ISO 56001-2024《创新管理体系-要求》专业解读与应用实践指导材料之21：“7支持-7.5成文信息”（雷泽佳编制-2025B0）

ISO56001-2024《创新管理体系—要求》专业解读与应用实践指导材料之21：“7支持—7.5成文信息”ISO56001-2024《创新管理体系—要求》专业解读与应用实践指导材料之21：“7支持—7.5成文信息”（雷泽佳编制，2025年1月）ISO56001-2024《创新管理体系—要求》ISO56001-2024《创新管理体系—要求》7.5成文信息7.5.1总则组织的创新管理体系应包括：a）本标准要求的成文信息；b）组织所确定的、为确保创新管理体系有效性所需的成文信息。注：对于不同组织，创新管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：——组织的规模、成熟度，以及活动、过程、产品和服务的类型；——过程及其相互作用的复杂程度；——人员的能力。7.5.2成文信息的创建和更新在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：a）标识和说明（如标题、日期、版本、作者、索引编号）；b）形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）；c）评审和批准，以保持适宜性和充分性。7.5.3成文信息的控制应控制创新管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：a）在需要的场合和时机，均可获得并适用；b）予以妥善保护（如：防止泄密、不当使用或缺失）。为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：a）分发、访问、检索和使用；b）存储和防护，包括保持可读性；c）更改控制（如版本控制）；d）保留和处置。对于组织所确定的策划和运行创新管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当识别，并予以控制。注：对于成文信息的“访问”可能意味着仅允许查阅或者意味着允许查阅和并授权修改。支持成文信息总则组织的创新管理体系应包括：ISO56001标准要求的成文信息；ISO56001标准条款ISO56001标准要求的成文信息4.3创新意图创新意图应以成文信息的形式提供4.4确定创新管理体系的范围范围应说明产品、过程和运行、组织结构和职能以及地理位置（如适用）所涵盖的内容，并以成文信息的形式提供5.2.2沟通创新方针创新方针应作为成文信息提供，并在组织内进行沟通并得到理解，适宜时可为相关方所获取5.3.2沟通创新战略创新战略应作为成文信息提供，并在组织内进行沟通并得到理解和应用，适宜时可为相关方所获取6.2.1创新目标创新目标应与创新方针和创新战略保持一致，可测量（如果可行），并以成文信息的形式提供9.1.2监视、测量、分析和评价组织应监视、测量、分析和评价创新管理体系的有效性应提供适当的成文信息，以作为结果的证据9.2.3内部审核组织应提供成文信息作为实施审核方案以及审核结果的证据9.3.2管理评审应提供成文信息作为管理评审结果的证据10.2.3不符合与纠正措施成文信息应作为以下内容的证据：不符合的性质及随后采取的任何措施；任何纠正措施的结果组织所确定的、为确保创新管理体系有效性所需的成文信息。组织自定义成文信息的范围；组织所确定的成文信息应涵盖创新管理体系的各个方面，包括但不限于创新战略、创新过程、资源管理、风险管理、知识管理、监视与测量、改进机会识别等。这些成文信息应根据组织的特定需求、业务环境、创新目标和战略方向进行定制。为确保创新管理体系的有效性，组织应特别关注以下几类成文信息的制定和管理：过程自主确定的成文信息名称自主确定的成文信息内容概述组织环境分析外部和内部因素分析报告涵盖气候变化、政治、经济、市场、社会、技术、法律法规、标准、环境和道德因素等，详细分析这些因素对组织创新活动的影响。报告应定期更新，以反映外部环境的变化和内部条件的调整。相关方管理相关方需求与期望管理文档列出与机遇领域和创新管理体系相关的当前和潜在的内部和外部相关方。详细记录这些相关方的需求、期望和要求，以及组织如何满足这些需求、期望和要求的策略。