科研项目档案保存与归档制度

科研项目档案保存与归档制度第一章总则为了规范科研项目档案的保存与归档工作，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，提高科研管理水平，依据国家相关法规及组织内部管理规定，特制定本制度。科研项目档案是记录项目全过程的重要文件，涵盖项目立项、实施、成果、评估及其他相关活动的信息，对科研人员及项目管理具有重要的参考价值。第二章适用范围本制度适用于本单位所有科研项目档案的保存、整理和归档工作。包括各类科研项目的立项文件、研究记录、实验数据、成果报告、经费使用情况、评审意见及其他与项目相关的材料。所有参与科研项目的人员均须遵守本制度。第三章档案工作任务科研项目档案的管理任务包括：档案的收集、整理、保管、查阅、借用、转递及销毁等。档案管理部门负责制定具体的操作流程，确保档案管理工作科学化、系统化。各项目组须配合档案管理部门，确保档案材料的完整性与准确性。第四章档案的收集与整理科研项目档案的收集由项目负责人和档案管理部门共同完成。项目负责人需在项目实施过程中，及时收集与项目相关的各类材料，包括立项申请、项目计划书、实验数据、会议记录、阶段性总结、成果展示等。所有收集的材料需经项目负责人审核，并按照规定格式整理。档案整理应遵循以下原则：所有材料应按时间顺序整理，并标明日期、项目名称及相关负责人。整理完成后，项目组需将档案材料提交给档案管理部门进行审核。档案材料必须保持清晰、完整，任何缺失或不符合要求的材料都需及时补充和纠正。第五章档案的保管科研项目档案由档案管理部门专人负责保管。档案应存放于专用档案室，采取防火、防潮、防盗等措施，确保档案的安全性。档案室应定期进行安全检查，任何不相关人员不得随意出入。档案材料应逐一编号登记，每年进行清查，确保档案的完整性和可追溯性。在档案保存过程中，档案管理部门应定期对档案进行数字化处理，并备份重要档案资料，以防止数据丢失或损坏。数字化档案应按照国家相关规定进行存储与管理。第六章档案的查阅与借用科研项目档案的查阅与借用应由档案管理部门负责。任何人员如需查阅或借用档案，须填写查阅申请表并获得项目负责人的批准。原则上，档案不得外借，特殊情况需在项目负责人同意下进行借用，并填写借用登记表。查阅档案时，查阅人员应遵守保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。使用完毕后，查阅人员须及时将档案归还并填写归还记录，确保档案的完整性。第七章档案的转递科研项目档案的转递工作须认真负责。项目组内部调动时，档案应随人员转递。档案管理部门负责密封转递档案，禁止个人携带。档案转递时需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。对转进的档案，接收人员应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的准确性和完整性。第八章档案的销毁对于已完成的科研项目档案，按国家相关规定及单位内部管理要求进行销毁。档案管理部门应制定详细的销毁计划，并在销毁前通知相关人员。销毁档案时，应采取安全措施，确保销毁过程不泄露档案内容。销毁完成后，需填写销毁记录，并由相关负责人签字确认。第九章监督与评估机制为确保本制度的有效实施，建立监督与评估机制。档案管理部门应定期对科研项目档案的保存与归档情况进行检查，发现问题及时整改。同时，需对档案管理工作进行年度评估，总结经验教训，为后续工作提供依据。科研项目的负责人对档案的管理和保存负有直接责任。定期组织培训，提升科研人员对档案管理重要性的认识，确保档案管