公文写作讲解

公文写作与纠错

一、公文的种类1

二、四大常用公文2

三、公文写作若干问题3

四、公文差错评分标准4LOGO导言

◆写好公文不是一件容易的事

两大难点：

——严格的体式、格式规范

——严格的语言要求

LOGO导言

◆能写公文的人在机关最吃香LOGO导言公文写作中仍有很多问题公文文种不对公文格式错误请示报告不分请示公函不分语言风格不合数字写法错误计量单位写法错误标点符号用法错误更多的文字错误LOGO一、公文的种类

国家行政系统13种公文

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要就一个单位而言，对外：公告、通告、报告、请示、函对内：命令、决定、通知、通报、议案、批复、意见、会议纪要对上：报告、请示、函对下：其余10种思考：13种公文哪些最常用？LOGO二、四大常用公文

通知请示报告函思考：这四种公文哪一种用量最大？（48、22、22、8）LOGO二、四大常用公文（一）通知通知是机关中使用最广的公文文体。通知可分为5种：批示性通知指示性通知

一般性通知

会议通知任免通知

LOGO（一）通知一般性通知

上级机关有关事宜需要使下级机关知道或办理

1.庆祝某个节日

2.部署工作或安排活动

3.宣布某项变化或调整

4.解决某一问题

5.成立、调整、合并、撤销某个机构

6.下发或转发文件

7.启用印章

8.请下级机关报送有关材料

一般性通知可以是正式公文（有文号），也可以是非正式公文。有时甚至可以直接在单位内部告示栏写出(或张贴)而不另行文。LOGO（一）通知

会议通知

上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。

会议通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位（或会议召集人）、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。LOGO（一）通知

通知的写作格式

1.标题。通知标题构件：发文机关、事由、文种

思考：通知标题三构件可以缺省吗？能否简写为“通知”

2.主送单位。主送单位即被通知单位，也称受文单位

3.正文。正文因内容而异。布置工作任务的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。会议通知要写清开会的时间、地点、参会人员、会议内容以及会议要求

4.联系人。方便咨询

5.附件。可作参考、依据

6.落款和日期。落款写发文机关，隔行写日期

7.盖章。盖章三原则：压日期、不偏斜、两印不交叉【小贴士】发文机关落款往往不用写文字，而用公章代替

LOGO（一）通知（范文）

ⅩⅩ公司关于推荐岗位标兵人选的通知

各单位：

为激励广大员工创先争优、在“十二五”发展中建功立业，公司决定开展岗位标兵推选活动。现将有关事项通知如下。一、推荐对象（人选范围）二、推荐条件（1、2、3……）三、推荐名额（各单位名额分配）四、推荐工作要求（1、2、3……）联系人：××，联系电话：××，传真：××，电子邮件：××

附件：××公司岗位标兵推荐表落款。日期。盖章。LOGO（二）请示请示是下级机关向上级机关请求指导和批准的公文请示的特点：

1.请示属于上行文，由下级机关行文，呈报给上级机关，对本级机关无权决定或决定不了的事项，请求上级机关决定或批准

2.请示产生于事前,不可先斩后奏

3.请示必须一文一事，即一件请示公文里不可同时呈报几件事项

4.请示只有一个主送机关，不可多头报送LOGO（二）请示

请示的写作格式

请示由发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、联系人、附件、发文机关、成文日期构成（发文字号、签发人由文档室负责）

1.标题

一般由请示单位、请示事由和文种组成

《装备研究所关于增加工作间的请示》请示单位：装备研究所事由：增加工作间文种：请示

思考（1）请示标题的三构件可以缺省吗？思考（2）《××分公司关于申请增加定员的请示》这个请示件的标题有什么毛病吗？LOGO（二）请示

2.主送单位

主送单位：主送单位就是受文单位，即能够对请示事项作出批复的单位

思考（1）《装备研究所关于增加工作间的请示》主送单位应该写谁？洛阳有色金属加工设计研究院？办公室？物业公司？思考（2）《装备研究所关于增加人员编制的请示》主送单位应该写谁？