支持性文化和合作支持性文化和合作方法指南描述组织如何培育支持创新的文化，包括鼓励创造力、风险承担、合作和共同创造等价值观。提供合作方法的指导，包括如何建立和管理内部和外部合作关系。领导作用和承诺领导作用和承诺声明最高管理者应发布一份声明，明确展现其对创新管理体系的领导作用和承诺。声明内容应包括确保创新意图、方针、战略和目标与组织战略方向相一致，以及确保创新管理体系要求融入组织结构和业务过程的承诺。创新文化创新文化宣言最高管理者应发布一份创新文化宣言，确定并支持鼓励创造力和有效执行并存的组织文化。宣言应强调对变化的开放性、勇于承担风险的重要性，以及倡导合作和共同创造的文化氛围。岗位职责和权限分配岗位职责和权限分配表组织应制定一份岗位职责和权限分配表，明确组织内部相关岗位的职责和权限。确保职责和权限得到分配、沟通和理解，促进组织内部的协作和配合。风险和机遇应对风险和机遇应对措施报告在策划创新管理体系时，组织应编制一份风险和机遇应对措施报告。报告应考虑外部和内部因素、相关方的需求、期望和要求以及创新战略，确定需要应对的风险和机遇，并提出相应的应对措施。变更策划变更策划方案当组织确定需要对创新管理体系进行变更时，应编制一份变更策划方案。方案应明确变更的目的、内容、实施步骤和时间表，确保变更按所策划的方式实施。创新组合管理创新组合管理手册组织应建立、实施并保持一份创新组合管理手册。手册应包含评价、改进和优先考虑创新组合及其行动的明确准则，确保创新组合与创新战略和目标相一致。组织结构调整与优化组织结构图及说明组织应编制一份组织结构图及说明，展示具有适应性并适合实现创新管理体系预期结果的组织结构。说明应包括各部门的职责、权限和相互关系，确保组织结构的清晰和有效。合作管理合作管理方法组织应建立一种管理内部和外部合作的方法，并编制相应的管理文件。文件应明确合作的目的、目标以及如何实现这些目标，包括合作方式、合作流程、合作责任等，确保合作的顺利进行和有效成果。运行策划及控制运行策划及控制文件明确应对创新机遇、满足要求及实施策划措施所需的创新行动、过程及组合，包括目标、范围、时间表、责任人、资源需求等关键信息。创新行动管理创新行动管理方案针对每一项创新行动，明确行动范围、目标和预期结果，确保与创新战略、目标和组合一致，考虑风险、资源、时间等约束条件，制定实施计划。创新过程建立、实施与保持创新过程描述及指南详细阐述创新过程的各个阶段、步骤、活动及相应的输入、输出和控制措施，为创新行动提供明确的指导和支持。创新绩效指标体系的建立创新绩效指标体系建立与创新行动相关的绩效指标体系，反映创新管理体系的绩效水平，涵盖创新过程各个阶段，与愿景、战略、方针和目标相一致。持续改进持续改进计划与实施记录制定持续改进计划，明确改进目标、措施、责任人和时间表，记录实施过程、结果和效果，以便评估验证。预防措施与风险评估预防措施与风险评估报告基于绩效评价和不符合分析，识别潜在风险，制定预防措施；编制风险评估报告，评估潜在风险，明确风险等级、可能性和影响程度。改进效果评估与反馈改进效果评估与反馈机制文件建立改进效果评估机制，对持续改进和纠正措施的效果进行评估验证，建立反馈机制，收集员工、客户和其他相关方意见和建议。对于不同组织，创新管理体系成文信息的多少与详略程度可以不同，取决于：组织的规模、成熟度，以及活动、过程、产品和服务的类型；组织的规模：不同规模的组织在创新管理体系成文信息的编制上存在差异。大型组织由于其复杂的组织结构和广泛的业务范围，可能需要更详细、更全面的成文信息来支持其创新管理体系的运行。相比之下，小型组织可能由于其业务相对简单、组织结构较为紧凑，而成文信息的编制可以相对简洁；组织的成熟度：组织的成熟度也是影响成文信息多少与详略程度的重要因素。成熟度较高的组织通常已经建立了较为完善的创新管理体系，其成文信息可能更加注重于流程的细化和优化，以及经验的总结和分享。而成熟度较低的组织则可能更侧重于建立基础性的成文信息，以指导其创新管理体系的建立和初步运行；活动、过程、产品和服务的类型：组织所从事的活动、过程、产品和服务的类型也会对其成文信息的编制产生影响。例如，从事高新技术研发的组织可能需要更详细的成文信息来记录其研发过程和成果，而提供传统服务的组织则可能更注重于服务流程和客户反馈的成文记录。过程及其相互作用的复杂程度；过程的复杂性：创新管理体系中的过程可能涉及多个部门、多个环节和多个利益相关者，其复杂性程度直接影响成文信息的编制。