《Access数据库教程》课件第3章

3.1创建Access数据库3.2数据库窗口3.3有关组的操作

3.1.1创建空数据库

对于熟悉数据库的用户来说，如果要创建一个特殊的数据库，可以直接创建一个空的数据库，然后再依据自己的需要建立数据库。3.1创建Access数据库

1.调出“新建文件”任务窗格

在Access中，创建数据库都要用“新建文件”任务窗格来完成，调出此任务窗格的方法如下：

(1)如果是刚启动Access2003，界面上出现“开始工作”任务窗格，单击任务窗格上方的“其他任务窗格”按钮，调出它的下拉菜单，如图3-1所示，从中选择“新建文件”菜单命令，调出“新建文件”任务窗格，如图3-2所示。如果已经使用过其他的任务窗格，也可以单击这个按钮，调出“新建文件”任务窗格。

(2)如果工作界面上没有任务窗格，单击【文件】→【新建】菜单命令，或单击工具栏上的【新建】按钮都可以调出“新建文件”任务窗格。图3-1单击新建文件图3-2“新建文件”任务窗格

2.创建空数据库

创建空数据库的方法如下：

(1)在Access窗口中，选择【视图】→【任务窗格】命令，如图3-3所示。

(2)在“新建”栏中单击“空数据库”选项，如图3-4所示。图3-3【任务窗格】菜单图3-4选择空数据库

(3)调出“文件新建数据库”对话框，如图3-5所示，在“保存位置”下拉列表框中选择合适的路径(这里选择D:\Access)，在“文件名”文本框中输入数据库的名称(这里输入“基础篇-学生成绩管理系统”)，保存类型选择默认的“MicrosoftOfficeAccess数据库(*.mdb)”。

(4)单击【创建】按钮，就可以生成空数据库窗口，如图3-6所示。

图3-5“文件新建数据库”对话框图3-6“基础篇-学生成绩管理系统”数据库窗口3.1.2使用向导建立数据库

创建空数据库后，还要建立真正的基本数据，如表、查询、窗体与报表等。如果用户对数据库不太熟悉，则可以使用“数据库向导”来快速、有效地创建一个完整的数据库文件。“数据库向导”在让用户回答多个对话框所提出的问题后，建立一个用户所需要的数据库，在这个数据库中包括表、窗体、查询、报表及宏等完整的对象。使用向导创建数据库的具体操作步骤如下：

(1)单击【文件】→【新建】菜单命令，调出“新建文件”任务窗格，如图3-2所示。

(2)在“模板”栏中单击“本机上的模板”选项，调出“模板”对话框，如图3-7所示。图3-7“模板”对话框如果本机上的模板还不能满足要求，可以在该栏中选择到网上进行搜索，直接单击【OfficeOnline模板】按钮，下载更多的模板。

(3)在“模板”对话框中单击“数据库”选项卡，选择“联系人管理”模板，如图3-7所示。

(4)单击【确定】按钮，调出“文件新建数据库”对话框，如图3-5所示。

(5)在“保存位置”下拉列表框中选择合适的路径，在“文件名”文本框中输入“联系人管理”文字，保存类型选择默认的“MicrosoftOfficeAccess数据库(*.mdb)”。

(6)单击【创建】按钮，调出“数据库向导”对话框之一，如图3-8所示。这时如果要对数据库进一步进行设置，则单击【下一步】按钮；如果不再创建此数据库，则单击【取消】按钮；如果准备全部按向导中默认设置创建数据库，则可以单击【完成】按钮，直接创建。

注：本书中以后遇到的有关【上一步】、【下一步】、【取消】和【完成】按钮的使用方法和含义，都与上面所述的基本一致，向导的设置过程的作用都是相同的。

(7)单击【下一步】按钮，调出“数据库向导”对话框之二，如图3-9所示。图3-8“数据库向导”对话框之一

图3-9“数据库向导”对话框之二在“数据库中的表”列表框中显示了本数据库所创建的三个表：“联系信息”、“通话信息”和“联系类型”。在向导中不能修改表的数量和名称，单击一个表，则可在右侧的列表框中对表中的字段进行设置。

在此对话框中，【上一步】按钮有效，如果要修改对上一个对话框的设置，单击此按钮可以回到上一个对话框。

(8)在“数据库中的表”列表框中选中“联系信息”，则其右侧“表中的字段”列表框如图3-9所示，根据需要选择要增加的字段。在这个列表框中有所有可以选择的字段。在所列出的字段中有些是正体字，默认情况下字段前的复选框中有“√”标记，表示该字段为选中状态，这些字段是必选字段，不能取消；另外一些字段是斜体字，默认情况下字段前的复选框中没有“√”标记，如果单击该复选框，选中该项，则在表中可以添加此字段。