LOGO（二）请示《新技术开发部关于增加人员编制的请示》洛阳有色金属加工设计研究院：……

3.正文正文一般由三个层次组成（并不一定是三个段落）

（1）请示原因：提出请示的背景或依据，阐明为什么要请示

（2）请示理由：陈述请示的事项，阐述请示的理由（3）请示要求：明确提出（解决问题或请求批准）的要求

4.结束语：“上述意见，是否妥当，请指示”、“是否妥当,请批示”、“妥否,请批示”等LOGO（二）请示5.联系人：一般为请示件起草人或请示事项承办人6.附件：公文正文的必要补充或说明，便于全面理解公文内容和准确办理公文7.落款：行文单位（一般用公章代替）8.成文日期：一般以领导签发的日期为准

注意事项：陈述情况要客观，阐述理由要充分；涉及费用的请示，要写明品名、规格、数量、金额；请示要一文一事；一个主送机关；要逐级请示，不能越级请示；请示写作要简洁精短，主件短篇幅难说清的，用附件作补充LOGO（二）请示（范文）区人口计生局关于购买计算机的请示区政府：为推进信息化进程，省、市两级先后推出《全员人口信息系统》、《全员流动人口信息系统》、《综合信息平台》、《企业退休职工一次性奖励录入系统》等4个信息系统，全力打造数字计生工程。为满足工作需要，特申请购买两台笔记本电脑，型号均为联想V80，约11000元，所需资金从区人口计生局自有资金中列支。当否，请批示。联系人:孙雯联系电话:87636645

二○一二年八月二十四日LOGO（三）报告报告也是一种上行公文，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问而使用的公文

报告分为综合报告、专题报告、答复报告三大类

专题报告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上级机关汇报。报告一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、联系人、行文单位、成文日期组成专题报告的结尾，一般要写结尾专用语，比如，“专此报告。”；“专此报告。请审核。”；“专此报告。请指示。”等LOGO（三）报告（范文）《自动化研究所党支部关于开展创先争优活动情况的报告》洛阳有色金属加工设计研究院党委：接到院党委《关于开展创先争优活动的通知》之后，自动化研究所党支部认真贯彻落实通知精神，扎实开展创先争优活动。经过”学习发动、部署安排“、”全面争创、扎实推进“、”总结经验、树立典型“三个阶段六个环节的推进，自动化研究所创先争优活动取得了预期的效果。现将情况报告如下：一、活动开展的过程……二、活动开展的特点……三、活动取得的成效……四、活动开展的体会……专此报告。

2012年10月19日

（三）报告LOGO请示与报告的区别

1.行文时间不同。请示是事前行文，不允许先斩后奏；报告一般为事中或事后行文，可随时报告

2.事项数目不同。请示必须一文一事，不可在一个请示里报多个事项；报告可以是一文一事，也可以在一个报告里综合报道多个事项

3.主送单位数目不同。请示只允许有一个，报告可以有多个主送单位

4.行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批复，同意或不同意，上级机关都必须作出批复；报告的目的是呈送上级机关阅读让其知情，可批复也可不批复，但需要批复时，须写明“请批复”

5.报送方式不同。请示必须逐级进行，不得越级；报告可以逐级报告，也可以越级报告LOGO（四）函

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向不相隶属的有关主管部门请求批准事项时所使用的公文

特点

（一）沟通性

函用于不相隶属机关之间，相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用（二）灵活性一是行文关系灵活。函既可以是平行公文，也可以是上行或向下行公文。二是格式灵活，可以按照公文的格式行文编发文字号（公函），也可以不编发文字号（便函）（三）单一性

一份函只写一件事项LOGO（四）函

完整的公函，由发文字号、标题、主送机关、正文、联系人、附件、行文单位和成文日期组成

标题。完整的公函标题，由发函机关、事由和文种组成，如《××部关于选择出国人员的函》

正文。去函、复函两种函写法有别。

去函:主要用于与有关单位商洽工作，询问有关问题或向有关部门请求批准等。这种函一般包括缘由、事项和结尾三个部分。

结尾写“请研究函复”、“请函复”、“盼复”或“以上意见当否，请复函”