对于复杂的过程，组织可能需要更详细的成文信息来描述其流程、责任分配、风险控制等方面，以确保过程的顺利运行和持续改进；相互作用的复杂性：创新管理体系中的各个过程之间存在复杂的相互作用关系，这些关系需要在成文信息中得到清晰的体现。通过详细的成文信息，组织可以更好地理解各个过程之间的关联和依赖关系，从而更有效地进行管理和优化。人员的能力。人员能力对成文信息编制的影响：人员能力是组织创新管理体系运行的关键因素之一。不同能力水平的员工对成文信息的需求和理解程度也不同。因此，组织在编制成文信息时需要考虑员工的能力水平，确保成文信息易于理解、易于操作和易于执行；成文信息对员工能力的支持：成文信息不仅是对创新管理体系的记录和描述，更是对员工能力的一种支持和补充。通过详细的成文信息，组织可以帮助员工更好地理解和执行创新管理体系的要求，提高其工作效率和质量水平。同时，成文信息还可以作为员工培训和教育的重要参考资料，帮助员工不断提升自身能力和素质。成文信息的创建和更新在创建和更新成文信息时，组织应确保适当的：标识和说明（如标题、日期、版本、作者、索引编号）；标识的定义：成文信息的标识指为每份文档、记录或信息分配一个独特且易于识别的符号、代码或标签，以确保其唯一性和可追溯性，从而使人们可以迅速、准确地定位到所需的信息。标题；成文信息应有明确的标题，能够简洁、准确地反映其主题和内容；标题应易于理解和识别，方便用户快速找到所需信息。日期；成文信息应标注创建或更新的日期，以便用户了解信息的时效性和准确性；对于定期更新的成文信息，应明确标注更新周期和最近一次更新的日期。版本；成文信息应标注版本号，以便用户区分不同版本的信息，并了解信息的演变过程；当成文信息发生重要变更时，应及时更新版本号，并明确标注变更内容和原因。作者；成文信息应标注作者或负责人的姓名或部门，以便用户了解信息的来源和责任归属；对于多人协作完成的成文信息，应明确标注各参与者的贡献和职责。索引编号。成文信息应标注索引编号或文件编码，以便用户方便地存储、检索和管理信息；索引编号应具有唯一性和可追溯性，确保信息的准确性和一致性。形式（如语言、软件版本、图表）和载体（如纸质的、电子的）；成文信息的形式规范：确保适当的形式；语言；成文信息应使用清晰、准确、易懂的语言编写，确保所有相关人员都能理解其内容；对于国际组织或涉及多语言环境的组织，应考虑提供多种语言版本的成文信息。软件版本；当成文信息以电子形式存在时，应明确标注所使用的软件版本，以确保信息的兼容性和可访问性；组织应定期更新软件版本，以适应技术发展和信息安全的要求。图表。成文信息中应适当使用图表、流程图、表格等视觉元素，以直观、简洁地展示复杂信息；图表应清晰、准确，与文本内容保持一致，便于用户理解和使用。成文信息的载体规范：确保适当的载体。纸质载体：对于需要长期保存或作为法律证据的成文信息，纸质载体是一个可靠的选择；纸质载体应妥善保管，防止丢失、损坏或篡改。电子载体：电子载体具有存储量大、检索方便、易于分享等优点，是成文信息的主要载体形式；组织应建立安全的电子信息管理系统，确保电子载体的信息安全和可访问性；对于重要的电子成文信息，应考虑进行备份和加密处理。评审和批准，以保持适宜性和充分性。成文信息的评审规范：确保成文信息的适宜性和准确性；评审目的：评审的目的是确保成文信息的内容与组织的创新管理体系要求相一致，具有适宜性和准确性；评审内容：评审应涵盖成文信息的所有方面，包括其完整性、准确性、一致性、可理解性以及是否符合相关法律法规和行业标准；评审人员：评审应由具备相关专业知识和经验的人员进行，他们应熟悉组织的创新管理体系和成文信息的要求；评审过程：评审过程应记录并保留相关证据，以便追溯和验证。评审结果应及时反馈给成文信息的编制人员，以便他们进行必要的修改和完善。成文信息的批准规范：确保成文信息的充分性和权威性。批准目的：批准的目的是确保成文信息经过充分评审，符合组织的要求，并具有权威性；批准人员：批准应由具备相应权限和职责的人员进行，他们应对成文信息的最终质量和效果负责；批准程序：批准程序应明确、规范，确保成文信息在获得批准前已经过充分的评审和修改；批准记录：批准记录应详细、准确，包括批准日期、批准人员、批准意见等信息，以便追溯和验证。成文信息的控制应控制创新管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：在需要的场合和时机，均可获得并适用；可获得性和适用性的涵义：可获得性：在需要的场合，成文信息应能够被迅速、准确地找到。