资料档案管理制度

资料档案管理制度1.目的与适用范围本资料档案管理制度的目的在于规范企业内部对资料和档案的管理，确保信息的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，推动企业的健康发展。本制度适用于公司内部全部员工，包含全职员工、兼职员工和临时员工。2.定义资料：指公司内部各类文件、电子记录、备忘录、汇报料子、会议纪要等非官方性质的记录。档案：指公司内部以正式形式存在、需要长期保管并具有证明力的文件、合同、协议、报告、申请料子等。3.资料的分类与归档3.1分类依据资料的性质和用途，全部资料分为以下几类：内部文件：公司内部各类公告、通知、规章制度等。业务资料：与公司业务相关的文件、报告、备忘录等。人事资料：员工档案、薪资记录、绩效评估等。财务资料：财务报表、合同、发票等。其他资料：与公司业务无直接关联，但需要保管的文件、录像、照片等。3.2归档内部文件：由相关部门或人员负责归档并定期更新。业务资料：由业务部门负责归档，并遵守统一的命名规定和目录结构。人事资料：由人力资源部门负责归档，并按员工编号或姓名进行分类存放。财务资料：由财务部门负责归档，并按财务年度进行分类存放。其他资料：由相关部门负责归档，并遵守统一的命名规定和目录结构。4.档案的保管与销毁4.1保管期限内部文件：依据需要保存或依据相关规定执行。业务资料：一般保存5年，特殊情况可按业务需要延长保管期限。人事档案：员工离职后，档案保存5年；对于紧要员工或法律要求保存的档案，保存期限按相关规定执行。财务档案：依据相关法规和税务规定执行，一般保存10年。其他资料：依据具体情况决议，一般保存35年。4.2档案销毁内部文件：依据需要进行彻底销毁或依据相关规定执行。业务资料：在保管期限到期后，由负责人进行审批并委托专业机构进行彻底销毁。人事档案：在保存期限到期后，由人力资源部门进行审批并委托专业机构进行彻底销毁。财务档案：在保存期限到期后，由财务部门进行审批并委托专业机构进行彻底销毁。其他资料：在保管期限到期后，由相关部门进行审批并委托专业机构进行彻底销毁。5.资料档案的借阅与归还5.1借阅程序员工在需要借阅档案资料时，需填写《资料档案借阅申请单》，并经相关部门负责人或授权人签字。借阅人应定时归还，如有特殊情况需延期借阅，需提前书面申请并经批准。档案离开本公司范围期间，借阅人需妥当保管、防止丢失和损坏。5.2归还要求借阅期限届满或提前结束后的第一工作日，借阅人应将档案归还给资料档案管理员，并填写《资料档案归还单》。归还的档案应与借阅时的状态保持全都，如有损坏或遗失，借阅人应承当相应的责任。6.资料档案的安全管理6.1电子档案电子档案应进行合理分类和命名，并定期进行备份。电子档案应设置权限掌控，保证只有授权人员可以进行访问和修改。电子档案保管在安全可靠的服务器上，进行定期维护和更新。6.2纸质档案纸质档案室应设有特地的保管人员，并定期进行巡检，确保档案的安全。档案室应配备相应的防火、防潮、防虫措施，保持室内环境适合。出入档案室的人员需进行登记，并佩戴有效的身份证件。7.惩罚与监督对于违反本规定的行为，将依据公司内部规章制度的相关规定进行处理，并由相关部门进行监督和追责。8.附则本制度