【工程公司】内部控制手册-采购与付款管理

采购与付款管理流程

…公司内部控制手册采购与付款管利流程

采购与付款管理流程

一、流程概述

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二、不兼容职费表

“X”表示不相兼容的职费

附注

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供应商选择/管理/评估

B.C提出采购需求

D采购需求的审批

E蛤收货物

F申旃付款

付款审批

G.付歆/应收账款的账务管理

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“•公司内部控制手册采购与付款管理流程

第一节：供应商选择、管理及评价

1.流程概述

本流器用于描述供应商选择、管理及评价以及维护的江程.

2.相关部门涉及的职责

业务呆障部：建立供应商管理办法；负优供应商的选并和考核评价：建立并维护供应商信息主文档;

3

“•公司内部控制手册采购与付款管理流程

3.流程困

PU-01-01供应商管理流程

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”•公司内部控制手册采戚与付款管理流程

4.风险控制矩阵

控制目标控制活动控制活动相关报告

风险编号控制目标控制洁动相关制度

塘号塘号责任部门或表单

IUGC-PU-诀乏完善的供应IUGC-PU-企业应当加强对HJGC-PU-供应商评估和准入制度的建立业务保障部合格供应商无

RI-101商管理,不利了C0-101供应商的管理，CA-101公司制定了《合格供应商管理细则3管理细则

公司规范供应商建在科学的供应现范台楙供应箭的晞选和管理程序.

选择.评估与管商准入和评估程对供应商的准入条件.评评方法.考

理,可能导致公序，对供应商主核办法以及在as门职费分工均作出明

司因接纳劣顷供文档的修或应其确规定.

应商而引发经济实、准确、及时

损失.并进行定用熨

核.

HJGC-PU-新供应商准入业务保障部合格供应商供应商调

CA-102各业务部门可自主提交潜在供应商清管理细则查表

革,业务保障部根据《合格供应商管供应曲初

理细则》对满足规定的基本要求的供事确认表

应商组织开展调查,并整理嫡制《供供应商考

应商渭衣去》.由评审小虹审核滋在次报告

供应商，形成《供应商初出确认合格供应

表》：商审批单

经主管领导审批后由各部匚组织实地

专察，考察人员至少包含两名技术人

员,考察结果由实施部门形成《供应

商考察报告》：

完成潜在供应商考察泞审工作后，对

供应商评价井填写《合格供应曲审批

华》.经由公司主管领导审核后•评

审小组将合格供应商登记到《合格供

应两名录3,并报上海环境集团审

批；

经上海环境集团审枇通过的合格供应

商名录,在公司内部网站上进行公

示.

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控制目标控制活动控制活动相关报告

风险编号风险控制目标控制活动相关制度

编号编号责任部门或表单

HJGC-PU-供应商年度评审业务保障部合格供应商合格供应

CA-103公司针对不同类型的供应商特制H"考管理细则两年度评

核办法，年年考核一次,住业务保障审表

部负所组织评审小组对4合格供应曲

冬录。进行年度评审.城”《介格供

应商年度评审衰》,对于不符合评审

标准的供应商取消其合格供应商资

格.考核合格的供应商自动进入下•

年度合格供应商短名单.

HJGC-PU-供应圈信息的1ft护业务保隙部合格供应商合格供应

CA-104公司业务保障部指定专人,收集、建管理细则商名录

立和维护供应商档案,其内容包括供

应商边杼、评定、考核过程中产生的

所有原始资料和记录性文件.同时.

if文和维护《合格供应商电录》.其

中府向.括：供应商幺林.黑木信.电.

提供产品或服务类型等.

供应商目录应设定密码写保护，仅有

管理员和少数被授权人能进行煽我，

供有需要但是被授权的公届人员进行

查阅。

6

…公司内部控制手册采购与付款花理流程

5.相关制度

制度名称生效日期

1_沏环境工程技术有照公司«台恪供应商管理细则3

6.相关报告/表单

供应商调在表

供陶商初审确认我

供应商考察报告

合格共应商审批祖

合格共应新年度评审衰

合格共应商目录

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第二节：采购申请和审批

1.流程概述

本流型用于描述采购计划编制与采购申请的过程.

2.相关部门涉及的职击

业务球障部：负货汇总生产性采的相关部门年度生产经营计划上报计划财务部.并开展生产性材料采物：

办公空：负贵汇的非生产性枭曲相关部门年度生产经青计划上报计划财务部，井开展非生产性采购：

工程逮设中心、技术运营中心：负责年度生产经营计到的编制与上报,根据实际需要提出采购需求，编制采购计划和采购申请并开展生产性服务采购与分包

采购.

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“•公司内部控制手册采购与付款管理流程

3.流程困

PJ-02-01采购管珅流程

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”•公司内部控制手册采戚与付款管理流程

4.风险拉制矩阵

控制目标控制活动控制活动相关报告

风险编号风险控网目标控制洁动相关制度

始号褊号责任部门或交单

HJGC-PU-未制定需求或采HJGC-PU-合理甑1制枭购计HJGC-PU-采购计划的编制与审批各业务部门4生产性物年度生产

RI-20；购计划，可能导C0-201划和预算,并经CA-201母年第四季度，各业务部匚根据公司业务保障部资采购管理姓营计划

致采购支出与企适当审批.年度生产是代计划和预算编制要求，办公室办法》表

权生产计划不协编制本部门年度生产经营计划表•交计划财务部

调等。部门负甘人审核并上报至计划采购经

办制门审核，财务部汇总公司年度生

产经营计划龙.上报上海环境集团进

行审批.

