离职员工数据保护制度

离职员工数据保护制度1.前言为加强企业信息安全管理，保护离职员工的个人隐私和敏感信息，维护企业和员工的合法权益，订立本《离职员工数据保护制度》。本制度适用于全部离职员工的个人信息，包含但不限于个人身份信息、工作记录、薪酬和福利信息、绩效评估信息等。2.定义离职员工：指已经离开本企业的员工，无论离职方式为自动离职、被动解雇或合同到期等。个人信息：指包含但不限于身份证号码、电话号码、住址、银行账号、社保信息、工资单、绩效评估数据等与员工个人身份和工作相关的信息。敏感信息：指包含但不限于个人健康信息、犯罪记录、家庭成员信息等员工隐私性较高的信息。3.离职员工数据保护原则本制度订立的目的在于明确离职员工个人信息的保护原则，确保其合法、安全、恰本地使用和处理。3.1合法性原则离职员工个人信息的使用和处理必需遵守适用的国家法律、法规以及企业内部的规章制度，对于未经离职员工同意的个人信息的使用和处理均属于违法行为。3.2安全性原则离职员工个人信息必需进行安全保护，防止丢失、泄露、窜改等风险，确保信息的保密性、完整性和可用性。3.3恰当性原则离职员工个人信息的使用和处理应限于与离职员工工作相关的合法目的，不得超出必需的范围进行使用和处理。离职员工个人信息在处理结束后需及时删除或匿名化处理。4.离职员工个人信息的取得和使用4.1信息收集企业在员工入职前，应征得员工同意并依照相关法律法规和企业规定收集员工个人身份信息，并保证所收集信息的合法性和准确性。4.2信息使用离职员工个人信息的使用应遵从以下原则：限制访问权限：仅授权人员可以访问和使用离职员工个人信息，并仅限于工作需要。保密义务：授权人员有义务对离职员工个人信息进行保密，不得将其披露给任何未经授权的第三方。合法目的：离职员工个人信息的使用必需与离职员工工作相关，而且符合国家法律法规的规定。4.3信息存储和销毁离职员工个人信息的存储和销毁应遵从以下原则：存储安全：离职员工个人信息应妥当保管，采取物理和技术措施确保信息的安全。存储期限：离职员工个人信息的存储期限不得超出与企业相关的合法目的所必需的时间。销毁规定：离职员工个人信息在存储期限届满后，应及时进行销毁或匿名化处理，不得再以可辨识的方式存在。5.离职员工敏感信息的处理离职员工敏感信息的处理应遵从以下原则：5.1取得和使用企业仅在必需的情况下，经过员工明示同意后，方可取得和使用离职员工敏感信息。在取得和使用敏感信息时，应采取必需的安全措施，加强对敏感信息权限的管控。5.2保密要求离职员工敏感信息的保密要求更为严格，离职员工敏感信息仅限授权人员知晓，不得向未授权的任何第三方披露。5.3存储和销毁离职员工敏感信息的存储和销毁应采取更高的安全措施，确保其不被非法取得。敏感信息的存储期限结束后，应及时进行销毁或匿名化处理，不得再以可辨识的方式存在。6.员工违反离职员工数据保护制度的处理对于违反本制度的离职员工个人，依据企业内部相关规定进行相应处理，包含但不限于批判教育、直接责任追究并承当相应的法律责任。7.法律责任和组织布置7.1法律责任违反国家法律法规和相关规定的，将依法承当相应的法律责任。同时，企业将乐观搭配相关法律机构开展调查，并采取恰当的挽救措施。7.2组织布置企业应设立特地的数据保护部门或委员会，负责离职员工个人信息的管理和保护工作。同时，该部门或委员会应负责订立认真的数据保护操作规范和流程，并监督执行情况。8.审查和更新本制度定期进行审查，以确保其与国家法律法规和企业内部规章制度的全都性。对于制度的更新和修订，应进行及时告知和培训，并将最新版本的制度文本公之于众。9.附则本制度同时适用于公司的全体员工、合作伙伴等，并与公司其它管理制度相互搭配，以形成完整的信息管理体系。对于未尽事宜，将按国家法律法规和企业内部