应急通讯指挥车档案管理方案

应急通讯指挥车档案管理方案

目录

第一节档案管理人员及职责.............................................2

第二节档案管理工作流程..................................................5

第三节档案管理工作规范.................................................7

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第一节档案管理人员及职责

一、人员配备

主要人员配备表

持何种资格证件

职务姓名已承担项目情况

证书名称级别

共计人数

二、岗位职责

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（一）工作人员分工

分管领导：

办公室主任：

档案管理员：

兼职档案员：

（二）各成员职责

1.分管档案工作领导

（1）领导本项目的档案管理工作。

（2）审定本项目档案管理各项制度，并监督贯彻执行。

（3）解决档案工作中的实际问题。

2.主管档案工作办公室主任

（1）组织制定档案管理制度，并认真执行。

（2）抓好本项目档案建设与管理工作。

（3）定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法

规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。

3.档案管理员岗位

（1）对各个办公室形成的各种文件材料的收集、整理、

立卷、归档工作进行监督和指导。

（2）负责集中统一管理各种门类和载体的档案以及有

关资料。

（3）贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，

建立健全档案室的各项规章制度。

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（4）对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极

提供利用，为各项工作服务。

（5）办理领导交办的其他档案业务工作。

4.兼职档案员责任制

（1）协助档案管理员做好本项目各种文件材料的收集、

整理、立卷、归档工作。

（2）负责档案信息微机录入及信息化管理工作。

（3）办理领导交办的其他档案业务工作。

（三）档案室工作职责

1.贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守

档案管理的各项规章制度，制定档案工作的相应制度，并组

织实施。

2.贯彻执行相关法律法规的规定，认真做好档案的安

全、保密和保护工作。

3.制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。

4.按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收

集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。

5.对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资

源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准

确迅速地提供利用。

6.准确及时地搞好各类档案的转递、销毁和统计工作。

7.严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查

阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。

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8.负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要

求，保证档案库房的安全和卫生。

9.加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成

领导交办的其他有关档案业务工作。

第二节档案管理工作流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录

——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具

——档案入库——分类上架。

二、借阅

1.本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领

导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写

借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——

档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批

单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室

负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写

档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

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三、收集、交接、整理、统计工作

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案

归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归

档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，

按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件

材料进行整理（初步立卷）。

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行

检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案

室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导

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签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档

案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档

案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室

主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批

准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案

室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第三节档案管理工作规范

一、目的

加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程

序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性。提供

符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司项目部档案的收集、整理、分类、利用及归

档。

三、职责

1.综合管理部：

（1）负责项目部档案的集中管理和制度执行及检查工

作，并负责督促指导部门档案管理；

（2）建立健全项目部档案管理制度，指导、监督和检

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查执行情况；

（3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管项目部的

档案和其他资料；

（4）负责项目部档案的利用和销毁管理，监控档案利

用和销毁的全过程，确保项目部档案的安全；

（5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

（6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2.其他各部门相关人员：

（1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及

时通知综合管理部；

（2）向综合管理部移交合同或文件资料原件或复印件；

（3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、

标识、贮存、保管、利用、归档；

（4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3.各部门档案主管人员

负责部门档案的管理。

4.各部门负责人

负责对部门档案管理监督检查。

五、工作程序

1.档案资料的收集

（1）项目部相关人员负责对本部门日常工作中形成的

合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理

记录目录》。

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（2）项目部门文件、合同等资料原件需要保存的，各

部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合管理

部移交。

1）归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。

2）档案资料的标识

项目对保管的档案资料编号，编号规则见后。

3）档案资料的日常管理：

电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放

于指定电脑硬盘内。

文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）

管理记录目录》，以便检索利用。

文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒

内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

4）档案借阅

借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅

档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，

需依照借阅权限由相关领导批准；

档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批

准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或

损坏，应立即报告直接上级；

借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重

新办理手续；

借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪

裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转

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借或损坏；

5）档案销毁

对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报

告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。

执行销毁任务时，必须由综合管理部人员监销，监销人

不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和

批准手续文件，一并存档永久保存。

2.档案管理细则

（1）档案资料的归档范围

1）项目人员资料。

2）应急通讯指挥车设计方案。

3）应急通讯指挥车技术参数资料。

4）应急通讯指挥车安装调试技术资料。

5）应急通讯指挥车售后服务资料。

6）成本等项目财务资料。

7）其他需归档的项目资料。

（2）档案资料的归档时间

1）即时归档

认为需要即时归档的资料。

2）定期归档

项目部应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案

清单交综合管理部。

3）电子声像档案的归档

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重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次

制成光盘脱机保管。

（3）档案保管

1）档案编号

档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充

分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统

含糊。

档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号

表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序

依次排列，以便查阅。

档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或

业务增多时，随时增补之用。

档案分类及编号的增补、修订等由综合管理部结合工作

和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

文件（合同）管理记录目录

序文件（合标需抄送的11相接收原/接收备

号同）编号题关部门部门复人注

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移交目录

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记录编号：日期：年月日

序文件（合同）编号标题名页数原/复备注

号称

移交单位移交人日期

收件单位收件人日期

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份

档案移交清单表

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记录编号：日期：

档案所属

移交性质□离职□调岗□归档

年度

保管期限数量

档案类别

永久长期短期

合计

移交说明