采购工作职责及流程

采购工作职责及流程一、制定目的及范围采购工作是企业运营中至关重要的一环，其主要目的是为了确保企业所需物资的及时、合规和优质的供应，进而支持企业的正常生产和运营活动。为此，制定一套科学合理的采购流程显得尤为重要。本流程适用于公司所有采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购和应急采购等类型。二、采购原则在采购活动中，各项工作必须遵循以下原则，以确保采购的公正性和有效性：1.采购活动应本着“公正、公平、公开”的原则，综合考虑供应商的信誉、产品质量及价格等因素，选择最优供应商。2.所有采购均应通过正规渠道进行，确保所有物资采购均开具合法发票，以便进行后续的财务审核和报销。3.各部门需设专人负责采购，申购人与采购人应明确分开，避免利益冲突和风险。三、采购工作职责1.采购专员职责负责采购活动的具体实施，包括询价、议价、与供应商的沟通及合同的签署。确保采购流程的顺畅与合规。2.申购人职责负责提出采购需求，填写采购申请表，并对所需物资的性质、数量及用途进行详细说明，确保采购信息的准确性。3.审批人员职责审核采购申请，确认预算及实际需求，确保采购的合理性与合规性。4.财务人员职责负责对采购单据进行审核，确保所有采购活动符合财务制度，并及时进行账务处理。四、采购流程1.采购申请申购人需在仓库确认库存情况后，填写“采购申请单”，并附上详细的采购需求说明，包括物资名称、规格、数量及使用部门等信息。申请单需由部门负责人签字确认，确保需求的真实性和必要性。2.申购审批采购申请单提交后，相关审批人员需对申请进行审核。审核内容包括预算、需求的合理性及是否符合采购政策。在审核通过后，申请单将进入下一环节。3.询价与核价各部门负责从至少三家合格供应商处获取报价，并将报价结果整理汇总。核价时参考历史价格及市场行情，确保采购价格的合理性。核价结果需记录在流转单中，作为后续审批的依据。4.审批流程完成询价和核价后，流转单将逐级进行审批，最终需要由公司负责人进行最终审批。审批期间，若有疑问，审批人员可要求提供更多资料或进行现场询问。5.采购实施审批通过后，采购专员可与选定供应商进行合同的签署及订单的确认。采购专员需密切关注物资的生产与运输状态，确保物资按时到达。6.验收入库物资到货后，相关部门需对到货物资进行验收，确保其质量与数量符合采购合同的要求。验收合格后，物资将进入仓库，相关人员需填写入库单，完成入库流程。7.报销采购完结后，采购专员需在物资到货后一个月内提交报销申请，并附上相关单据，包括采购申请单、流转单、入库单及发票等。财务人员进行审核后，将款项支付给供应商。五、特殊采购流程1.集中计划采购各部门需在每月25日前提交流转单，集中采购办公用品。由办公室统一进行采购，以提高效率和降低成本。2.零星采购对于金额较小或偶发性的采购，采购人需在征得部门负责人同意后进行。此类采购流程相对简化，但仍需遵循基本的审批和报销程序。3.应急采购在遇到紧急情况时，相关部门可启动应急采购流程。该流程不需进行询价，采购人需迅速与供应商联系，确保及时获得所需物资。4.年度采购涉及定期需求的采购，需提前编制年度预算，并向财务部报备。年度采购的物资应根据实际需求进行合理规划，确保采购的及时性和有效性。六、备案与档案管理所有采购活动完成后，采购专员应将相关单据如采购单、流转单、入库单及发票复印两份。一份交由财务审核，另一份需存档备查，以便于日后的财务审计和内部检查。七、采购纪律1.采购人员行为规范所有采购人员不得接受供应商的赠品或回扣，必须遵循诚实守信的原则，任何违反行为将受到严肃处理。2.供应商管理建立供应商档案，定期对供应商进行考核与评价，确保其持续满足公司的采购要求。八、流程反馈与改进机制为确保采购流程的持续改进与优化，需建立反馈机制。采购人员、申购人及审批人员在流程实施过程中，定期进行总结与反馈，提出改进意