复函：用于答复商洽、询问的问题或批准有关单位的请求事项。结尾可写“此复”或“特此函复”，也可不写

思考：函与哪种公文文种作用、写法类似？

LOGO四、函（范文）《洛阳有色金属加工设计研究院致××大学商洽建立全面协作关系的函》××大学：近年来，我们院与贵校在一些科学研究项目上互相支持，取得了令人满意的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固已取得的成果，取得更大的成就，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：一……。二、……。三、……。特此函达，请即研究函复。洛阳有色金属加工设计研究院二○一二年十月十九日LOGO练习根据下列情况，选用哪种文种（通知、请示、报告、函）洛阳院向十二冶进行业务联系中铝公司营销采购部向铁道部计划司要车皮计算机技术开发中心向洛阳有色金属加工设计研究院各研究所征求软件开发意见文印工厂向洛阳院汇报业务拓展情况试验工厂向洛阳院要求调增业务招待费额度洛阳院邀请某先生担任红歌演唱指挥洛阳院要求所属各单位报送年度工作总结

LOGO（五）制度的起草制度：要求大家共同遵守的办事规程可行动准则（规定、准则、办法、规程）思考：它们之间有何差别？细则呢？

都是针对带有一般性和普遍性的问题，涉及的是大多数的人和事；都具有极强的强制约束力；一般实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则，即公文效力所及只对文件正式成立后发生的有关人和事；与其规定不一致的“旧文件”即行废止，以新文件为准。LOGO（五）制度的起草格式：标题

与大多数公文的标题写法相同，由发文单位、事由和文种三部分组成。〔办法，暂行办法，试行办法，办法（试行）；规定，暂行规定；准则，准则（试行），暂行准则〕《洛阳有色金属加工设计研究院关于安全生产培训的管理办法》发文字号LOGO（五）制度的起草第一章总则第一条目的与意义

为……，根据……，制定本办法。第二条本制度适用范围

××、××、××适用本办法。第三条本制度的名称解释

本办法所称××是指××。第四条本制度的主旨应该……（鼓励……）第一、二条必须要有，第三、四条视情况可以不写。第二章（正文）……第五条第六条……LOGO（五）制度的起草第三章附则第…条本办法解释者

本办法由××（办法制定部门）负责解释。第…条生效日期

本办法自颁布之日起施行。第…条有关本制度的特殊说明

如违反本办法的处理方式等

前两条必须要有，最后一条视情况可以不写。重要制度：“总则、正文、附则”

第×章、第×条简易制度（小制度）：一、二、三LOGO公文写作的基本要求行文规范、得体语言准确、平实、庄重、精炼不能像新闻语言那样炫目不能像广告语言那样夸张不能像文学语言那样曼妙不能像网络语言那样时尚篇幅精短逻辑清晰层次分明一些程式化用语用文言文LOGO公文写作的基本要求公文中的常用文言词兹——现在特——特地该——那个其——他、他们径——直接悉——了解宜——适合则——那么业经——已经拟——准备来函收悉——来信收到，内容尽知

当否，请复——我们提的对不对，请回复意见这些文言词汇比现代词汇的容量更大、内涵更丰富、概括性更强。显得凝重、沉稳、古朴、谨严

鉴于、惊悉、蒙、承蒙、荷、是荷、为荷、拟请、函请、务于、均须、确系、纯属、亟待、呈请、妥否、当否LOGO三、公文写作若干问题（一）公文的层级公文的标题的四个层级一级标题一、二、三、四、二级标题（一）（二）（三）（四）三级标题1.

2.

3.

