采购及供应商合规制度

采购及供应商合规制度第一章总则第一条目的和依据为确保企业采购和供应商合作的合规性和高效性，维护企业的利益和声誉，促进供应链的健康发展，订立本规章制度。本制度依据国家相关法律法规、行业标准以及企业内部管理要求。第二条适用范围本制度适用于企业内各部门和岗位的采购活动和供应商管理工作。第三条定义采购：指企业为满足生产经营需要，购买或租赁物品、设备、工程和服务等行为。供应商：指为企业采购供应物品、设备、工程和服务等的外部单位或个人。合规：指企业采购和供应商管理行为符合相关法律法规、行业标准和企业内部规定的要求。采购与供应商管理部门：指企业内负责采购和供应商管理工作的组织架构。第二章采购管理第四条采购流程采购需求确认：各部门通过内部审批程序确定采购需求，并向采购与供应商管理部门提出申请。供应商评估和选择：采购与供应商管理部门依据采购需求，对现有供应商进行综合评估，或者通过公开招标、竞争性谈判等方式找寻潜在供应商进行评估，最终确定供应商。采购合同签订：确保采购协议中明确了双方的权责和商定事项，并由相关部门负责人审批后签订采购合同。供应商执行和监督：采购与供应商管理部门、质检部门等对供应商供应的产品或服务进行监督和验收，确保产品质量符合要求，并及时反馈问题。采购记录和归档：对采购过程中的相关文件、合同、发票等进行记录和归档，以备查阅和审计。第五条采购审批制度采购预算的编制和审批应符合企业内部的预算制度和程序要求。采购金额在肯定额度以下的，由各部门负责人审批；超出肯定额度的，需经过高级管理层审批。对于特殊类型的采购，如技术性较高、经济性较强等，应组织相关专业人员进行评估，并经过专家评审组或相关部门负责人审批。第六条采购保密及利益冲突采购部门及相关人员应严守商业秘密，不得泄露企业的商业秘密和采购信息。任何与供应商存在利益冲突的情况，应及时报告，并避开直接或间接参加相关采购活动。采购部门及相关人员不得收受供应商的财物或利益，不得以职务之便谋取私利。第七条供应商评估与管理采购与供应商管理部门应建立供应商信息库，对现有和潜在供应商进行分类、管理和评估。供应商评估内容包含但不限于供应商资质、质量管理体系、信誉度、交货本领等方面的考核。供应商管理应建立定期评估机制，对供应商的绩效进行评估，并依据评估结果进行分类管理，决议是否连续合作。对于低质量、违法违规供应商，采购与供应商管理部门应及时采取合理措施，避开再次合作，确保企业利益和声誉。第三章合规管理第八条法律合规要求采购与供应商管理部门应建立相应的制度和流程，确保采购和供应商管理行为符合国家的相关法律法规，包含但不限于《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》等。采购合同中应明确商品或服务的质量、价格、数量、交货期限等重要事项，并要求供应商供应相关证照和手续。第九条质量管理要求采购与供应商管理部门应与供应商建立健全的质量管理制度，确保采购产品或服务符合国家和行业标准要求。采购与供应商管理部门应定期对供应商进行质量管理的评估和监督，并及时反馈问题，要求供应商改进质量管理体系。第十条知识产权保护采购与供应商管理部门应确保企业采购的产品或服务不侵害他人的知识产权，包含但不限于专利、商标、著作权等。采购合同中应明确供应商对知识产权的保证和责任，并要求供应商供应相关证明文件。第十一条环境保护要求采购与供应商管理部门应与供应商建立环境管理制度，确保采购产品或服务符合国家和行业的环境保护要求。采购与供应商管理部门应定期对供应商进行环境管理的评估和监督，并及时反馈问题，要求供应商改进环境管理体系。第四章监督与责任第十二条内部监督机制企业内部设立独立的审计或内控部门，对采购活动和供应商管理进行监督和审计。采购与供应商管理部门应向审计或内控部门供应相关的采购和供应商管理信息，搭配审计或内控工作的进行。第十三条违规处理与惩罚对于违反法律法规、行业标准和企业规定的采购和供应商管理行为，采购与供应商管理部门应及时处理，包含但不限于警告、责令整改、停止合作等惩罚措施。对于涉嫌违法犯罪的采购和供应商管理行为，应及时将情况报告给企业高级管理层和有关部门，并搭配相关部门的调查和处理。第十四条违规行为举报对于发现采购和供应商管理中存在的违规行为，企业员工可以自己乐意进行举报。企业应建立相应的举报制度和保护机制，对举报人的个人信息进行保密，并及时调查和处理举报事项。第五章附则第十五条有效期和修订本规章制度自颁布之日起生效，并在内部进行宣传和培训。对于本规章制度的修订，应及时进行，修订后的内容同样适用于企业内各部门和岗位。第十六条解释权本规章制度的解释权归企业高级管理层全部