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文档简介

超市采购控制及管理流程一、制定目的及范围为提升超市的采购效率，降低采购成本，确保商品质量，特制定本采购控制及管理流程。该流程适用于超市日常商品的采购，包括生鲜食品、日用百货、饮料等各类商品，旨在规范采购行为，优化资源配置，确保超市运营的顺畅。二、采购原则采购工作应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保选择优质供应商。2.透明性：采购过程应公开透明，确保各环节可追溯。3.经济性：在保证商品质量的前提下，尽量降低采购成本。4.合规性：所有采购行为必须遵循相关法律法规，确保合法合规。三、采购流程1.需求确认各部门根据销售情况和库存水平，定期评估商品需求，填写“采购需求表”。需求表应包括商品名称、规格、数量及预计到货时间等信息。需求确认后，由部门负责人审核并签字。2.供应商选择采购部门根据需求表，进行供应商的筛选。应优先考虑已有合作关系的供应商，同时也可通过市场调研，寻找新的潜在供应商。对供应商的选择应考虑其信誉、供货能力、价格及服务质量等因素。3.询价与比价采购部门向至少三家合格供应商发出询价函，要求其提供报价及相关资质证明。收到报价后，采购部门对比各供应商的价格、质量及交货期，形成“比价报告”，并提交给部门负责人审核。4.审批流程比价报告审核通过后，采购部门填写“采购申请单”，并附上比价报告及相关文件，提交给财务部门进行预算审核。财务部门审核通过后，采购申请单需报公司高层审批。5.采购实施审批通过后，采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确交货时间、质量标准及售后服务等条款。采购人员应根据合同要求，及时下单并跟踪订单进度，确保按时到货。6.验收与入库商品到货后，采购部门应组织相关人员进行验收，检查商品的数量、质量及包装等是否符合合同要求。验收合格后，填写“入库单”，并将商品入库，更新库存系统。7.付款与报销验收合格后，采购部门应及时向财务部门提交付款申请，附上相关单据（如采购合同、入库单、发票等）。财务部门审核无误后，进行付款。采购人员需在规定时间内完成报销手续，逾期将不予受理。8.绩效评估采购完成后，采购部门应对供应商的表现进行评估，包括供货及时性、商品质量及服务态度等。评估结果将作为未来采购决策的重要依据。四、备案与档案管理所有采购相关文件（如采购需求表、比价报告、采购申请单、合同、入库单及发票等）应进行归档管理，确保信息的完整性与可追溯性。采购部门需定期对档案进行整理与审核，确保资料的准确性。五、采购纪律与责任采购人员应遵循职业道德，严禁接受供应商的贿赂或回扣。采购部门应建立健全内部监督机制，定期对采购行为进行审计，确保采购过程的合规性与透明度。对违反采购纪律的人员，将根据公司相关规定进行处理。六、流程反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化，采购部门应定期收集各部门对采购流程的反馈意见，分析存在的问题并提出改进建议。根据实际情况，适时调整采购流程，确保其高效、简洁且符合超市运

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