母月初，各部门结合门勺实际情况，

将年度采购分好至每个月，以现金收

支预算我形式并上报计划财务部备

案.计划财务部汇总各部匚现金收支

预鸵情况后，作为各部门预算内采购

的依掘标准.

HJGC-PU-采购申请未任合IIJGC-PU-实际采期根期采HJGC-PU-单批采购申请审批各业务部门《生产性物请购单

R1-202理审批.可能导8-202购计划进行,并CA-202采照霜求部门根据甯要城卷《请购业务保障部资采购管理

致不符实际SG求经过适当的审室i.经部门负贲人'分管领导批准办公室办法》

的采购或随意超批，后逋交至该类采购归口部匚进行枭

计划采购.购.

IUGC-PU-计划外采购申请审批各业务部门4生产性物计划外来

CA-203对于预算外的采足,愿由采购需求都资采购管理购申请单

门煽制计划外果购申请单.递交公司办法》

分管领导与总经理审核后住采购实施

部门进行采购，由「业夯煨长导致的

采朋计划大做超过预冷计“及时调整

相的预算表.

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”•公司内部控制手册采阙与付款管理流科

5.相关制度

制度名称生效日期

上海环境工程技术有限公司《生产性物资采购管理办法》

6.相关报告/表单

年度生产经背计划发

请购空

计划外采购申请单

II

”•公司内部控制手册采购与付款管理流程

第三节：采购招标和合同签订

1.流程概述

本流程用丁描述设法、材料、服务采购的招标流程，包括招标中清、招标文件编制、开标、评标、定标等；采购合同的编制签审、采购实枪和记录，

2.相关部门涉及的职责

工程里设中心/技术运营中心：例责组织发起生产性服务、分包采购招标、编制招标文件、坦织开标评标定标，以及采购合同的编洌与签审发起；

业务球牌部：负货组织发起生产性资产果购招标、编制招标文件、组织开标评标定标.以及采购合同的编制与笺审发起：

办公室；负叱组的发起非生产性采购招标、编制招标五件、组织开标评标定标，以及采购合同的编制与筌审发起；对各部门的采购合同进行审核预归档。

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•・•公司内部控制手册采购与付款管理流程

3.流程困

PU-03-01采初招标与合同检订管理流程

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”•公司内部控制手册采戚与付款管理流程

4.风险拉制矩阵

护制目标抖制活动抖制活动相关报告

风险编号风险控制目标控制活动相关制度

编号编号责任部门或表单

HJGC-PU-缺乏对招投标的HJGC-PU-采腕应该严格遵HJGC-PU-招标采照相关制度建立市场开发部《招标管理无

RI-30.旬效管理.导致C0-301循国家招投标法CA-301公司巾场开发部制定*招标管理办办法》

企业面临违规风等相关规定，开法》.对各类采购的招标形式做出了

险，同时给公司展招投标工作.要求.并对招标采购的程序、各部门

造成损失.职页分工做了明碱规定.

由于项目的特殊性,不能按招标程序

操作的，经招标工作小组集体讨论并

报上练钱批准后方可实it.

IIJGC-PU-招标文件煽制与修改业务保障部《招标管理招标比选

CA-302实施部门需在计划比选日前14天内办公室办法》方案

拟定比选方案、比选文件，井报市场工程建设中招标文件

开发部预审，招标组审核审批.心

招标组会审完成出具修改意见,实施技术运营中

部门羔任2个工作U内完成修改并将心

修改H的文朴及方案上批招标出中巾场开发部

核.

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”•公司内部控制手册采购与付款管理流程

控制目标控制活动控制活动相关报告

风险编号风险控制目标控制活动相关制度

埔号娘号责任部门期表单

HJGC-PU-确定邀标名单业务保冏部《招标管理短名单抽

CA-303比选招标：办公室办法》取结果审

由招标小组组织.党群工件部和实施工程建设中批单

部门参加,对被比选的单位进行短名心招标地请

取抽签，根据抽签结果由项日实鹿部技术运营中函

门通知被邀请的取位，发达招标建询心询价通知

函：市场开发部书

倘在投标单位在3家及其以上，并在

计划开标H前至少5天前龙外发放比

选文件：

询价采购:

询价小组根据采购需求，从符合相应

资格条件的供应商短名於供应商发出

制价通电书获取供应商报价：

碉保询价单位在3家及其以上，旦要

求被询价的供应附.次JUH.小将更改

的价格.

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”•公司内部控制手册采购与付款管理流程

控制目标控制活动控制活动相关报告

风险编号风险控制目标控制活动相关制度

埔号娘号责任部门期表单

HJGC-PU-开标评标招标小组《招标管理评标委员

CA-304比选招标：办法》会推荐去

在比选文件规定的开标时间前2个工评审汇总

作H内，由招标小姐会同项目主管部表

门和纪委监督人员，确定评标委员会评标意见

专家人员：书

比选过程由招标小组组织开评标.评

标委员会按照招标文件确定的标准和

方法，对投标文件进行评洋和比较，

询价采购:

询价小"筛实施部门和有关专家共三

人以上的单数用成，询价小组应当对

采照项目的价格构成和评定成交的标

准等事项做出规定.