购物与采购管理制度

购物与采购管理制度第一章总则为了规范企业购物和采购活动，提高采购效率，保证采购结果的质量和合规性，提升企业整体绩效，特订立本《购物与采购管理制度》（以下简称“本制度”）。第二章采购需求和计划第一节采购需求提交与审批企业各部门依据实际需要，提出采购需求。采购需求应包含物品名称、规格、数量、用途、预算金额等必需信息，并由部门负责人填写采购需求申请表。采购需求申请表提交到采购部门进行审批。采购部门负责对采购需求进行审核并及时反馈审核结果。审核时应核实采购需求的合理性、合规性和紧急性。采购需求申请未通过审核的，应及时向申请部门说明理由，并提出修改看法。采购需求获得审核通过后，申请部门应及时供应其它必需的支持料子。第二节采购计划订立与调整采购部门依据采购需求和预算情况，订立年度、季度或月度采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、预算金额和时间要求等信息。采购计划由采购部门负责人进行内部审批，并报送至高级管理层进行最终批准。若显现相关情况需要对采购计划进行调整，采购部门应及时上报调整申请，经批准后方可调整采购计划。第三章供应商评审与选择第一节供应商前期筛选采购部门应通过市场调研和信息收集等途径，对潜在供应商进行初步筛选。筛选的重要内容包含供应商的信誉、实力、产品质量、价格等。采购部门将初步筛选结果提交给相关部门进行评审。评审应依据企业采购政策和相关法规，对供应商进行综合评定。评审结果应做好记录并及时反馈给采购部门。第二节供应商评估与审批依据初步筛选结果，采购部门对供应商进行更加深入的评估，包含考察其生产本领、质量管理体系、合规性、售后服务等方面。采购部门将评估结果提交给高级管理层进行审批。审批流程应符合企业相关制度和规定。审批通过的供应商应与采购部门签订合作协议，并及时将协议备案。第四章采购方式与程序第一节采购方式采购方式包含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。采购部门应依据采购需求的特点和相关法规，选择合适的采购方式。采购部门应订立认真的采购程序和时间表，并以书面形式发布给相关供应商。第二节采购程序采购部门依照采购计划和采购程序，编制采购文件。采购文件应包含采购公告、招标文件、询价函、邀请函等。采购文件经过内部审核后，依照采购程序进行发布和公示。采购部门依据接收到的投标文件或报价进行评审，并依照程序确定中标供应商。采购部门与中标供应商进行合同谈判和签订工作。第五章采购合同管理第一节合同签订与履行采购部门与中标供应商进行合同谈判，达成全都后，应签订正式合同。合同内容应包含货物价格、数量、交付时间、质量要求、付款方式、违约责任等条款。双方签订的合同应及时备案，并依照商定的时间和方式履行合同。第二节合同管理采购部门应建立合同档案，对全部采购合同进行归档管理。采购部门对合同履行过程进行监督和检查，及时处理合同履行中的问题和纠纷。非合同商定更改或追加的，应遵从相关流程，并及时修改和增补合同。第六章采购费用掌控第一节采购预算的编制与执行采购部门依据企业财务要求和采购计划，订立年度、季度或月度的采购预算。采购预算应包含采购项目、金额、时间要求等具体内容。采购部门应依照采购预算执行采购活动，确保采购费用的合理性和掌控。第二节采购费用核算与审批企业应建立采购费用核算和审批制度。采购部门负责核算各项采购费用，并依照制度规定的流程进行费用审批。采购部门应将核算和审批结果及时上报至财务部门。第七章违约处理和风险掌控第一节供应商违约处理供应商违约应由采购部门负责处理。处理方式包含打开谈判、要求赔偿、争议解决等。采购部门应建立供应商合约履行和违约处理的记录和档案，保存相关证据。第二节风险掌控采购部门应定期对供应商进行绩效评估，及时发现并解决潜在风险。采购部门应建立风险预警机制，对可能的风险进行预判和应对措施。第八章监督检查和考核第一节采购活动的监督检查高级管理层应定期对企业的采购活动进行监督检查，确保采购活动的合规性和效果。监督检查的内容包含采购程序、采购文件的完整性、供应商合法合规、采购费用的合理性等。第二节采购绩效考核企业应建立采购绩效考核制度，对采购部门、采购人员以及供应商进行绩效评价。考核内容应包含采购本钱、采购周期、供应商绩效、采购合同履行情况等。采购绩效考核结果应用于绩效考评、奖惩和供应商的合作评估等方面。第九章附则本制度的解释权归企业高级管理层全部。本制度自颁布之日起执行，对之前已经进行的采购活动，适用于该制度的相关规定。本制度的修改和增补，需经过高