行政文件与文档管理制度

行政文件与文档管理制度第一章总则第一条目的为确保企业行政事务的顺利进行，规范行政文件与文档的使用、存储和管理，提高工作效率和信息安全性，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于企业内全部部门的行政文件与文档管理工作。第三条定义行政文件：指企业内部产生的与行政事务相关的正式文件，包含但不限于公文、通知、公告、决议、报告、备忘录等。文档：指企业内部的各类文件，包含但不限于Word、Excel、PDF等电子文档和纸质文档。第四条基本原则规范性原则：行政文件与文档的使用、存储和管理应符合法律法规的规定，遵守企业的相关规章制度。保密性原则：行政文件与文档的存储和管理应保证信息的安全性和机密性，防止泄露和损失。简捷性原则：行政文件与文档的管理应简洁高效，避开冗余和重复，便于查找和使用。第二章行政文件与文档的创建与归档第五条创建行政文件的程序行政文件应由有权机关或责任部门责令编制，相关人员依照规定的格式和要求进行撰写。行政文件的标题应准确反映主题，内容应清楚明白，避开使用模糊、歧义或夸大的词语。行政文件应注明文件编号、日期、发文机关、签发人等信息，并附带必需的附件和参考文件。第六条行政文件的归档程序行政文件应依照文件的类别和紧要性进行分类，并订立文件归档计划和归档目录。行政文件应编制文件封面，标注文件编号、标题、日期等信息，并依照归档计划进行整理和存放。行政文件的归档应设定保管期限，并定时进行档案的整理、验收和销毁。第三章行政文件与文档的存储与保管第七条存储媒介的选择电子文档应存储在企业统一规划的电子文件管理系统中，禁止将文件存储至个人电脑或移动存储设备。纸质文档应存放于专用的文件柜、文件盒或档案室中，确保干燥、通风、防潮和防火。第八条电子文档的备份与恢复电子文件管理系统应定期进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质中，并设置密码和访问权限。对于关键性电子文档，应定期进行紧急备份，并保管在不同的地方以防止意外情况的发生。第九条纸质文档的保管与销毁纸质文档应依照文件的保管期限存放，并定期进行巡检和整理，确保文件的完整性和准确性。特定类型的纸质文档（如合同、协议）到期后，应及时销毁，并填写销毁记录，确保不被他人利用。第四章行政文件与文档的查阅与传递第十条查阅行政文件的权限企业内部人员可以依据工作需要查阅相关行政文件，但需遵守文件的保密要求和访问权限。部门间的文件查阅应经过相关部门负责人的授权，确保相关信息的安全性。第十一条行政文件的传递与沟通行政文件的传递与沟通应使用企业专用的通信工具，如企业邮件系统、内部通讯软件等。文件传递过程中，应注意文件的完整性和安全性，避开信息的泄露和损坏。第五章行政文件与文档的监督与责任第十二条监督和检查企业内部应设立行政文件与文档管理的监督部门，负责对行政文件与文档管理工作进行监督和检查。监督部门应定期进行检查，并及时发现并处理工作中存在的问题和不合规行为。第十三条违规处理对于违反本制度的行为，依照企业相关规章制度进行处理，包含但不限于口头警告、书面通报、记过、降职、开除等。第六章附则第十四条本制度的解释和修订本制度的解释权归企业管理负责人全部。如需对本制度进行修订，应经企业管理负责人批