时尚产业文件存档规程

时尚产业文件存档规程合同编号：__________甲方（委托方）：乙方（受托方）：一、存档内容1.1甲方同意将包括但不限于设计稿、产品样品、品牌宣传资料、市场推广资料、销售数据等在内的所有与时尚产业相关的文件资料委托给乙方进行存档管理。1.2乙方应确保存档文件的安全、保密，防止文件丢失、损坏或泄露。二、存档方式2.1乙方应根据甲方的要求，采取电子文档和纸质文档两种方式进行存档，并确保存档文件的完整性和可追溯性。2.2电子文档应存储在乙方指定的安全服务器上，并采取加密措施。纸质文档应存放在乙方指定的防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案库房内。三、存档期限3.1乙方应根据甲方的要求，对存档文件进行长期保管，除非甲方提出提前解除委托或乙方根据法律规定和合同约定解除委托。3.2存档期限届满后，乙方应在甲方书面同意的情况下，将存档文件归还给甲方或按照甲方的指示进行销毁。四、保密义务4.1乙方应对在存档过程中获得的甲方商业秘密和个人信息予以保密，不得向任何第三方泄露。4.2乙方应对存档文件的保管、使用情况进行保密，不得向任何第三方透露存档文件的具体内容。五、费用及支付5.1甲方应按照乙方提供的收费标准支付存档费用。5.2双方应按照约定时间节点进行费用支付。六、违约责任6.1乙方未按约定方式保管存档文件，导致文件丢失、损坏或泄露的，应承担相应的违约责任。6.2甲方未按约定时间支付存档费用的，应承担相应的违约责任。七、争议解决7.1双方在履行本合同时发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他约定8.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年，期满后自动终止。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：____年____月____日一、附件列表：1.甲方时尚产业文件存档清单2.乙方存档设施及安全措施证明文件3.乙方保密协议4.存档费用明细表5.存档方式及流程说明6.存档期限变更申请表7.存档文件归还或销毁申请表二、违约行为及认定：1.乙方未按约定方式保管存档文件，导致文件丢失、损坏或泄露。2.乙方未履行保密义务，向第三方泄露甲方商业秘密和个人信息。3.甲方未按约定时间支付存档费用。4.甲方提前解除委托或要求归还存档文件，未按照约定方式进行。5.乙方在存档期限届满后未将存档文件归还给甲方或按照甲方指示进行销毁。三、法律名词及解释：1.合同法：指《中华人民共和国合同法》及相关法律法规。2.商业秘密：指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。3.保密义务：指在合同履行过程中，乙方对获得的甲方商业秘密和个人信息予以保密的义务。4.存档费用：指甲方支付给乙方的存档文件管理费用。5.存档期限：指乙方对甲方存档文件进行保管的时间期限。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.文件丢失、损坏或泄露：乙方应定期对存档文件进行盘点和检查，确保文件安全。如发生丢失、损坏或泄露，乙方应立即采取补救措施，并向甲方报告。2.保密义务违反：乙方应加强员工保密意识培训，签订保密协议，确保不会发生保密信息泄露事件。3.费用支付问题：甲方应按照约定时间节点支付存档费用，如发生逾期支付，乙方可以催告甲方支付，必要时可以依法向法院提起诉讼。4.存档期限变更：甲方如需变更存档期限，应提前向乙方提出书面申请，双方协商一致后进行变更。5.存档文件归还或销毁：甲方如需提前解除委托或要求归还存档文件，应按照约定方式进行。如存档期限届满，乙方应将存档文件归还给甲方或按照甲方指示进行销毁。五、所有应用场景：1.时尚品牌公司对设计稿、产品样品、品牌宣传资料等进行存档管理。2.时尚设计工作室对设计稿、客户资料等进行存档管理