(9)单击【下一步】按钮，调出“数据库向导”对话框之三，如图3-10所示，在右侧的列表框中选择一种样式。在该对话框中要对在屏幕上显示的样式进行设置，右侧的列表框中是可以选择的样式，左侧为该样式的效果。

(10)单击【下一步】按钮，调出“数据库向导”对话框之四，如图3-11所示，对打印报表所用的样式进行设置，在右侧的列表框中选择一种样式。图3-10“数据库向导”对话框之三图3-11“数据库向导”对话框之四

(11)单击【下一步】按钮，调出“数据库向导”对话框之五，如图3-12所示。在“请指定数据库的标题”文本框中输入其标题，如果要在所有报表上加一幅图片，则可以选中“是的，我要包含一幅图片”复选框，这时【图片】按钮有效，单击它可以调出“插入图片”对话框，用于选择所需要的图片。

(12)单击【下一步】按钮，调出“数据库向导”对话框之六，如图3-13所示。如果对前面所做的工作没有要修改的内容，这时单击【完成】按钮；如果要重新设置前面的选项，单击【上一步】按钮。如果选中“是的，启动该数据库”复选框，则在创建完数据库后，直接启动该数据库，否则不启动它。图3-12“数据库向导”对话框之五图3-13“数据库向导”对话框之六

(13)单击【完成】按钮，则Access2003开始创建数据库，屏幕上显示正在创建的提示对话框，如图3-14所示。

创建完成之后就可以看到数据库窗口，如图3-15所示。同时在屏幕上显示“主切换面板”窗体，如图3-16所示。此窗体会在每次打开数据库后显示，目的是让用户在此进行操作。图3-14“数据库向导”对话框之七图3-15“联系人管理”数据库窗口图3-16“主切换面板”窗体在数据库中输入数据以后，如果要预览报表，可以在图3-16所示的窗体中单击“预览报表”选项，则显示下一层“报表切换面板”窗体，如图3-17所示，在这层窗体中选择要预览的报表名称。图3-17所示为选择“预览每周通话摘要报表”复选框后所出现的对话框，在该对话框中输入开始日期和终止日期后，单击【预览】按钮，就可以看到报表了。图3-17“报表切换面板”窗体3.1.3数据库的打开方式

打开数据库文件的方法有两种：第一种是使用Windows环境中打开文件的一般方法打开数据库文件；第二种是在Access主窗口中利用【文件】→【打开】命令来打开数据库文件。利用第二种方法打开数据库时有四种方式：共享方式、只读方式、独占方式、独占只读方式，如图3-18所示。图3-18打开数据库方式

(1)共享方式：网络数据库的访问方式，该数据库允许多个用户同时共享，使用户自己和其他用户都能读/写数据。

(2)只读方式：此方式只能查看但不能编辑数据库。

(3)独占方式：网络数据库的访问方式，此方式禁止其他用户再打开该数据库。

(4)独占只读方式：网络数据库的访问方式，具有只读和独占两种方式的属性，即只能查看不能编辑数据库，且不允许其他用户再打开数据库。3.2.1数据库窗口的构成

在打开数据库文件后，Access环境中才会出现数据库窗口，Access2003的数据库窗口如图3-19所示。从图中可以看出，数据库窗口由标题栏、工具栏、对象窗格和详细信息窗格四部分组成。3.2数 据 库 窗 口图3-19数据库窗口

1.标题栏

跟Access窗口标题栏的结构基本一致，不同的是数据库标题栏包含的内容有“文件类型”，无“应用程序名”，其他内容都一样，数据库标题栏操作参考第2章2.3节。

2.工具栏

工具栏中各工具的功能如图3-20所示。图3-20工具栏

3.对象窗格

在数据库窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。“对象”下分类列出了Access数据库中的所有对象，单击一个对象，例如单击“表”，窗口右边就会列出本数据库已经创建的所有表和创建表的方法。“组”则提供了另一种管理对象的方法，即可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组，或把不同类别的对象归到同一组中。在数据库中对象很多的时候，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。

