星级酒店采购流程

星级酒店采购流程一、制定目的及范围为确保星级酒店的采购活动高效、有序，特制定本采购流程。该流程适用于酒店日常运营所需的各类物资采购，包括但不限于食品、饮料、家具、设备、清洁用品等。通过建立规范化的采购流程，旨在提升采购效率、降低采购成本、确保物资质量，为酒店的优质服务提供保障。二、采购原则1.采购活动应遵循“公正、透明、竞争”的原则，确保每一项采购都经过合理的评估与选择。2.所有采购物资需通过正规渠道获得，确保其来源可靠，且必须索取合法发票。3.各部门应指定专人负责采购，申购人与采购人需保持独立，避免利益冲突。三、采购流程设计1.采购申请阶段在采购活动的最初阶段，相关部门需明确其需求。具体步骤如下：需求确认：申购人需根据实际需要，评估库存状况，明确所需物资的类型与数量。填写申购单：根据需求，申购人填写“采购申请单”，并附上相关说明，包括物资描述、数量、预算等。内部审批：申购单提交至部门负责人审核，确保采购需求的合理性与必要性。2.供应商选择在审批通过后，进入供应商选择阶段，具体步骤包括：市场调研：各部门需对潜在供应商进行调研，收集市场信息。询价过程：至少联系三家符合条件的供应商，索取报价单。评估报价：对各供应商的报价进行综合评估，考虑价格、质量、交货期等因素，确定合适的供应商。3.采购审批在选择好供应商后，需经过正式的采购审批流程：填写流转单：将供应商的报价及选择理由填写在流转单上。逐级审批：流转单需经过部门负责人、财务部门及采购部门的逐级审批，确保所有环节的透明性与合规性。最终审批：流转单需提交至酒店高层进行最终审批，确保采购决策的合理性。4.采购执行审批通过后，进入实际采购执行阶段：下单采购：采购人根据审批结果，与选定的供应商进行联系，确认订单，并签订采购合同。交付与验收：供应商按照合同约定的时间与地点交付物资，相关部门需对到货物品进行验收，确保其数量与质量符合要求。入库处理：验收合格后，物资入库，由仓库管理人员登记入库信息，确保库存管理的准确性。5.付款与报销物资入库后，进入付款与报销阶段：发票管理：采购人需向供应商索取合法发票，并妥善保管。付款申请：根据合同约定，采购人向财务部门提交付款申请，附上相关的验收单、发票等资料。财务审核：财务部门对提交的付款申请进行审核，确保所有资料齐全且符合规定后进行付款。6.采购记录与反馈为提升未来采购的效率与透明度，需进行采购记录与反馈：备案管理：所有采购单、流转单、验收单及发票等资料需进行归档，确保日后可查。绩效反馈：定期对各供应商的表现进行评估，包括交货及时性、物资质量、服务态度等，为未来的采购决策提供依据。流程优化：根据实际操作中的问题与反馈，定期对采购流程进行评估与优化，确保其适应性与高效性。四、特殊采购情形在日常采购过程中，可能会遇到特殊情况，需有相应的处理流程：紧急采购：在遇到突发情况（如设备故障、突发活动等）需进行紧急采购时，由应急小组直接联系供应商，快速处理，无需经过常规的审批流程。集中采购：对于办公用品、清洁用品等消耗品，各部门可在每月固定时间提交采购申请，由采购部统一进行集中采购，提高效率，降低成本。年度采购计划：针对长期需求的物资，需提前编制年度采购计划，报送财务部门进行预算审核，以确保资金的合理使用。五、采购纪律及监督在实施采购流程的过程中，需严格遵循采购纪律，确保流程的规范性与透明度：采购人员责任：采购人员需保持良好的职业道德，不得接受供应商的任何赠品或回扣，一经发现，将严肃处理。监督机制：酒店应设立专门的监督小组，对采购流程进行定期检查与审计，确保