项目档案信息管理制度

项目档案信息管理制度1.总则为规范企业项目档案信息的管理，加强企业的生产管理，提高工作效率和信息安全性，订立本《项目档案信息管理制度》。2.适用范围本制度适用于企业内全部项目的档案信息管理，包含项目立项、执行、结项和存档等各个阶段。3.责任和权限3.1企业管理负责人负责订立和监督本制度的执行，保证项目档案信息管理的合规性和有效性。3.2项目经理负责项目档案信息的手记、整理和报送工作。项目经理有权要求项目构成员供应相关资料，并对供应的资料进行核查和整理。3.3项目构成员应搭配项目经理的管理工作，按要求供应项目档案信息。项目构成员应保护项目档案信息的安全性，并按规定使用和保管相关信息。3.4企业档案管理员负责项目档案信息的归档、管理和保密工作。4.项目立项阶段4.1项目立项申请书应认真描述项目的背景、目标、范围、计划和需求等信息，并经项目经理和上级主管部门批准后方可实施。4.2项目立项申请书中必需包含项目档案信息的手记和管理计划，包含手记的范围、内容、方式和周期等。4.3项目立项后，项目经理应立刻建立项目档案信息数据库，并确定档案管理员。4.4项目成员应及时供应与项目有关的资料和信息，以便项目经理及时更新档案数据库。5.项目执行阶段5.1项目经理应依照项目计划的要求，及时更新项目档案信息数据库，并定期向项目构成员汇报项目的进展情况。5.2项目经理应监督项目构成员对项目档案信息的准确性和完整性，及时矫正并修复存在的问题。5.3项目构成员应依照项目档案信息管理计划的要求，及时供应所需的相关资料和信息，确保项目档案信息的及时性和准确性。5.4项目构成员在处理项目档案信息时，应加强保密意识，严禁将档案信息外传或用于其他非项目目的。6.项目结项阶段6.1项目经理应在项目结项前完成项目档案信息的整理和汇总工作，保证项目档案信息的完整性和可检索性。6.2项目经理应编制项目结项报告，并提交给上级主管部门审批。7.档案归档和保管7.1项目档案信息的归档工作由档案管理员负责，归档时应依照文件分类和编号的要求进行。7.2归档文件必需标明文件名称、日期、责任人和归档位置等信息，并经过档案管理员审核和确认后方可归档。7.3项目档案信息的保管应采取物理和数字化相结合的方式，以确保档案信息的安全性和可检索性。7.4档案管理员应定期对存放档案信息的场合进行检查和整理，确保档案信息的完整性和无丢失现象。8.档案查询和利用8.1项目构成员和有关人员可以依据需要向档案管理员提出档案查询申请，并供应查询所需的相关信息。8.2档案管理员在接到档案查询申请后，应及时供应所需的档案信息，并记录查询情况。8.3档案信息的利用必需符合相关法律法规的要求，并经过档案管理员的批准。9.制度的监督和评估9.1企业管理负责人应对本制度的执行情况进行监督和检查，确保制度得到切实执行。9.2档案管理员应定期对档案信息管理工作进行评估和总结，提出改进措施和看法。9.3项目档案信息的管理需定期进行安全性、准确性和完整性的审核，发现问题及时进行整改。10.附则10.1本制度自颁布之日起正式执行，并具有追溯力。10.2企业管理负责人对本制度具有最终解释权。10.3本制度的修改和增补应经过企业管理负责人的批准，并及时通知相关人员。以上为本企业的《项目档案信息管理制度》，请各项目构成员严