建筑公司档案管理制度模版（三篇）

建筑公司档案管理制度模版一、总则为了规范和提高建筑公司的档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，特制定本管理制度。本制度适用于建筑公司所有部门和相关人员的档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。二、档案管理职责1.公司领导负责制定档案管理政策和制度，并监督实施；指导和协调各部门的档案管理工作；对档案管理工作进行定期检查和评估。2.档案管理部门负责组织和实施档案管理工作；制定档案管理流程和具体操作规范；维护和更新档案管理系统；进行档案整理、分类、归档工作；提供档案查询和借阅服务；定期对档案进行备份和灾备恢复工作。3.各部门负责产生、收集和整理本部门的档案资料；按照规定的流程和规范进行文件的转交、借阅和归档；组织档案的整理和清理工作；配合档案管理部门进行档案的扫描和电子化工作。三、档案管理流程1.文件的产生与收集：各部门按照规定的格式和程序产生文件，并在文件上注明相关的编号、日期和文件分类；文件的收集要做到及时、准确，避免遗漏和错误。2.文件的转交：各部门在需要转交文件时，按照流程向档案管理部门提交转交申请；档案管理部门按照规定的时间要求进行文件的接收和登记，并通知相应的部门负责人；文件的转交和接收双方必须签署相关的转交接收单，并妥善保管。3.文件的借阅：各部门需要借阅档案时，必须向档案管理部门提交借阅申请；档案管理部门审核借阅申请，并在规定的期限内提供借阅服务；借阅人必须填写借阅登记表，并按时归还借阅的档案。4.文件的归档：档案管理部门按照规定的分类和编码原则，对收集到的文件进行整理、分类和归档；归档文件必须经过归档人员的审核和授权，确保文件的准确性和完整性；归档文件必须按规定的时间进行封存和保管。5.档案的处理：档案管理部门定期对存档文件进行检查和清点，发现问题要及时处理；对于无用的档案和过期的文件，必须按照规定的程序进行销毁。四、档案管理规范1.档案编号与分类：档案管理部门负责制定和管理档案编号体系，并保证档案编号的唯一性；档案管理部门负责制定和更新档案分类标准，并进行相关培训。2.档案存储与保管：纸质档案必须妥善存放，防潮、防火、防鼠害、防损毁；电子档案必须进行定期备份，并保证数据的安全性和可访问性。3.档案查询与借阅：各部门和人员需要查询或借阅档案时，必须经过正式的申请和审批；档案管理部门要提供档案查询和借阅服务，并记录查询和借阅的情况。4.档案的保密：涉及公司商业秘密和客户隐私的档案必须严格保密，只能在授权的情况下查阅和使用；涉及个人隐私的档案必须遵守相关法律和规定，保护个人信息的安全和私密。五、档案管理评估为了不断改进和提高档案管理工作，建筑公司将定期进行档案管理评估。1.档案管理评估的内容包括：档案的完整性、准确性、安全性和可访问性。2.档案管理评估的方式包括：内部审核和外部审计。3.档案管理评估的结果将作为改进档案管理工作的依据，并向公司领导汇报。六、附则建筑公司档案管理制度模版（二）1.目的与范围1.1目的：建立健全建筑公司的档案管理制度，确保公司档案的规范管理和安全保密。1.2范围：适用于建筑公司所有部门和员工，包括公司的纸质档案和电子档案。2.档案分类与归档2.1档案分类：将档案按照不同的类别进行分类，包括项目档案、合同档案、财务档案、人事档案等。2.2归档程序：建立统一的档案归档程序，包括档案编号、文件目录、归档检查等环节，确保档案的完整性和准确性。2.3档案存放位置：制定明确的档案存放位置，并设置专门的档案室或档案柜，确保档案的安全和易于查找。3.档案管理权限与责任3.1档案管理员：公司设立专门的档案管理员，负责档案的管理和维护。3.2档案借阅与归还：对档案借阅和归还进行严格管理，制定借阅申请和归还手续，确保档案的安全和跟踪管理。3.3档案安全保密：制定档案保密制度，对涉密档案实行严格的保密措施，包括权限管理、查阅审批等。4.档案保存与销毁4.1档案保存期限：根据相关法规和业务需求，制定档案的保存期限。对于已过期的档案，及时进行销毁处理。4.2档案销毁程序：建立档案销毁程序，包括审批流程、销毁记录、销毁方式等，确保档案的合规销毁。5.档案数字化管理5.1档案数字化：鼓励将纸质档案进行数字化处理，提高档案的管理效率和可访问性。5.2数字档案管理系统：建立数字档案管理系统，实现档案的在线检索、备份和共享，确保档案的安全和便捷管理。6.档案管理培训6.1培训计划：制定档案管理培训计划，对相关员工进行培训，提高其档案管理意识和技能。6.2培训记录：记录档案管理培训的相关信息，包括培训内容、培训人员、培训时间等，便于统计和跟踪。7.违规处理7.1违规行为：对违反档案管理制度的行为进行严肃处理，包括警告、纪律处分等。7.2监督检查：建立档案管理的监督检查机制，对档案管理情况进行定期或不定期的检查和审计。8.其他事项8.1适时修订：根据实际情况，适时修订档案管理制度，确保其与公司运营的匹配与协调。建筑公司档案管理制度模版（三）第一章总则第一条为规范建筑企业档案管理，提升档案管理质量和效率，便于信息的保存、检索和利用，特制定本规定。第二条本建筑公司档案管理制度是档案管理工作的基本准则，具有强制性和约束力。第三条公司的档案管理工作应遵循国家相关法律法规、规章制度及本规定的要求。第四条全体员工对档案管理负有责任和义务，需按照规定的程序和标准执行。第二章档案的范围与管理第五条公司档案涵盖纸质、电子、图纸、合同等各类档案。第六条档案应依据特定分类标准进行分类，建立档案目录，以利于日常管理和查询。第七条公司需建立档案管理系统，采用标准化操作流程，确保档案的完整性和准确性。第八条设立档案借阅制度，借阅档案需填写申请表并经批准后方可进行。第九条对于无保留价值的档案，需设立销毁程序，遵循规定流程进行销毁。第十条对重要档案需实施防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案的安全和完整性。第三章档案管理人员与职责第十一条公司应设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作。第十二条档案管理部门的职责包括：制定管理规定、规划管理计划、组织档案整理、归档和检索，以及监督档案安全和保管等。第十三条档案管理员需接受专业培训，具备相应的档案管理知识和技能。第十四条档案管理员需保守档案信息机密，对违规行为进行追责和处理。第十五条档案管理员需确保档案安全，负责防火、防潮、防盗工作，并定期进行档案检查和清理。第四章档案的保存第十六条档案需进行组织和分类，建立档案目录和存储库，便于管理和查询。第十七条档案需定期检查，对损坏和遗失的档案进行修复和补充，保证档案的完整性和准确性。第十八条对无保留价值的档案需定期清理，遵循规定程序进行销毁。第十九条档案需进行备份和归档，确保档案的安全性和可靠性。第五章档案的利用第二十条档案查询需建立相应制度，查询人员需提供有效证明材料，由档案管理部门进行审核和授权。第二十一条建立档案借阅制度，借阅需填写申请表并经批准，借阅期限根据具体情况设定。第二十二条档案可进行复制和传真，但需遵守相关规定，不得违反法律法规。第二十三条档案可进行数字化处理和电子化管理，但需建立安全措施，防止未经授权的访问和篡改。第六章监督与奖惩第二十四条公司需建立档案管理监督机制，定期进行检查和评估。第二十五条任何违反法律法规和公司规定的行为