询价比价规范流程

询价比价规范流程一、制定目的及范围本规范旨在建立一套高效、透明的询价比价流程，提高采购决策的准确性与效率，确保采购成本的合理控制。规范适用于公司各类采购活动，包括但不限于材料采购、服务采购和设备采购。所有相关部门均需遵守本流程，以确保采购工作的规范化与高效化。二、询价比价原则1.询价比价过程应遵循“公开、公平、公正”的原则，确保各供应商在同等条件下参与竞争。2.采购过程中需综合考虑价格、质量、交货期及服务等多方面因素，确保选择最优供应商。3.各部门应明确责任分工，确保询价和比价环节的透明性与可追溯性。三、询价比价流程1.采购需求确认需求部门在确认采购需求后，需填写《采购需求表》，明确物资名称、规格、数量和预算等基本信息。需求表需经部门负责人审核后提交至采购部。2.供应商选择采购部根据需求类型，筛选出符合条件的供应商。供应商的选择可基于以下几方面：历史合作情况供应商资质与信誉市场口碑与评价3.询价准备采购部需准备询价文件，包括《询价函》，明确询价内容、要求及截止日期。询价函应清晰规范，以便供应商准确理解。4.发出询价函采购部将询价函发给至少三家合格供应商，并要求其在规定时间内回复报价。询价时应确保各供应商的报价条件一致，避免因信息差异导致的比价不公。5.收集报价在报价截止日期后，采购部需及时收集各供应商的报价单，并对报价进行整理。报价单应包括供应商名称、报价金额、交货期、付款方式及其他相关条款。6.报价分析采购部对收集到的报价进行分析，重点关注以下几个方面：报价的合理性与市场价对比供应商的信誉与服务承诺交货期是否符合需求7.比价及决策采购部将报价整理成《比价表》，并进行比价决策。比价时需通过综合评分法对各报价进行打分，评分依据包括价格、质量、服务等因素。最终选择得分最高的供应商。8.审批流程比价结果经采购部审核后，需提交部门负责人审批。审批过程中，需附上比价表及相关报价单，以便管理层作出知情决策。9.合同签署一旦审批通过，采购部与选定的供应商洽谈合同细节，并签署正式合同。合同中需明确双方的权利与义务、交货期限、付款方式及违约责任等条款。10.采购实施与验收采购部根据合同进行采购，物资到货后需由相关部门进行验收。验收应依据合同约定的标准，确保物资符合质量要求。验收合格后，相关部门需及时入库。11.付款与结算物资验收合格后，采购部需将相关单据提交财务部门进行付款。付款应在合同约定的时间内完成，确保与供应商的良好关系。12.档案管理所有询价比价的相关文件和记录应进行整理归档，包括采购需求表、询价函、报价单、比价表、合同及验收单等，以备后续查阅和审计使用。四、反馈与改进机制在询价比价流程实施过程中，各部门应定期对流程的有效性进行评估。反馈机制包括：每季度召开一次采购评估会议，讨论询价比价过程中的问题和改进建议。设立反馈渠道，鼓励相关人员提出意见和建议。对实施效果进行评估，必要时进行流程优化，以适应公司发展需求。五、纪律与责任所有参与询价比价流程的人员应严格遵守相关规定，确保流程的透明性与合规性。对于在询价比价过程中出现的违规行为，将依法依规追究相关责任。各部门应明确责任，确保询价比价的每一环节都有专人负责，确保工作的顺畅与高效。通过以上规范流程的制定和实施，能够有