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文档简介

xx公司行政采购流程一、制定目的及范围为提升xx公司行政采购的效率与规范性，确保采购活动的透明度与合规性，特制定本流程。该流程适用于公司所有行政采购活动，包括日常办公用品、设备采购及其他相关物资的采购。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保选择的供应商具备相应的资质与能力。2.透明性：采购过程应公开透明，确保各部门知晓采购进展与结果。3.合理性：在保证质量的前提下，综合考虑价格、交货期及服务等因素，选择性价比高的供应商。4.合规性：所有采购活动必须遵循公司相关制度及法律法规，确保采购的合规性。三、采购流程1.采购申请各部门在需要采购物资时，需向行政部提交采购申请。申请内容应包括物资名称、数量、用途及预算等信息。申请人需在申请表中注明是否为紧急采购，并提供相关的理由。2.申请审核行政部收到采购申请后，需对申请内容进行审核。审核内容包括预算的合理性、物资的必要性及是否符合公司采购政策。审核通过后，行政部将申请转交至采购专员。3.询价与比价采购专员根据审核通过的申请，进行市场调研，至少联系三家合格供应商进行询价。询价时需明确物资的规格、数量及交货时间。采购专员应将各供应商的报价记录在案，并进行比价分析。4.选择供应商在完成询价后，采购专员需根据报价、供应商的信誉、交货能力及售后服务等因素，选择合适的供应商。选择结果需形成书面报告，并报请行政部负责人审批。5.合同签署一旦确定供应商，采购专员需与其签署采购合同。合同内容应包括物资名称、数量、单价、交货时间、付款方式及违约责任等条款。合同签署后，采购专员需将合同存档备查。6.采购实施采购专员根据合同要求下达采购订单，供应商在约定时间内发货。采购专员需与供应商保持沟通，确保物资按时到达。7.验收与入库物资到达后，相关部门需对其进行验收。验收内容包括数量、质量及规格等。验收合格后，物资入库，相关记录需及时更新至库存管理系统。8.付款与报销采购完成后，采购专员需根据合同约定向供应商付款。付款前需确认物资已验收合格，并收集相关发票及收据。报销申请需在物资到货后一个月内提交，逾期不予受理。四、特殊采购流程对于特殊情况的采购，如紧急采购或集中采购，需遵循以下流程：1.紧急采购：如遇突发情况，需立即采购的物资，由部门负责人提出申请，行政部可直接联系供应商进行采购，无需经过常规询价流程。2.集中采购：每季度各部门需汇总采购需求，向行政部提交集中采购申请，行政部将统一进行采购，以降低成本。五、备案与存档所有采购活动结束后，采购专员需将相关文件进行整理，包括采购申请、询价记录、合同、验收单及付款凭证等。所有文件需复印两份，一份交财务部审核，另一份存档以备后续查阅。六、采购纪律为确保采购流程的顺畅与合规，所有参与采购的人员需遵守以下纪律：1.采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严厉处罚。2.采购人员需保持与供应商的良好沟通，确保信息的及时传递与反馈。3.各部门在提

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