这要求组织建立合理的存储和检索系统，无论是纸质文档还是电子文档，都应确保其易于访问；适用性：成文信息不仅要在需要时能够获得，还要确保其内容适用、准确，与组织的创新管理体系和ISO56001标准的要求相一致。这要求组织定期审查并更新成文信息，以确保其反映组织当前的创新管理实践和标准要求。组织应采取以下措施来控制成文信息的可获得性和适用性：建立成文信息清单：组织应编制一份成文信息清单，列出所有与创新管理体系和ISO56001标准相关的文件，包括其名称、编号、版本、存储位置等信息，以便快速查找和管理；设定访问权限：根据成文信息的敏感性和重要性，组织应设定相应的访问权限，确保只有授权人员才能访问和使用这些信息；实施版本控制：对于经常更新的成文信息，组织应实施版本控制，确保使用人员能够获取到最新版本的信息，同时保留旧版本以供必要时查阅；定期审查与更新：组织应定期审查成文信息，确保其仍然适用和有效。对于过时或不再适用的信息，应及时进行更新或删除；确保信息安全：组织应采取适当的信息安全措施，保护成文信息免受未经授权的访问、使用、披露、中断、修改或销毁。予以妥善保护（如：防止泄密、不当使用或缺失）。防止泄密：建立严格的访问控制机制，确保只有经过授权的人员才能访问敏感或机密的成文信息；对存储和传输成文信息的系统进行加密，以防止数据在传输过程中被截获或篡改；定期对成文信息进行安全审查，及时发现并修复潜在的安全漏洞。防止不当使用：制定明确的成文信息使用政策，规定信息的使用范围、方式和限制；对员工进行信息安全意识培训，提高他们对成文信息保护重要性的认识；监控成文信息的使用情况，及时发现并制止不当使用行为。防止缺失：建立成文信息的备份和恢复机制，确保在信息丢失或损坏时能够迅速恢复；定期对成文信息进行盘点和清查，确保信息的完整性和准确性；对存储成文信息的物理媒介（如纸张、磁盘等）进行妥善保管，防止其被盗或损坏。为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：分发、访问、检索和使用；成文信息的分发管理：组织应建立明确的成文信息分发机制，确保相关信息能够及时、准确地传递给需要的人员或部门。分发过程中，应考虑信息的保密性、完整性和可用性，确保信息在传递过程中不被泄露、篡改或丢失。分发方式：根据信息的性质和受众，选择合适的分发方式，如电子邮件、内部网站、纸质文件等；分发范围：明确信息的分发范围，确保信息只传递给有权限的人员或部门；分发记录：建立分发记录，追踪信息的传递情况，以便在需要时进行查询和追溯。成文信息的访问管理：组织应制定成文信息的访问政策，明确不同人员或部门对信息的访问权限。访问权限应根据信息的敏感性和重要性进行设定，确保信息的安全性和合规性。访问方式：提供便捷的访问方式，如在线查阅、本地下载等，同时确保访问过程的安全性；访问权限：根据人员的职责和需要，设定不同的访问权限，如仅允许查阅或允许查阅并授权修改。对于成文信息的“访问”，其含义可能因组织而异。在某些情况下，仅允许查阅信息；而在其他情况下，可能允许查阅并授权修改信息。组织应根据自身需求和风险承受能力，制定合适的访问政策；访问监控：对信息的访问情况进行监控和记录，及时发现并处理异常访问行为；成文信息的检索管理：组织应建立高效的成文信息检索系统，确保人员能够快速、准确地找到所需的信息。检索系统应具备强大的搜索功能和友好的用户界面，提高信息检索的效率和准确性。检索方式：提供多种检索方式，如关键词搜索、分类浏览等，满足不同人员的检索需求；检索结果：对检索结果进行排序和筛选，确保人员能够迅速找到最相关的信息；检索记录：记录人员的检索行为，为信息使用和分析提供依据。成文信息的使用管理：组织应明确成文信息的使用规范，确保人员在使用信息时遵守相关法律法规和组织规定。同时，应鼓励人员充分利用成文信息，推动创新活动的持续进行。使用方式：规定信息的使用方式，如内部使用、外部共享等，确保信息的合规性；使用限制：明确信息的使用限制，如不得用于商业目的、不得泄露给第三方等；使用培训：对人员进行信息使用培训，增强他们的信息素养和合规意识。存储和防护，包括保持可读性；成文信息的存储管理：组织应建立完善的成文信息存储机制，确保信息能够安全、有序地存储，并在需要时能够迅速检索。