2025年会务服务担保协议

2025年会务服务担保协议合同/协议编号：____________

甲方：[甲方全称]

乙方：[乙方全称]

鉴于甲方举办2025年年度会议，需要乙方提供会议现场的服务保障，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，特订立本协议，以资共同遵守。

一、合同目的

本协议的签订旨在明确甲方与乙方在2025年年度会议会务服务中的权利义务，确保会议的顺利进行，并为参会人员提供优质的服务。

二、合同背景

甲方举办2025年年度会议，旨在加强内部沟通、增进合作、提升团队凝聚力。为确保会议的成功举办，甲方委托乙方提供会议现场的服务保障，包括但不限于会场布置、设备调试、现场协调、安全保障等。

三、双方权利义务

1.甲方权利义务

（1）提供会议所需的场地、设备等资源；

（2）按时支付乙方约定的服务费用；

（3）按照约定的时间、地点举办会议；

（4）遵守国家法律法规，维护会议秩序。

2.乙方权利义务

（1）按照甲方要求，提供高质量的会议现场服务保障；

（2）确保会议现场的安全、有序；

（3）对会议现场进行有效协调，确保各项活动顺利进行；

（4）按时完成甲方委托的其他工作。

四、违约责任

1.甲方未按时支付乙方服务费用，应承担相应的违约责任；

2.乙方未能按约定提供服务质量，造成甲方损失的，应承担相应的违约责任。

本协议自双方签字盖章之日起生效，未尽事宜，双方另行协商解决。

主要条款内容：

一、服务内容

1.乙方应按照甲方提供的会议日程，负责会议现场的整体布置，包括但不限于主席台、背景板、指示牌、座椅、音响、灯光等。

2.乙方负责会议设备的调试与维护，确保会议期间设备正常运行。

3.乙方应提供专业的现场协调服务，包括但不限于会场秩序维护、参会人员引导、突发事件处理等。

4.乙方应提供必要的安全保障服务，包括但不限于安全检查、紧急疏散预案等。

5.乙方负责会议资料的准备与分发，包括但不限于会议手册、资料袋等。

6.乙方应提供会议期间的餐饮服务，包括但不限于茶歇、午餐、晚宴等。

7.乙方应提供会议期间的住宿服务，包括但不限于预订酒店房间、协助参会人员入住等。

二、质量标准

1.会议现场布置应整洁、美观，符合会议主题。

2.设备运行应稳定、可靠，无故障。

3.现场协调服务应高效、专业，确保会议顺利进行。

4.安全保障服务应到位，确保参会人员的人身安全。

5.餐饮服务应符合卫生标准，口味适宜。

6.住宿服务应满足参会人员的基本需求，提供舒适的居住环境。

三、价格支付

1.双方应根据实际服务内容，协商确定服务费用。

2.甲方应按照约定时间支付服务费用，支付方式为[支付方式]。

3.若发生服务费用调整，双方应另行协商，并签订补充协议。

四、保密条款

1.双方对本协议内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。

2.保密期限自本协议签订之日起至协议终止后[保密期限]。

五、违约责任

1.甲方未能按时支付服务费用，应向乙方支付违约金，违约金为应付款项的[违约金比例]%。

2.乙方未能按照约定提供服务质量，导致甲方损失的，应赔偿甲方实际损失。

3.任何一方违反保密条款，应承担相应的法律责任。

六、争议解决

1.双方应本着友好协商的原则解决合同履行过程中的争议。

2.若协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

七、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商补充。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字盖章之日起生效。