4.详细信息窗格

在对象窗格中选择某一对象时，这一对象包含的内容就在详细信息窗格显示，在图3-19中，选中“表”对象，详细信息窗格中就显示了创建表的工具及已经创建的表。3.2.2数据库中的基本对象

1.表

表由字段和记录组成。字段是表中的列，每个字段代表一条信息在某一方面的属性，字段有类型，如“姓名”字段是字符型的，“年龄”字段是数字型的。字段的基本属性有字段名称、数据类型、字段大小、默认值等，将在4.1节中详细介绍。表是整个数据库系统的基础。一个数据库中可以包含多个数据表，一个表应围绕一个主题建立，如学籍表、成绩表。表之间可以建关系，建立了关系的多个表可以像一个表一样使用。

记录是数据表中的行，由一个或多个字段的值组成，一条记录是一条完整的信息，显示一个对象的所有属性。如“080101、90.00，88.00，80.00”可以作为一条记录，如图3-21所示。图3-21英语专业课成绩表

2.查询

查询是通过设置某些条件，从表中获取所需要的数据。按照指定规则，查询可以从一个表、一组相关表和其他查询中抽取全部或部分数据，并将其集中起来，形成一个集合供用户查看。将查询保存为一个数据库对象后，可以在任何时候查询数据库的内容。

查询类型有：选择查询、交叉表查询、生成表查询、更新查询、追加查询、删除查询、SQL特定查询和参数查询，如图3-22所示。图3-22查询类型

3.窗体

窗体是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象，是数据库和用户的一个联系界面，如图3-23所示，用于显示包含在表或查询中的数据和操作数据库中的数据。在窗体上摆放各种控件，如文本框、列表框、复选框、按钮等，分别用于显示和编辑某个字段的内容，也可以通过单击、双击等操作调用与之联系的宏或模块(VBA程序)，完成较为复杂的操作。

4.报表

报表可以按照指定的样式将多个表或查询中的数据显示(打印)出来，如图3-24所示。报表中包含了指定数据的详细列表。报表也可以进行统计计算，如求和、求最大值、求平均值等。报表与窗体类似，也是通过各种控件来显示数据的，报表的设计方法也与窗体基本相同。图3-23窗体

图3-24报表

5.页

页(或称为数据访问页)可以实现数据库与Internet(或Intranet)的相互访问。数据访问页就是Internet网页，将数据库中的数据编辑成网页形式，可以发布到Internet上，提供给Internet上的用户共享。也就是说，网上用户可以通过浏览器来查询和编辑数据库的内容，如图3-25所示。

6.宏

宏是若干个操作的组合，用来简化一些常用的操作。用户可以设计一个宏来控制系统的操作，当执行这个宏时，就会按这个宏的定义依次执行相应的操作。宏可以打开并执行查询、打开表、打开窗体、打印、显示报表、修改数据及统计信息、修改记录、修改表中的数据、插入记录、删除记录、关闭表等操作，如图3-26所示。图3-25页码

图3-26宏

7.模块

模块是用VBA语言编写的程序段，它以VisualBasic为内置的数据库程序语言。对于数据库的一些较为复杂或高级的应用功能，需要使用VBA代码编程实现。通过在数据库中添加VBA代码，可以创建出自定义菜单、工具栏和具有其他功能的数据库应用系统。3.2.3数据库对象的命名规则

在数据库中创建对象时，需要给它们命名。命名允许的自由度很大，但也要遵循以下原则：

(1)任何一处对象的名称不能与数据库中其他同类对象同名，例如不能有两个名为“学生”的表。

(2)表和查询不能同名。

(3)命名字段、控件或对象时，其名称不能与属性名或Access已经使用的其他要素同名。

(4)名称最多可用64个字符，包括空格，但是不能以空格开头。

虽然字段、控件和对象名中可以包含空格，但要尽量避免这种现象。原因是某些情况下，名称中的空格可能会和MicrosoftVisualBasicforApplications存在命名冲突。用户应该尽量避免使用特别长的字段名，因为如果不调整列的宽度，就难以看到完整的字段名。

(5)名称可以包括除句号(.)、感叹号(!)、重音符号(`)和方括号([])之外的标点符号。

(6)不能包含控制字符(0～31的ASCII值)。

(7)在MicrosoftAccess项目中，表、视图或存储过程的名称中不能包括双引号(“)。

(8)为字段、控件或对象命名时，最好确保新名称和MicrosoftAccess中已有的属性或其他元素的名称不重复；否则，在某些情况下，数据库可能产生意想不到的结