2024年版会议费用标准协议版

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL2024年版会议费用标准协议版本合同目录一览1.会议费用标准1.1会议费用的定义与范围1.2会议费用的计算方式1.3会议费用的支付方式与时间2.会议场地与设施2.1场地租赁费用2.2设施租赁费用2.3场地与设施的使用规定3.会议餐饮服务3.1餐饮服务的种类与费用3.2餐饮服务的时间与地点3.3餐饮服务的特殊要求4.会议住宿安排4.1住宿费用的标准与支付4.2住宿地点与设施4.3住宿预订与取消政策5.会议交通服务5.1交通费用的标准与支付5.2接送机服务的规定5.3内部交通服务的规定6.会议周边服务6.1会议旅游服务的提供6.2会议活动安排与费用6.3会议礼品与纪念品提供7.会议技术支持7.1技术支持服务的范围与费用7.2设备租赁与使用规定7.3技术支持团队的配备与服务8.会议保险服务8.1保险种类的提供与费用8.2保险购买与理赔流程8.3保险责任的认定与赔偿标准9.会议取消与改期9.1会议取消的条件与后果9.2会议改期的条件与规定9.3取消与改期的通知流程10.会议费用结算10.1结算方式与时间10.2发票开具与报销流程10.3尾款支付与结算确认11.会议保密协议11.1保密信息的定义与范围11.2保密责任的认定与期限11.3保密协议的解除与违约责任12.会议法律适用与争议解决12.1合同适用的法律12.2争议解决的方式与地点12.3法律诉讼的时效与管辖13.会议合同的签订与生效13.1合同签订的程序与要求13.2合同的生效条件与时间13.3合同的续签与终止条件14.会议其他事项14.1合同的修改与补充14.2合同的传递与保管14.3合同双方的联系方式第一部分：合同如下：第一条会议费用标准1.1会议费用的定义与范围1.1.1会议费用包括但不限于会议场地租赁费、设施租赁费、餐饮服务费、住宿安排费、交通服务费、周边服务费、技术支持服务费、保险服务费等。1.1.2会议费用不包括参会人员个人消费及与会议无关的其他费用。1.2会议费用的计算方式1.2.1会议费用的计算将根据实际参会人数、会议时长、场地规模及设施要求等因素进行。1.2.2会议费用的计算公式为：会议费用=参会人数×人均费用+其他额外费用。1.3会议费用的支付方式与时间1.3.1会议费用应在会议开始前至少30天支付50%的预付款。1.3.2会议开始前至少15天支付剩余的50%费用。1.3.3支付方式可以为银行转账、、支付等，具体方式由双方协商确定。第二条会议场地与设施2.1场地租赁费用2.1.1场地租赁费用根据场地面积、会议时长、设备需求等因素进行计算。2.1.2场地租赁费用包括场地的使用、基本设备（如投影仪、音响设备等）的租赁。2.2设施租赁费用2.2.1设施租赁费用根据设施的类型、数量、使用时长等因素进行计算。2.2.2设施租赁费用包括但不限于舞台设备、灯光音响设备、家具租赁等。2.3场地与设施的使用规定2.3.1参会人员应遵守场地的使用规定，不得擅自改变场地设施的使用目的。2.3.2会议期间，参会人员应妥善使用场地及设施，如有损坏，需照价赔偿。第三条会议餐饮服务3.1餐饮服务的种类与费用3.1.1餐饮服务包括早餐、午餐、晚餐及茶歇。3.1.2餐饮服务费用根据参会人数、餐饮标准、特殊要求等因素进行计算。3.2餐饮服务的时间与地点3.2.1餐饮服务的时间与地点应根据会议议程进行安排，并在会议通知中明确告知参会人员。3.2.2特殊餐饮要求（如素食、无麸质等）应在预订前至少7天通知，以便于安排。3.3餐饮服务的特殊要求3.3.1参会人员如有特殊餐饮要求，应在预订时提出，并经双方协商确认。3.3.2特殊餐饮要求的费用根据实际需求进行计算，并在合同中明确。第四条会议住宿安排4.1住宿费用的标准与支付4.1.1住宿费用根据住宿的星级、房型、住宿时长等因素进行计算。4.1.2住宿费用应在会议开始前至少30天支付50%的预付款。4.1.3会议开始前至少15天支付剩余的50%费用。4.2住宿地点与设施4.2.1住宿地点应位于交通便利、安全区域内，并具备会议所需的设施。4.2.2住宿设施包括但不限于床铺、空调、热水、无线网络等。4.3住宿预订与取消政策4.3.1住宿预订应在会议开始前至少30天完成，并支付预付款。4.3.2如有取消，取消政策根据住宿协议的具体规定执行。第五条会议交通服务5.1交通费用的标准与支付5.1.1交通费用根据交通工具、距离、人数等因素进行计算。5.1.2交通费用应在会议开始前至少30天支付50%的预付款。5.1.3会议开始前至少15天支付剩余的50%费用。5.2接送机服务的规定5.2.1接送机服务应根据参会人员的到达和离开时间进行安排。5.2.2接送机服务费用包含在交通费用中，不另外计费。5.3内部交通服务的规定5.3.1内部交通服务包括但不限于会议期间的巴士租赁、出租车安排等。5.3第八条会议周边服务8.1会议旅游服务的提供8.1.1会议旅游服务包括但不限于景点游览、文化体验、团队建设活动等。8.1.2旅游服务费用根据服务内容、人数、时长等因素进行计算。