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文档简介

公司物资采购管理制度及工作流程一、制定目的及范围为提升公司物资采购的效率与规范性，确保采购活动的透明度与公正性，特制定本管理制度。该制度适用于公司所有物资的采购，包括但不限于项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保选择的供应商具备相应的资质与能力。2.透明性：采购过程应公开透明，确保各部门及相关人员能够了解采购的具体情况。3.经济性：在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，提升资源利用效率。4.合规性：所有采购行为必须遵循国家法律法规及公司内部规章制度。三、采购流程1.采购申请各部门在进行物资采购前，需向仓库确认现有库存情况。若库存不足，申购人需填写“申购单”，并附上相关需求说明，提交至部门负责人审批。2.申购审批部门负责人对申购单进行审核，确认需求的合理性与必要性。对于项目采购，需提交预算审批，其他采购则需经部门内部审批后填写流转单。3.询价各部门负责询价，至少需提供三家合格供应商的报价。询价过程中，需对供应商的资质、信誉及交货能力进行初步评估。4.核价在收到报价后，采购人员需参考历史价格及市场行情进行核价，填写流转单中的核价结果，并附上报价单。5.审批流程流转单需逐级审批，最终由公司负责人进行审批。审批过程中，相关人员需对采购的必要性、价格合理性及供应商的选择进行充分论证。6.采购实施与验收入库审批通过后，采购人员可下单。物资到货后，相关人员需对物资进行验收，确保数量与质量符合要求。验收合格后，物资入库，并填写入库单。7.报销流程采购物资的报销需在货物到达后一个月内完成，逾期不予受理。报销时需提供采购单、流转单、入库单及发票或收款收据。2.特殊采购流程特殊采购包括集中计划采购、零星采购及应急采购。集中计划采购：各部门需在每月25日前提交流转单，由办公室统一采购办公用品。零星采购：适用于金额较小且偶发的采购，需征得部门负责人同意后执行。应急采购：在紧急情况下，由应急处置小组进行采购，无需询价，确保快速响应。3.年度采购涉及定期需求的采购，需提前编制年度预算，并向财务部报备。年度采购计划应根据各部门的实际需求进行合理安排，确保物资的及时供应。四、备案与存档所有采购活动结束后，采购人员需将相关文件进行备案，包括采购单、流转单、入库单及发票或收款收据。文件需复印两份，一份交财务审核，另一份存档以备查。五、采购纪律1.采购人员职责采购人员需建立供应商资料档案，定期进行市场调查，确保采购物资的质量与供应的稳定性。2.行为规范采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，任何违反行为将受到严肃处理，确保采购活动的公正性与透明性。六、反馈与改进机制为确保采购流程的有效性与适应性，需建立反馈与改进机制。各部门在采购过程中应及时反馈遇到的问题与建议，定期召开采购工作会议，讨论流程的优化与改进方案。通过不断的反馈与调整，提升采购管理的科学性与合理性。七、总结本制度旨在通过规范化的采购流程，提高公司物资采购

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