企业资料档案保管制度

企业资料档案保管制度TOC\o"1-2"\h\u18227第一章总则 1146191.1目的与依据 1153211.2适用范围 2172661.3基本原则 229087第二章档案分类与编号 2314522.1分类标准 2153012.2编号规则 2233862.3档案目录编制 311550第三章档案收集与整理 3245713.1收集流程 3250513.2整理要求 351223.3审核与归档 3165第四章档案保管与存储 4292194.1保管条件 4300524.2存储方式 4109104.3安全防护措施 415211第五章档案利用与查阅 4284855.1利用申请流程 4312045.2查阅规定 573495.3档案复制与借阅 53241第六章档案销毁与处置 546776.1销毁条件与程序 594656.2处置方式 5221356.3监督与审核 518590第七章档案保密与信息安全 6214917.1保密要求 6275257.2信息安全措施 669927.3违规处理 632471第八章附则 6143968.1制度解释与修订 6271518.2生效日期 6237418.3相关表单与附件 7第一章总则1.1目的与依据为了加强企业资料档案的管理，保证档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规和企业实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业内部各类资料档案的收集、整理、保管、利用、销毁等管理工作，涵盖了企业的各个部门和业务领域。1.3基本原则企业资料档案保管应遵循以下基本原则：（1）集中统一管理原则：企业各类档案由档案管理部门统一集中管理，保证档案的整体性和系统性。（2）分类管理原则：根据档案的性质、内容和用途，进行科学分类，便于查找和利用。（3）完整性原则：保证档案的内容完整，不遗漏重要信息和文件。（4）安全性原则：采取必要的安全措施，保证档案不受损坏、丢失和泄露。（5）保密性原则：对涉及企业机密和个人隐私的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。第二章档案分类与编号2.1分类标准档案分类按照企业的组织架构、业务类型和管理需求进行划分，具体分类如下：（1）行政管理类：包括企业的规章制度、会议纪要、通知公告等文件。（2）人事管理类：涵盖员工的个人档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等信息。（3）财务管理类：包含财务报表、账目凭证、审计报告等财务相关文件。（4）业务管理类：涉及企业的业务合同、项目文档、市场调研报告等业务资料。（5）其他类：无法归入以上四类的档案，统一归入此类。2.2编号规则档案编号采用分类编码与流水号相结合的方式，保证编号的唯一性和可识别性。具体编号规则如下：（1）分类编码：根据档案分类标准，为每个类别分配一个固定的编码。（2）流水号：在每个分类编码下，按照档案的形成时间顺序，依次赋予流水号。例如，行政管理类档案的编码为“XZ”，某份行政管理类档案是该类别的第10份，则其编号为“XZ010”。2.3档案目录编制档案目录是档案管理的重要工具，应按照以下要求进行编制：（1）档案目录应包括档案编号、档案名称、形成时间、保管期限、存放位置等信息。（2）档案目录应定期进行更新，保证目录信息与实际档案情况一致。（3）档案目录可以采用纸质和电子两种形式进行保存，方便查询和使用。第三章档案收集与整理3.1收集流程档案收集工作应按照以下流程进行：（1）各部门指定专人负责本部门档案的收集工作，定期将本部门产生的档案资料移交至档案管理部门。（2）档案管理部门对移交的档案进行审核，保证档案的完整性和准确性。对于不符合要求的档案，应及时通知相关部门进行补充和完善。（3）审核通过的档案，由档案管理部门进行登记和编号，纳入档案管理系统。3.2整理要求档案整理应遵循以下要求：（1）按照档案分类标准，对收集的档案进行分类整理，保证档案分类准确、条理清晰。（2）对档案进行装订或装盒，保证档案的整齐和便于存放。（3）在档案上标注档案编号、档案名称、形成时间等信息，便于识别和查找。3.3审核与归档档案整理完成后，应进行审核与归档工作：（1）档案管理部门对整理好的档案进行再次审核，保证档案整理符合要求。（2）审核通过的档案，按照档案编号和存放位置，进行归档存放。（3）归档后的档案，应建立相应的档案索引，方便查询和使用。第四章档案保管与存储4.1保管条件为保证档案的安全和完整，档案保管应满足以下条件：（1）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，保证档案不受自然和人为因素的损害。（2）档案库房内的温度和湿度应控制在适宜的范围内，避免档案因温度和湿度变化而受损。（3）档案库房应保持清洁、整齐，定期进行打扫和消毒。4.2存储方式档案存储应采用科学合理的方式，具体如下：（1）纸质档案应存放在档案柜或档案架上，按照档案编号和分类进行存放，便于查找和取用。（2）电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。（3）对于重要的档案，应采用异地备份的方式，保证档案的安全。4.3安全防护措施为保证档案的安全，应采取以下安全防护措施：（1）档案库房应设置门禁系统，经过授权的人员才能进入。（2）档案管理部门应定期对档案进行检查，发觉问题及时采取措施进行处理。（3）加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高其安全意识和防范能力。第五章档案利用与查阅5.1利用申请流程档案利用应按照以下申请流程进行：（1）申请人填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用时间等信息。（2）申请人所在部门负责人对申请表进行审核，签字确认后提交至档案管理部门。（3）档案管理部门对申请表进行审批，根据档案的保密性和利用目的，决定是否批准申请。5.2查阅规定档案查阅应遵守以下规定：（1）查阅档案应在指定的查阅场所进行，不得将档案带出查阅场所。（2）查阅档案时，应遵守档案管理部门的相关规定，不得损坏、涂改、转借档案。（3）查阅者应妥善保管查阅的档案，如有遗失或损坏，应承担相应的责任。5.3档案复制与借阅档案复制与借阅应按照以下规定进行：（1）如需复制档案，应在《档案利用申请表》中注明复制份数，并经档案管理部门批准后，由档案管理人员进行复制。（2）如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经批准后，按照规定的时间归还档案。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人。第六章档案销毁与处置6.1销毁条件与程序档案销毁应满足以下条件和程序：（1）超过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定后，可以进行销毁。（2）销毁档案应由档案管理部门提出申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。（3）《档案销毁申请表》经企业相关领导审批后，由档案管理部门和监督部门共同进行销毁处理。6.2处置方式档案销毁的处置方式应符合环保和安全要求，具体方式如下：（1）对于纸质档案，可以采用粉碎、焚烧等方式进行处理。（2）对于电子档案，可以采用数据擦除、磁盘销毁等方式进行处理。6.3监督与审核档案销毁过程应进行监督与审核，保证销毁工作符合规定：（1）监督部门应对档案销毁过程进行全程监督，保证销毁工作按照规定的程序和方式进行。（2）销毁工作完成后，档案管理部门和监督部门应共同填写《档案销毁清单》，记录销毁档案的情况。（3）《档案销毁清单》应作为档案管理的重要凭证，妥善保存。第七章档案保密与信息安全7.1保密要求档案管理工作应严格遵守保密规定，保证档案信息的安全：（1）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案中的机密信息。（2）对于涉及企业机密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，限制查阅人员的范围。（3）加强对档案管理系统的安全防护，防止档案信息被非法获取和篡改。7.2信息安全措施为保障档案信息的安全，应采取以下信息安全措施：（1）对档案管理系统进行定期的安全检测和维护，及时发觉和修复系统漏洞。（2）采用加密技术对重要的档案信息进行加密处理，防止信息泄露。（3）建立完善的备份和恢复机制，保证档案信息在遭受意外损失时能够及时恢复。7.3违规处理对于违反档案保密和信息安全规定的行为，应按照企业的相关规定进行严肃处理：（1）对于轻微的