合同档案管理办法_第1页
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文档简介

第一章总则为了加强对公司合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等工作，保障合同档案的安全、完整、准确、有效利用，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。第二章合同档案的定义和范围1.定义：合同档案是指公司在经济活动中与其他单位或个人签订的各种合同、协议、意向书等文件材料，以及在履行合同过程中形成的各种记录、报告、批件等文件材料。2.范围：包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、借款合同、技术开发合同、技术转让合同、服务合同等。第三章合同档案的管理职责1.档案管理部门：负责制定和完善合同档案管理制度，指导和监督合同档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等工作，定期对合同档案进行检查和评估。2.业务部门：负责合同的签订、履行和管理工作，按照合同档案管理制度的要求，及时将合同档案资料移交档案管理部门，并对合同档案的真实性、完整性和有效性负责。3.财务部门：负责合同涉及的财务事项的审核和记录，协助业务部门进行合同的签订和履行工作，按照合同档案管理制度的要求，及时将合同涉及的财务资料移交档案管理部门。第四章合同档案的收集和整理1.收集时间：业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同档案资料移交档案管理部门。2.收集内容：合同档案资料包括合同文本、补充协议、附件、签约过程中的往来函件、会议纪要、审批文件等与合同有关的全部文件材料。3.整理要求：合同档案资料应按照合同编号、签订日期、合同类型等进行分类整理，并编制目录和索引，以便于查阅和利用。第五章合同档案的借阅和利用1.借阅审批：合同档案原则上不得外借，确因工作需要借阅的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人审批同意后，方可借阅。2.借阅期限：借阅合同档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅责任：借阅人应妥善保管合同档案，不得擅自复制、转借、涂改或损坏，如发现遗失或损坏，应及时报告档案管理部门。4.利用方式：合同档案的利用方式包括查阅、复制、摘录等，查阅和复制合同档案应经过部门负责人审批同意。第六章合同档案的安全和保密1.安全措施：档案管理部门应采取防火、防盗、防潮、防虫蛀等措施，确保合同档案的安全。2.保密要求：合同档案涉及公司的商业秘密和机密信息，借阅人应严格遵守公司的保密制度，不得泄露合同档案的内容。3.违规处理：如发现违反合同档案管理制度的行为，应根据情节轻重，给予批评教育、经济处罚、纪律处分等处理措施。第七章合同档案的销毁1.销毁范围：对于超过保管期限、无保存价值或已失去利用价值的合同档案，应进行销毁。2.销毁程序：销毁合同档案应经过部门负责人审批同意，并报公司领导批准，由档案管理部门负责实施，并对销毁过程进行记录和监销。3.销毁要求：销毁合同档案应采用碎纸机等安全可靠的方式进行，并确保销毁彻底，无法恢复。第八章附则1.本办法由公司档案管理部门负责解释和

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