4.四级标题（1）（2）（3）（4）科技论文标题一级标题1二级标题1.1三级标题1.1.1四级标题五级标题1.1.1.1.1六级标题1.1.LOGO（一）公文的层级公文标题层级——“题”与“点”

一、巩固和完善财务集中管理体制。针对新建和并购企业增多的新情况，在新公司设立初期和目标企业完成时，及时向新建企业和并购企业派出财务管理人员，协助这些企业开展财务管理工作……二、夯实财务管理工作的基础。根据新会计准则及SAP系统上线的实际情况，财务部对《会计手册》进行了修订……三、强化预算与绩效管理。根据全面预算管理体制的要求，结合年度生产经营目标，财务部牵头完成了2007年度预算编制工作…LOGO（一）公文的层级一级标题正确写法

一、巩固和完善财务集中管理体制

针对新建和并购企业增多的新情况，在新公司设立初期和目标企业完成时，及时向新建企业和并购企业派出财务管理人员，协助这些企业开展财务管理工作……二、夯实财务管理工作的基础根据新会计准则及SAP系统上线的实际情况，财务部对《会计手册》进行了修订……

三、强化预算与绩效管理

根据全面预算管理体制的要求，结合年度生产经营目标，财务部牵头完成了2007年度预算编制工作…LOGO（一）公文的层级“题”与“点”问题

一般而言，公文的最小层级常作为“点”（要点）处理，而把较大的几个层级作为“题”（标题）处理。作“题”作“点”，表现方式是不一样的。作“题”，它必须单独成行，后面不接正文，句尾也不加标点符号。作“点”，不能单独成行，“点”尾一般用句号，后面的正文文字紧跟着“点”。LOGO（一）公文的层级

一、完善财务集中管理体制。×××××××××××××××××。×××××××××××

（一）×××××××××。××××××××××××××××××××。×××××××××××

1.×××××××××。×××××××××××

2.×××××××××。×××××××××××

3.×××××××××。×××××××××××（二）×××××××××。××××××××××××××××××××。×××××××××××

1.×××××××××。×××××××××××

2.×××××××××。×××××××××××

3.×××××××××。×××××××××××二、夯实财务管理工作基础。×××××××××××××××××。×××××××××××

（一）×××××××××。×××××××××××LOGO（一）公文的层级

一、完善财务集中管理体制

（一）×××××××××

1.×××××××××。×××××××××××

2.×××××××××。×××××××××××

3.×××××××××。×××××××××××（二）×××××××××

1.×××××××××。×××××××××××

2.×××××××××。×××××××××××

3.×××××××××。×××××××××××二、夯实财务管理工作基础

（一）×××××××××

1.×××××××××。×××××××××××

2.×××××××××。×××××××××××

3.×××××××××。×××××××××××LOGO（二）数字的写法概数例(1)综观全局，21世纪头一、二十年，对我国来说，是必须紧紧抓住并且可以大有作为的重要战略机遇期。例(2)以上人员试用期三个月，条件特别优秀者，年龄可放宽到四十五、六岁。概数与并列数的差别（1）表现形式不同。概数中的两个数字字符之间无顿号，并列数的两个数之间有顿号。（2）含义不同。概数表示一段数值区间，是个不确定的大概数，并列数则表示两个确定数的并列。（3）数的性质不同。概数是基数，表达的是数值的大小，并列数一般指序数，具有很强的指代色彩。如三四月表示时间长达三四个月之久，三、四月则表示在三月份和四月份。LOGO（二）数字的写法

《出版物上数字用法的规定》：相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。约数

例(1)预计今年的销售收入将超过去年的两倍以上。例(2)新开张的游乐场门票价格在50元～80元上下。例(3)参加此次活动的职工有近500多人。例(4)生产1吨电解铝大约需要氧化铝2吨左右。约数的写法，重点是防止重复修饰LOGO（二）数字的写法基数与序数例(1)2009年，中国铝业公司以一千四百亿二十亿元销售额连续第三次进入世界5百强企业名单。例(2)公司10名参加中央企业技能大赛的员工全都获奖，其中3人获得1等奖，5人获得2等奖，2人获得3等奖，公司代表队获得总分第2名。

