行政办公流程与文件管理制度

行政办公流程与文件管理制度第一章总则为规范企业的行政办公流程与文件管理，提高办公效率和信息安全性，订立本制度。第二章行政办公流程第一节办公流程办公时间：依据企业工作制度规定，工作日上午9:00至下午6:00为正常办公时间。办公用品申领与管理：员工需依据实际需要填写办公用品申领单，并经直接上级批准后送至行政部门；行政部门负责核对申领单内容并依据库存情况发放办公用品；员工应妥当保管办公用品，如有损坏或遗失应自动向行政部门报告并及时归还或赔偿。第二节办公会议管理会议召开：会议召集人应提前确定会议目的、时间和地方，并及时发出会议通知；会议通知应包含会议议题、参会人员、时间、地方和相关料子；会议通知应提前至少2个工作日发送给参会人员。会议组织：会议室预订：参会人员需要提前向行政部门提出会议室预订申请；会议料子准备：会议召集人负责准备会议所需的料子，并提前发放给参会人员；会议设备准备：行政部门负责会议所需的投影仪、音响等设备的准备和调试；会议纪要撰写：会议结束后，会议记录人应负责撰写会议纪要，并在3个工作日内发送给参会人员及相关部门的负责人；会议档案管理：行政部门应负责会议纪要和相关料子的归档工作。第三节公文处理公文的定义：公文是指公司内部或与外部单位之间相互往来的正式文件。公文发文：公文的起草：发文起草人应依据实际需要，依照公司文件的格式和规定进行起草；公文的审核：发文起草人提交起草好的公文给上级领导进行审核，并在公文上签署审核看法；公文的签发：上级领导审核通过的公文，行政部门将其编号并依照发文流程签发。公文收文：公文的登记：行政部门负责对收到的公文进行登记，并填写公文收文登记表；公文的传阅：行政部门依据公文内容和相关部门的要求，进行公文的传阅和阅办；公文的归档：行政部门依据公文的紧要性和保密级别，采取适当的归档措施，并依照文件管理规定进行归档；公文的交接：行政部门应将处理完毕的公文及时归还给发送者或转交给其他相关部门。第三章文件管理第一节文件的分类紧要文件：包含法律法规、政策文件、合同协议、财务报表等紧要文件，应进行严格保密和长期归档。日常文件：包含通知公告、会议纪要、工作报告等日常性文件，应依照规定的期限归档或销毁。废弃文件：包含已经完成任务的文件、已经归档的冗余文件等，应依照规定的期限进行销毁。第二节文件管理流程文件的起草：文件起草人应依据文件的性质和目的，依照规定的格式和规范进行起草；文件起草人应明确文件的主题、目的、适用范围、内容要点等，并经过上级审核批准。文件的审核与签发：文件审核人应认真审核文件的内容、格式、用语是否规范，并提出修改看法；文件签发人应审核通过的文件进行签发，并依照规定的流程分发给相关人员。文件的传阅与阅办：文件的传阅应依据文件内容和相关部门的要求进行传阅；文件的阅办人应及时阅读、处理并签署相关看法。文件的归档与管理：文件归档人应依据文件的紧要性、保密级别和存档期限，将文件进行归档；文件的归档应依照规定的文件分类进行，并编制文件目录和索引；文件归档人应定期检查已归档文件的完整性和存储环境，并采取适当的防护措施。文件的销毁：文件销毁人应依据规定的期限，对废弃文件进行统一销毁；文件销毁应由专人进行，并依照规定的方式和程序进行。第四章附则本制度由行政部门负责解释和修订。本制度自颁布之日起生效。以上为公司的行