双方权利与义务详细说明：

一、甲方权利与义务

1.甲方有权要求乙方按照约定的时间、地点提供会议现场的服务保障。

2.甲方有权要求乙方提供详细的服务方案和费用预算。

3.甲方有权对乙方提供的服务进行监督，确保服务质量符合约定标准。

4.甲方有义务按照协议约定的时间支付服务费用。

5.甲方有义务向乙方提供会议相关的必要信息，包括但不限于参会人员名单、日程安排、特殊需求等。

6.甲方有义务配合乙方进行现场布置和设备调试工作。

7.甲方有义务在会议期间保持良好的沟通，及时反馈现场情况，协助乙方解决问题。

二、乙方权利与义务

1.乙方有权要求甲方按照约定支付服务费用。

2.乙方有权要求甲方提供必要的会议资料和设备。

3.乙方有权在合同执行过程中，根据实际情况调整服务方案，但需提前通知甲方并获得甲方同意。

4.乙方有义务按照甲方要求，在约定的时间内完成会议现场布置和设备调试工作。

5.乙方有义务确保会议现场的安全、有序，提供专业的现场协调服务。

6.乙方有义务按照甲方提供的参会人员名单和日程安排，提供相应的服务。

7.乙方有义务在会议期间保持与甲方的沟通，及时报告现场情况，处理突发事件。

8.乙方有义务在会议结束后，向甲方提交服务报告，包括但不限于服务内容、费用明细、问题与建议等。

三、合作方式

1.双方应建立定期沟通机制，如每周或每月召开协调会议，讨论会议筹备、执行过程中的问题及改进措施。

2.双方应通过电子邮件、电话或其他通讯工具保持日常沟通，确保信息的及时传递。

3.甲方应指定专人负责与乙方的沟通协调工作，乙方也应指定专人负责对接甲方。

4.双方应共同制定会议应急预案，明确突发事件的处理流程和责任分工。

5.双方应共同参与会议的筹备和执行工作，确保会议的顺利进行。

6.双方应相互尊重对方的知识产权和商业秘密，不得泄露给任何第三方。

7.双方应遵守国家相关法律法规，确保会议的合法性、合规性。

四、合同执行过程中的权利与义务

1.甲方在合同执行过程中，如发现乙方服务不符合约定标准，有权要求乙方进行整改或更换服务人员。

2.乙方在合同执行过程中，如遇到甲方提供的资料或设备不符合要求，有权要求甲方进行补充或更换。

3.双方在合同执行过程中，如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，可按本协议“争议解决”条款处理。

4.双方在合同执行过程中，应相互配合，共同维护会议的正常秩序。

5.双方在合同执行过程中，应保持诚信，不得有任何损害对方利益的行为。

合同有效期限、变更、终止等条件详细说明：

一、合同有效期限

1.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期限为[有效期限]，自协议生效之日起计算。

2.本协议在有效期限内，除非因以下原因终止，否则自动延续至下一年度。

3.若双方同意，可通过书面形式延长本协议的有效期限。

二、合同的变更

1.任何一方对合同内容的变更，均需以书面形式提出，经双方协商一致并签署书面协议后生效。

2.合同变更不得损害第三方的合法权益，且不得违反相关法律法规。

三、合同的终止

1.本协议在以下情况下终止：

a.本协议约定的有效期限届满；

b.双方协商一致解除本协议；

c.因不可抗力导致本协议无法继续履行；

d.一方违约，经另一方催告后仍未改正；

e.法律法规规定的其他终止情形。

2.一旦本协议终止，双方应立即停止履行各自的权利和义务。

四、争议解决机制

1.双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.若协商不成，任何一方均有权将争议提交至[争议解决机构]进行调解。

3.若调解仍不能解决争议，任何一方均可向[争议解决机构]申请仲裁或向合同签订地人民法院提起诉讼。

五、法律适用和管辖法院

1.本协议的签订、效力、解释、履行、变更、解除及终止均适用中华人民共和国法律。

2.本协议的签订地为[签订地]，对于因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方均同意提交[签订地]人民法院管辖。

六、合同效力

1.本协议自双方签字盖章之日起具有法律约束力。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

3.若本协议任何条款与法律法规相抵触，该条款无效，但不影响其他条款的效力。

法律名词及解释：

法律名词及解释：

1.保密义务：指合同双方在合同履行过程中，对对方提供的商业秘密、技术秘密、个人信息等保密信息承担的保密责任。

2.违约责任：指合同一方未履行合同义务或履行不符合合同约定，应当承担的民事责任。

3.争议解决：指合同双方在履行合同过程中发生的争议，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决争议的过程。

4.不可抗力：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等，导致合同不能履行或履行不能实现。

5.合同解除：指在合同有效期内，因法定或约定的原因，合同双方协商一致或一方依法解除合同的行为。

6.仲裁：指争议双方约定将争议提交仲裁机构进行裁决的一种争议解决方式。

7.调解：指在争议解决过程中，由第三方调解人协助双方达成和解的一种非诉讼解决争议的方式。

8.法院管辖：指人民法院对特定案件的审判权，即人民法院依法对案件进行审理和判决的权限。

9.法律适用：指在处理案件时，应当适用的法律规范。

10.法律效力：指法律规范对人们行为的约束力，以及法律规范对国家机关、社会组织和公民个人的约束作用。

11.民事责任：指民事主体因违反民事义务而依法应当承担的民事法律后果。

12.合同法：指调整平等主体之间因设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的民事法律关系的法律规范。