上面两个实例出现的问题实际上是关于基数词和序数词的写法问题。LOGO（二）数字的写法基数词的写法

(1)大于等于10的数字，除定型词（词组）中的数字或具有特别意义的基数词外，其余一律用阿拉伯数字。如365天，90分，100米等。

(2)10和10以内的基数词，一般情况下，应使用阿拉伯数字。但在述事性、文学性强的文章中也可以用汉字。如“七（7）天”，一般情况下（包括在公文里）应写作“7天”，在文学作品或述事性强的文章里可写作“七天”。

(3)定型词（词组）中的数字或具有特别意义的基数词用汉字。如三要素，四人帮，四大班子，五岳，六君子，八音盒，十佳运动员，十大标兵，金陵十二钗，十二道金牌召岳飞，百优青年岗位能手，一百单八将等。LOGO（二）数字的写法序数词的写法

(1)大于10的序数词一般使用阿拉伯数字。如第49名，第106号，第888位。

(2)10和10以内的序数词一般使用汉字。带第字的数，如第一名，第二外国语学院，第三次，第三者，第五位，第十条；不带第字的数，如一等奖，一把手，二手货，市二医院，秘书三处，北京四中，五更时分，六连三排一班，九妹。

(3)虽然大于10，但已固定成型的序数词应使用汉字。如十一世班禅活佛，十四阿哥，十五届四中全会，路易十六，一一六中学，三0三医院。LOGO（二）数字的写法数值范围

例(1)与烧结法相比，选矿拜耳法可使生产成本降低10～15%。例(2)我国电解槽有多种槽型，从电流强度来看，介于60～350千安之间。例(3)槽电压4.04－4.07V。LOGO（二）数字的写法数字中的词头词头：表示数字中的数量级常用的词头：吉（十亿）－G，（常用于电子储存空间）兆（百万）－M，（常用于频率、功率、文字量等大千－k，百－h，十－da，分－d，厘－c，毫－m，微－μ，纳－n，皮－p。LOGO（三）计量单位的写法计量单位国际单位制的基本单位长度米m

质量千克kg

时间秒s

电流安(培)A

热力学温度开(尔文)K

物质的量摩(尔)mol

发光强度坎(德拉)cd问题：计量单位与词头写法混乱复合单位写错的几率很大LOGO（三）计量单位的写法复合单位书写错误实例例(1)铝锭交流电耗由14700KWH/T下降到14300KWH/T。例(2)公司狠抓节能降耗，取得了明显成效。与上年相比，铝锭综合交流电耗下降335kWh/吨，阳极毛耗下降19公斤/t，氧化铝碱耗下降2.5kg/吨，蒸汽煤耗下降11千克/t，氧化铝综合能耗下降162t标准煤/吨。错误原因：（1）词头和计量单位字母混淆（李鬼李逵错位）（2）复合单位整体不一（一只牛脚一只马脚）

LOGO（三）计量单位的写法

上面两例可改为——

例(2)铝锭交流电耗由14700kWh/t下降到14300kWh/t。(单位也可以用汉字表示：铝锭交流电耗由14700千瓦时/吨下降到14300千瓦时/吨)。例(1)公司狠抓节能降耗，取得了明显成效。与上年相比，铝锭综合交流电耗下降335千瓦时/吨，阳极毛耗下降19千克/吨，氧化铝碱耗下降2.5千克/吨，蒸汽煤耗下降11千克/吨，氧化铝综合能耗下降162吨(标准煤)/吨。写复合单位时特别要注意它的一致性，要么全用汉字，要么全用字母，不要一部分用汉字而另一部分用字母。如果不一致，就会出现上面例文那样非驴非马的复合单位，好比上身穿的是羽绒服，下身穿的是冰丝短裤，或者上身穿的是吊带背心，下身穿的是棉裤。LOGO（四）标点符号问题括号用法错误

例(1)要做到资源的开发与保护（包括自然资源和文化资源）并重，在保护中开发，在开发中保护。例(2)北京2008年奥运会的市场开发已进入到一个新的阶段（特许商品市场开发、相关商品市场开发、服务市场开发。）。

