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文档简介

采购管理制度及采购流程采购管理制度及操作流程一、制定目的及范围为提高公司整体采购效率，规范采购行为，降低采购成本，确保采购活动的透明性与合规性，特制定本采购管理制度。适用于公司所有采购活动，包括但不限于项目采购、年度采购、零星采购及应急采购。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：确保各供应商在同等条件下参与竞争，避免偏袒任何个体或公司。2.公开性：采购信息应在公司内部公示，保障透明度。3.合规性：所有采购物资需从合法商家获得，确保合规经营。4.经济效益：综合考量采购物品的质量、价格及服务，以实现最佳性价比。5.责任制：各部门负责采购的人员需明确，申购人与采购人不得为同一人，以确保监督。三、采购流程1.一般采购流程采购申请：申购人需先确认库存情况，填写“采购申请单”，并将申请单提交给部门负责人。申购审批：部门负责人审核申请单，必要时可要求提供预算，审批后签字并流转至采购部门。询价：采购部门在接到申请后，需对市场进行调研，向至少三家合格供应商询价，收集报价信息。核价：依据历史采购价格及市场行情分析，进行核价，并在申请单上记录核价结果。审批：经过核价后，流转单需逐级审批，最终报公司负责人进行审批。采购实施与验收入库：审批通过后，采购人员下单，待物资到货后，由指定验收人员进行质量和数量的验收，合格后入库。报销：物资到货后，采购人员需在一个月内提交报销申请，逾期不予受理。2.特殊采购流程集中计划采购：各部门需在每月25日前提交办公用品采购需求，由办公室统一进行采购，确保资源合理利用。零星采购：适用于临时性、金额较小的采购。采购人需获得部门负责人的口头或书面同意后方可执行。应急采购：针对突发紧急情况，采购人员可直接联系供应商进行采购，事后补充相关文件，无需事前询价。年度采购：需针对公司年度运营需求，提前编制年度采购计划，并向财务部报备预算。四、备案管理所有采购完结后，采购人员需将相关资料进行备案，包括采购申请单、流转单、验收入库单及发票或收款收据。备案资料需复印两份，一份提交财务部审核，另一份存档备查。五、采购纪律1.采购人员职责：采购人员需建立供应商资料档案，进行市场调查，确保采购物资的质量符合公司要求。2.采购人员行为规范：采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或馈赠，违者将依据公司纪律进行处理。3.保密义务：涉及商业机密或供应商信息的采购人员，需在采购结束后继续履行保密义务。六、采购流程的持续改进机制为确保采购制度的有效性和适应性，定期进行流程评估与优化。各部门需定期反馈采购过程中遇到的问题，并提出改进建议。公司将定期组织采购培训，提高采购人员的专业素养和法律意识，确保新制度的有效落实。七、总结与展望通过制定和实施本采购管理制度，力求在规范采购流程的同时，提升采购工作效率，降低采购成本，确保公司资源的合理配置与利用。未来，采购管理将继续与公司整体战略相结合，进一步优化采购流程，实现精细化管理，推动公司可持续发展。八、附件1.采购申请单范本2.采购流转单范本3.验收入库单范本4.供应商评价表

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