行政文件和文件档案管理制度

行政文件和文件档案管理制度1.总则1.1目的为确保企业行政文件和文件档案的规范管理，提高信息检索和传递效率，保障企业运营的有序进行，订立本制度。1.2适用范围本制度适用于企业全部部门和员工，包含行政管理、文件起草、审核、分发、归档等工作人员。1.3定义行政文件：指企业内部在行政管理过程中产生的各类书面文件，包含公文、通知、备忘录、报告等。文件档案：指企业内部已经办理完毕但仍有保存价值的行政文件。2.文件起草2.1文件格式文件应统一采用公司规定的电子文档模板，确保格式规范和统一性。文件正文应使用中文书写，语句通顺，用词准确，避开使用含糊不清或模棱两可的措辞。2.2文件内容文件内容应明确、具体，包含标题、正文、编号、签发人、日期等必需信息。文件正文要求简明扼要，表达清楚，避开废话冗长，注意段落和层次结构的合理布置。紧要文件应包含背景、目的、内容、意义、建议等必需部分，确保读者理解全面。2.3文件评审文件在起草完成后应由主管部门或相应负责人审核。审核人应认真审查文件的合规性、逻辑性、准确性和符合实际需求性。审核看法应及时反馈给起草人，必需时进行修改和增补。3.文件分发和传递3.1分发范围文件应依据工作职责和需要，分发给有关部门和人员。分发范围由文件起草人或上级领导确定，并在文档中明确标注。3.2分发方式文件可通过企业内网、电子邮件、传真等方式进行分发。分发前应确保文件准确无误，发送方式符合接收人的阅读习惯和权限要求。3.3传递记录发送文件时，应在传递记录簿或企业内部通信工具中记录传递的时间、发送人和接收人。接收人在收到文件后应向发送人确认接收，并签字确认。3.4传阅与阅示文件应明确传阅或阅示范围，非必需人员不得擅自传阅或阅示文件。传阅或阅示文件一般应在1个工作日内完成，特殊情况下可适度延长，但需及时沟通并说明原因。4.文件归档4.1归档责任归档责任由各部门确定特地的归档人员或归档小组负责，归档人员应进行规范培训，并具备文件归档相关知识和技能。4.2归档分类文件依照文件类型、管理职责、项目名称等分类，确保归档的规范性和便于检索。各部门应建立本身的文件分类规定，避开文件混淆和遗漏。4.3归档标识归档文件应按规定标注文件编号、文件标题、文件归档日期等信息。归档文件在纸质或电子介质上应保持清楚可见，避开模糊不清或易损坏。4.4归档管理归档人员应对归档文件进行定期检查，确保文件的完整性和安全性。归档文件应依照肯定的时限规定进行清理和转存，确保归档系统的有效性。5.文件检索5.1检索方法文件检索可以采用关键词搜寻、分类检索、归档号检索等方式。检索需依据不同文件类型和需求，选择合适的检索方法和工具。5.2检索权限检索权限应依据职责和需要进行设定，确保文件的安全性和机密性。未经授权人员不得擅自查阅他人的文件。5.3检索记录检索人员应在检索记录中认真记录检索的时间、检索关键词、检索结果等信息。检索结果应及时向相关部门或人员供应，并记录在相关文件中。6.文件保密6.1保密范围依据文件的内容和性质，对涉及商业秘密、个人隐私、企业战略等敏感信息的文件应严格保密。6.2保密措施保密文件应在传递和存储过程中采取安全措施，确保信息不受未授权人员访问、泄露或窜改。保密文件应在文档上明确标识，并掌控文件的分发和传递权限。6.3泄密责任对于泄密事件，责任人应承当相应的法律和内部纪律责任，保护企业的利益和声誉。7.文件保管与销毁7.1保管期限依据文件的性质和归档价值，确定不同文件的保管期限。已经过期的文件应及时进行整理和销毁。7.2销毁程序文件销毁前应进行审查，确保无误后进行销毁，并进行相关记录和备份。销毁过程应确保文件的彻底销毁，避开信息的泄露和滥用。7.3销毁记录文件销毁时应在销毁记录中认真记录销毁的时间、销毁人员和销毁文件名等信息。销毁记录应保存肯定时间，供审计或相关部门查询和核对。8.文件培训与宣传8.1培训计划企业应定期组织文件管理培训，提高员工对文件管理的理解和操作本领。培训内容应包含文件起草、审核、分发、归档、检索、保密和销毁等方面的知识和技能。8.2宣传推广通过企业内部网站、公告栏、会议等途径，宣传文件管理的紧要性和规范要求。鼓舞员工乐观参加文件管理，供应看法和建议，共同推动文件管理工作的改进和优化。9.督促检查与改进9.1督促检查相应部门或领导应定期对文件管理工作进行督促检查，确保制度的执行和规范。对存在问题的部门或个人应及时进行整改和培训。9.2改进措施依据督促检查和实际需求，及时总结和改进文件管理制度，提高文件管理工作的效率和质量。员工也可以提出改进建议，以推动文件管理的优化和完善。10.附则10.1本制度的解释权归企业管理负责人全部。10.2未尽事宜可与企业管理部门