例(3)选矿拜耳法的基本原理是，将低品位铝矿石经过选矿后提高品位，然后用技术成熟、能耗低的拜耳法生产氧化铝。（即铝硅比从5左右提高到10以上）LOGO（四）标点符号问题括号的作用括号是用来表示文中注释、补充说明或插叙的一种符号。句内括号是用来标明行文中注释性的说明或插叙部分的，句内括号要紧接在句子中所要注释或说明的词句之后，一般不加标点符号。句外括号是注释整个句子的括号，句外括号要放在句末的标点符号之后，有时句外括号还可以另起一行、单独成行。

上面三例可以改为——例(1)要做到资源（包括自然资源和文化资源）的开发与保护并重，在保护中开发，在开发中保护。例(2)北京2008年奥运会的市场开发（特许商品市场开发、相关商品市场开发、服务市场开发）已进入到一个新的阶段。例(3)选矿拜耳法的基本原理是，将低品位铝矿石（铝硅比为5左右）经过选矿后提高品位（铝硅比达到10以上），然后用技术成熟、能耗低的拜耳法生产氧化铝。LOGO四、央企公文常见差错八项内容被列入国资委公文差错评分标准

1.越级行文。

2.公文主旨不清。

3.文种使用不准确，“请示”、“报告”不分。

4.公文所附附件不全或未标注附件。

5.请示件多头主送。

6.体例格式不规范。

7.明显的文字性错误。

8.文件印制不规范。

LOGO国资委公文差错评分标准

1．越级行文（扣2分）

所谓越级行文，是指本级单位越过自己的直接上级单位向更高一级的单位行文。逐级行文体现了集中统一、分级管理、一级对一级负责的原则，使政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指挥。对于越级行文上级单位一般都不予受理，会作退文处理，影响办事效率。但在发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等特殊情况下，可越级行文。在越级行文时，必须同时抄送被越过的上级单位。问题举例：如有的中央企业的所属子企业或控股企业直接向国资委报送“请示”等。LOGO国资委公文差错评分标准

2.主旨不清，影响公文办理效率（扣2分）

所谓主旨不清是指行文主旨不清晰，不符合单一、鲜明、确切的要求，或一个文件多个主旨。问题举例：如有的企业上报《关于设立××股份公司的请示》，但内容是请求上级机关批准“股权设置”的有关事项；有的企业企业上报《关于开发××项目的请示》，实际内容则是“国有股权划转”的事项；有的请求上级批准企业进行重组，但由于历史遗留问题较多，上报的请示不仅包括重组方案，还包括需解决的若干子企业的个案等诸多事项，难以操作。LOGO国资委公文差错评分标准

3.文种使用不准确（扣1分）

“请示”和“报告”是两个不同的文种。从行文功能看，“请示”主要是请求批准、指示和解决问题，“报告”主要是汇报情况、反映问题、答复上级机关的询问；从处理方式看，“请示”属办件，需要办理、批复，“报告”属阅件，可不回复；从时限要求看，“请示”应在事前行文，“报告”主要是反馈办理结果或报告有关情况，一般是事后报告；从行文特点看，“请示”要求单一性、时效性和隶属性，“报告”则要求体现陈述性和广泛性。问题举例：“请示”、“报告”文种混用，如“关于申请批准……事项的报告”、“关于请予解决……事项的申请报告”；汇报工作的报告中，夹带需上级批准后才能实施的事项等。LOGO国资委公文差错评分标准

4.

附件不全或未标注附件（扣1分）

附件是公文的重要组成部分，同时也是公文的补充说明。办理公文时，公文中需要说明的问题可在有关附件中表述清晰;办理有关事项所需要的各类证明材料（如产权划转协议、资产评估报告）等，需作为附件附全,以利于公文的及时办理。问题举例：如正文中标有附件而未附全;应有附件而未标注，也未附上。LOGO国资委公文差错评分标准

附件的书写格式“附件”写在什么位置【

】

（a）落款之前、印章之上（b）落款之后、印章之下（c）文件全部写完后另起一页多个附件如何排列【

】

（a）附件：1.××××；2.××××；3.××××（b）附件：

1：××××附件：2.××××附件：3.××××

（c）附件：1.××××

2.××××

3.××××

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