8.2会议活动安排与费用8.2.1会议活动包括但不限于欢迎晚宴、闭幕晚宴、主题演讲、互动环节等。8.2.2活动费用根据活动内容、场地租赁、设备需求、嘉宾费用等因素进行计算。8.3会议礼品与纪念品提供8.3.1会议礼品与纪念品包括但不限于定制笔记本、纪念T恤、参会证等。8.3.2礼品与纪念品费用根据采购成本、定制费用、数量等因素进行计算。第九条会议技术支持9.1技术支持服务的范围与费用9.1.1技术支持服务包括但不限于会议设备租赁、现场技术指导、多媒体制作等。9.1.2技术支持费用根据服务内容、设备租赁费用、技术人员费用等因素进行计算。9.2设备租赁与使用规定9.2.1设备租赁费用根据设备类型、租赁时长、损坏赔偿标准等因素进行计算。9.2.2参会人员应遵守设备使用规定，不得擅自改动设备设置。9.3技术支持团队的配备与服务9.3.1技术支持团队应具备相关领域的专业技能，并提供全程服务。9.3.2技术支持团队应在会议开始前至少1小时到达现场，进行设备检查与调试。第十条会议保险服务10.1保险种类的提供与费用10.1.1保险服务包括但不限于会议取消保险、人身意外伤害保险、财产安全保险等。10.1.2保险费用根据保险种类、保额、人数等因素进行计算。10.2保险购买与理赔流程10.2.1保险购买应在会议开始前至少30天完成，并提供保险凭证。10.2.2理赔流程应符合保险公司相关规定，如需协助，会议组织方应提供帮助。10.3保险责任的认定与赔偿标准10.3.1保险责任认定应依据保险合同及法律规定。10.3.2赔偿标准应根据保险合同约定的赔付比例及金额进行。第十一条会议取消与改期11.1会议取消的条件与后果11.1.1会议取消的条件包括但不限于自然灾害、社会安全事件等不可抗力因素。11.1.2会议取消后果包括但不限于已支付费用的退还、合同约定的赔偿等。11.2会议改期的条件与规定11.2.1会议改期的条件包括但不限于参会人员变动、会议内容调整等。11.2.2会议改期应至少在会议开始前30天通知，并重新协商合同内容。11.3取消与改期的通知流程11.3.1取消与改期的通知应通过书面形式进行，并由双方确认。11.3.2会议组织方应在取消或改期后及时通知参会人员及相关方。第十二条会议费用结算12.1结算方式与时间12.1.1结算方式包括但不限于银行转账、、支付等。12.1.2结算时间应在会议结束后30天内完成。12.2发票开具与报销流程12.2.1会议费用报销应提供相关合同、支付凭证、发票等。12.2.2发票开具应符合国家税务总局相关规定，并提供给参会人员。12.3尾款支付与结算确认12.3.1尾款支付应在会议结束后30天内完成。12.3.2结算确认应由双方核对无误后签字盖章。第十三条会议保密协议13.1保密信息的定义与范围13.1.1保密信息包括但不限于会议内容、参会人员名单、商业秘密等。13.1.2保密信息范围应根据会议性质、参会人员身份等因素确定。13.2保密责任的认定第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.附件一：会议场地租赁合同详细说明：本附件详细列出了会议场地租赁的条款，包括场地的面积、设施、租赁时间、租金等。2.附件二：设施租赁费用明细表详细说明：本附件详细列出了会议设施租赁的费用，包括设施的类型、数量、租赁时间、租金等。3.附件三：餐饮服务协议详细说明：本附件详细列出了餐饮服务的条款，包括餐饮的种类、标准、服务时间、地点等。4.附件四：住宿安排确认单详细说明：本附件详细列出了住宿安排的条款，包括住宿的地点、房型、住宿时间、租金等。5.附件五：交通服务协议详细说明：本附件详细列出了交通服务的条款，包括交通工具、服务时间、接送机服务等内容。6.附件六：周边服务协议详细说明：本附件详细列出了会议周边服务的条款，包括旅游服务、活动安排、礼品提供等内容。7.附件七：技术支持服务协议详细说明：本附件详细列出了技术支持服务的条款，包括技术支持的范围、设备租赁费用、技术人员服务等。8.附件八：保险服务协议详细说明：本附件详细列出了保险服务的条款，包括保险种类、保险费用、理赔流程等内容。9.附件九：会议取消与改期协议详细说明：本附件详细列出了会议取消与改期的条款，包括取消与改期的条件、通知流程、后果等。10.附件十：费用结算协议详细说明：本附件详细列出了费用结算的条款，包括结算方式、时间、发票开具与报销流程等。11.附件十一：保密协议详细说明：本附件详细列出了保密协议的条款，包括保密信息的定义、保密责任的认定、保密协议的解除与违约责任等。说明二：违约行为及责任认定：1.会议组织方违约行为示例：会议组织方未能按照约定时间提供场地、设施、餐饮服务等，未能按照约定时间支付租金、费用等。2.参会人员违约行为示例：参会人员未能按照约定时间支付费用，未能按照约定要求使用场地、设施等。3.违约责任认定标准示例：违约方应承担违约责任，包括支付违约金、赔偿损失等，具体责任认定应根据合同条款和相关法律规定进行。说明三：法律名词及解释：1.会议费用：指为举办会议而产生的各项费用，包括场地租赁费、设施租赁费、餐饮服务费、住宿安排