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文档简介

人事档案管理业务流程一、制定目的及范围为提升人事档案管理的规范性与效率，确保人事信息的准确性与安全性，特制定本流程。该流程适用于公司所有员工的人事档案管理，包括新员工入职档案、在职员工档案及离职员工档案的管理。二、人事档案管理原则1.人事档案管理应遵循“真实、完整、安全”的原则，确保档案信息的真实性与完整性。2.所有档案信息必须严格保密，未经授权不得随意查阅或泄露。3.各部门应指定专人负责档案管理，确保档案的及时更新与维护。三、人事档案管理流程1.新员工入职档案管理1.1入职申请：新员工在入职前需填写《入职申请表》，并提交相关证件复印件。1.2资料审核：人事部门对新员工提交的资料进行审核，确保信息的真实性与完整性。1.3档案建立：审核通过后，建立新员工人事档案，录入系统并保存纸质档案。1.4档案归档：新员工入职后，及时将所有相关资料归档，确保档案的完整性。2.在职员工档案管理2.1信息更新：在职员工如有信息变更（如职位、薪资、联系方式等），需填写《信息变更申请表》，并提交相关证明材料。2.2变更审核：人事部门对变更申请进行审核，确保信息的准确性。2.3档案更新：审核通过后，及时更新员工档案信息，确保系统与纸质档案的一致性。2.4定期检查：定期对在职员工档案进行检查，确保档案信息的准确性与完整性。3.离职员工档案管理3.1离职申请：员工提出离职申请时，需填写《离职申请表》，并与直属上级沟通。3.2离职审核：人事部门对离职申请进行审核，确认员工离职原因及相关手续是否完备。3.3档案整理：离职手续办理完成后，整理离职员工的档案，确保所有资料齐全。3.4档案保存：离职员工档案需保存至法律规定的期限，期满后可进行销毁处理。四、档案管理的注意事项1.档案保密：人事档案属于敏感信息，所有档案管理人员需签署保密协议，确保信息安全。2.档案存储：纸质档案应存放在专用档案室，电子档案需定期备份，防止数据丢失。3.档案查阅：查阅人事档案需填写《查阅申请表》，并经相关负责人批准，确保查阅的合规性。五、档案管理的反馈与改进机制1.定期评估：定期对人事档案管理流程进行评估，收集各部门反馈，发现问题及时调整。2.培训与指导：定期对档案管理人员进行培训，提高其专业素养与管理能力。3.信息化建设：逐步推进人事档案管理的信息化，提升档案管理的效率与准确性。六、总结人事档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分，规范的档案管理流程能够有效提升

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