上传接收单位回执电子件-办结转递申请单转递时间姓名转去单位转出原因转出方式备注5.人事档案利用转递自动化台账管理建设线上审批流程后，通过档案管理系统查阅、借阅、转出等功能实现自动化台账管理。（1）档案查阅：将利用审批中登记的条目信息数据接收到档案查阅列表作为查阅台账管理便于对查阅量进行统计；（2）档案借阅：将利用审批中登记的条目信息数据接收到档案借阅列表作为借阅台账管理。（3）档案转出：接到转出通知后，标记转出状态，系统将人事档案名册中相关人员的信息转至档案转出库，作为台账管理。6.明确人事档案归档要求在制度中对人事档案归档要求加以明确，主要包括人事档案归档范围、归档份数等，并加强形式审查。7.规范库房保管标识对人事档案库房保管标识卡片、标识编号进行统一，明确库位标识。另外，人事档案库房的几排五节柜带着钥匙，此钥匙除非将柜门锁闭，否则无法取下来，因此钥匙管理存在不统一的情况。通过调研分析人事档案管理工作经过改进可以由之前的收集归档、编号编码、利用转出转入、分类排序、编制目录、装订、上架、线下审批提供利用、办理转递、邮件发送回执、登记利用转递台账、手工编辑名册中职工档案转出记录、库房盘点、保管，变为收集归档、分类排序、装订、上架、线上审批提供利用、办理转递、系统上传回执、名册中信息自动转出、库房盘点、保管。标记黄色为改进工作程序项。序号改进前工作程序改进后工作程序1线下收集归档线上收集归档2编号编码分类排序3利用转出转入装订4分类排序上架5编制目录线上审批提供利用6装订办理转递7上架系统上传回执8线下审批提供利用人事档案名册中信息转出9办理转递库房盘点10邮件发送回执保管11登记利用转递台账12手工编辑名册中职工档案转出记录13库房盘点14保管通过统计表可以看出，管理方式变更后共计减少了编号编码、利用转出转入、编制目录、系统中登记利用转递台账4道工作程序，改进了收集归档、审批利用、回执发送、人事档案名册生成、库房盘点5道工作程序。四、效果分析序号减少及改进项目节省工时备注1减少工作程序：编号编码130以每年产生800件零散材料、每件编号编码时间为10分钟，合计节省工时约130时2减少工作程序：利用转出转入16以每年集中归档2批零散材料，每批次档案零散材料利用转出转入（包括利用审批、档案利用登记、档案调出借出、档案归还、整理）时间为8时，合计节省工时约为16时3减少工作程序：编制目录240以每年产生800件零散材料、每件编制目录时间为0.3时，合计节省工时约为240时4减少工作程序：系统中登记利用转递台账12以每年登记150，每条登记时间为5分钟，合计节省工时约为12时5改进工作程序：收集归档5由原来线下收集归档改为线上收集归档，每年节省工时约为5时6改进工作程序：审批利用25每年利用人次约为150人次，审批利用改为线上审批利用，每人次利用审批节省工时为10分钟，每年节省工时约为25时7改进工作程序：回执发送3转递档案每年约为20人次，回执发送方式变更每次节省工时约为10分钟，每年节省工时约为3时8人事档案名册生成3由手工标记编辑转为自动转出生成，每年节省工时约为3时9库房盘点6由根据名册逐本统计转为计数统计，每年节省工时约为6时合计440根据表格统计结果，管理方式变更后，合计节省工时440时/年，约每年节省3个月工时。其有形效益在于节省工时、提高了工作效率、节约了公司的管理成本，无形效益在于，规范了人事档案管理工作、增强了档案质量管控。五、成本分析项目预算汇总表序号费用项目名称预算金额(万元)一系统中利用审批功能开发（3个：查阅、借阅、转递）、自动生成利用转递台账60000合计60000六、实施方案1.目标要求通过实施改进方案，实现人事档案管理工作科学化、规范化，实现管理工作提质增效，助力公司生产经营工作。2.组织机构及参加人员XXX负责人事档案管理推动工作。负责部门：XXX主要负责此次工作的组织协调、顶层设计和功能需求分析、各项标准与方案的制定、系统架构设计，系统的后期维护以及数据安全保障。协作部门：XXX负责人事档案及零散材料的提供及移交登记。协作单位：XXX负责此次档案利用审批的系统功能开发、结构设计、系统整体性维护及安全管理工作。3.实施计划序号关键问题对策目标实施措施责任人完成时间1现行人事档案管理制度不适应实际工作制定新版人事档案管理制度实现制度指导实际工作修订现行人事档案管理制度XX2019.72现存零散材料未整理入正本档案分类排序整理将现存应归档零散材料全部整理入正本档案1.统计数量2.分类整理XX2019.103接收归档方式影响档案整理实现线上收集归档人事档案及零散材料全部线上归档1.电子档案管理岗人事档案目录导入档案管理系统，系统中十大类分类完善，并根据登记记录信息自动生成目录2.由人力资源部档案管理岗在档案管理系统中登记移交目录，编号编码，并移交纸质文件XXX2019.114人事档案利用审批效率低下建设线上人事档案利用审