13.民事诉讼：指人民法院在当事人和其他诉讼参与人的参加下，依法审理和解决民事纠纷的活动。

14.仲裁法：指调整仲裁机构仲裁民事纠纷活动的法律规范。

15.民事调解法：指调整民事调解活动的法律规范。

相关问题、注意事项及解决办法：

1.问题：服务内容与实际需求不符。

注意事项：在签订合同前，详细沟通会议需求和服务内容。

解决办法：要求乙方在合同中明确服务内容和标准，并在执行过程中进行监督，必要时可要求乙方进行整改或更换服务人员。

2.问题：服务费用支付不及时。

注意事项：明确支付方式和时间节点，并在合同中约定违约责任。

解决办法：甲方应按照约定时间支付费用，若乙方未按时提供服务，甲方有权要求乙方承担违约责任。

3.问题：现场协调服务不到位。

注意事项：在合同中详细规定现场协调服务的标准和流程。

解决办法：甲方应定期检查乙方的现场协调服务，发现问题及时提出，并要求乙方改进。

4.问题：设备故障或损坏。

注意事项：在合同中明确设备维护和故障处理的责任。

解决办法：乙方应在设备出现故障或损坏时及时修复，若因乙方原因导致设备损坏，乙方应承担赔偿责任。

5.问题：会议期间发生突发事件。

注意事项：在合同中制定应急预案，明确处理流程和责任分工。

解决办法：双方应按照应急预案及时处理突发事件，确保会议顺利进行。

6.问题：保密信息泄露。

注意事项：在合同中明确保密义务和保密期限。

解决办法：双方应严格遵守保密协议，对泄露保密信息的行为依法追究责任。

7.问题：争议解决不力。

注意事项：在合同中约定争议解决机制，包括协商、调解、仲裁和诉讼。

解决办法：在争议发生后，双方应按照合同约定的争议解决机制进行处理。

8.问题：合同变更未经协商一致。

注意事项：在合同变更时，双方应充分沟通，达成一致意见。

解决办法：任何一方提出合同变更时，双方应通过书面形式协商，并签署书面协议。

9.问题：合同终止后，遗留问题未解决。

注意事项：在合同终止时，明确处理遗留问题的责任和方式。

解决办法：在合同终止后，双方应积极处理遗留问题，确保合同的顺利终止。

10.问题：法律适用和管辖法院选择不一致。

注意事项：在合同中明确约定适用的法律和管辖法院。

解决办法：双方应按照合同约定的法律和管辖法院处理相关法律事务。

本合同/协议适用场景：

1.公司、企业举办年度会议、研讨会、培训等大型活动，需要第三方服务提供方提供会务服务保障。

2.机构或组织举办文化节、庆典、展览等活动，需要专业服务支持。

3.政府部门或公共机构举办公开活动，需要会务服务及安全保障。

4.各类非营利组织或社会团体举办活动，需要第三方提供活动策划与执行服务。

5.商业活动、产品发布会、签约仪式等需要专业会务服务支持的场景。

6.企事业单位举办内部培训、员工大会等活动，需要会务服务与现场协调。

7.教育机构举办讲座、研讨会等活动，需要会务服务和教学设施支持。

8.旅游、酒店等行业在承接会议、活动时，需要提供专业会务服务保障。

9.任何需要第三方提供现场布置、设备调试、安全保障、餐饮住宿等服务保障的场合。

10.任何涉及合同双方权利义务关系的活动中，需要明确双方责任和合作方式的场合。

11.任何需要保密信息保护的活动中，需要双方签订保密协议的场景。

12.任何可能发生争议的活动中，需要预先设定争议解决机制的场合。

13.任何需要明确法律适用和管辖法院的合同签订场景。

所需附件列表：

1.会议日程安排表

2.会议场地及设备清单

3.服务内容明细及报价

4.现场协调服务流程图

5.安全保障预案

6.餐饮及住宿服务方案

7.知识产权及商业秘密保密协议

8.合同双方营业执照复印件

9.合同双方法定代表人或授权代表身份证复印件

10.合同双方银行账户信息

11.紧急联络人及联系方式

12.会议参会人员名单

13.服务人员名单及资质证明

14.设备操作手册及维护保养记录

15.会议现场照片及视频资料

16.服务报告及总结

17.合同变更协议（