存储方式选择；根据信息的性质、敏感性和使用频率，选择合适的存储方式，如电子存储（云存储、本地服务器等）或纸质存储；对于电子存储，应确保存储系统的稳定性和可靠性，定期进行数据备份，以防数据丢失或损坏；对于纸质存储，应选择合适的存储环境，如防火、防潮、防虫的库房，确保纸质文件的长期保存。存储位置确定；确定成文信息的存储位置，确保信息存储在安全、可控的区域内；对于敏感或机密信息，应设置专门的存储区域，限制访问权限，确保信息的安全。存储标识与分类。对存储的成文信息进行标识和分类，如文件名称、编号、版本、存储日期等，便于信息的检索和管理；建立成文信息目录或索引，提高信息的检索效率。成文信息的防护措施：组织应采取有效的防护措施，确保成文信息在存储过程中不受损坏、泄露或篡改。物理防护；对于纸质文件，应确保存储环境的防火、防潮、防虫等，定期检查存储环境，及时发现并处理潜在的安全隐患；对于电子存储设备，应确保其物理安全，如设置机房门禁、监控摄像头等，防止设备被盗或损坏。技术防护；采用加密技术，对存储的敏感或机密信息进行加密处理，防止信息在传输或存储过程中被泄露或篡改；定期更新存储系统的安全软件，如防火墙、杀毒软件等，确保系统的安全性。访问控制。建立严格的访问控制机制，确保只有经过授权的人员才能访问存储的成文信息；对访问行为进行监控和记录，及时发现并处理异常访问行为。保持成文信息的可读性：组织应确保存储的成文信息在长期保存后仍然保持可读性，以便在需要时能够准确、完整地获取信息。格式选择；选择通用的文件格式进行存储，如PDF、Word等，确保信息在不同系统或软件中都能够打开和阅读；避免使用过时或专有的文件格式，以免信息在未来无法读取。定期检查与维护；定期对存储的成文信息进行检查和维护，确保信息的完整性和可读性；对于电子存储的信息，应定期进行数据迁移或格式转换，以适应技术发展的变化；对于纸质文件，应定期进行翻阅和整理，防止文件因长时间放置而损坏或字迹模糊。备份与恢复。建立成文信息的备份机制，定期对信息进行备份，以防信息丢失或损坏；制定信息恢复计划，确保在信息丢失或损坏时能够迅速恢复。更改控制（如版本控制）；更改控制的基本原则。更改控制旨在确保成文信息的准确性、完整性和时效性，同时保持其历史记录的可追溯性。实施更改控制应遵循以下基本原则：授权原则：只有经过授权的人员才有权对成文信息进行更改；审批原则：所有更改应经过适当的审批流程，确保更改的合理性和必要性；记录原则：所有更改都应被准确记录，包括更改内容、更改原因、更改时间和更改人员等信息；通知原则：更改完成后，应及时通知相关人员，确保他们了解并使用最新的成文信息。版本控制的具体实践。版本控制是更改控制的重要手段，它通过对成文信息进行版本管理，确保每次更改都能被清晰追踪和区分。以下是版本控制的具体实践步骤：初始版本设定；在成文信息首次创建时，应设定其初始版本，如“V1.0”；初始版本应经过严格审查，确保其准确性和完整性。版本标识规则；制定明确的版本标识规则，如使用数字或字母组合来表示版本号；版本号应能清晰反映成文信息的更改历史和顺序。更改流程；当需要对成文信息进行更改时，应提交更改申请，并说明更改原因和内容；更改申请应经过相关部门或人员的审批，确保更改的合理性和必要性。版本更新；审批通过后，对成文信息进行更改，并更新其版本号，如从“V1.0”更新为“V1.1”；更改后的成文信息应经过再次审查，确保其准确性和完整性。版本记录与存档；建立版本记录表，记录每次更改的版本号、更改内容、更改时间和更改人员等信息；将旧版本成文信息存档备查，确保历史记录的可追溯性。版本发布与通知。将新版本成文信息发布给相关人员，并确保他们了解并使用最新版本；可以通过内部通知、邮件、公告板等方式进行发布和通知。更改控制的额外考虑。在实施更改控制时，组织还应考虑以下方面：培训与教育；对相关人员进行更改控制培训，增强他们的版本意识和操作技能；确保所有人员都了解更改控制的重要性和具体流程。工具与技术支持；利用版本控制系统或文档管理软件来辅助实施更改控制；这些工具可以提供版本比较、历史记录、审批流程等功能，提高更改控制的效率和准确性。定期审查与改进。定期对更改控制机制进行审查，评估其有效性和适用性；根据审查结果，对更改控制机制进行必要的改进和优化。保留和处置。成文信息的保留策略；确定保留期限；组织应根据成文信息的性质、重要性和法律法规要求，确定合理的保留期限；对于关键的创新项目文档、专利文件等，应长期保留；对于日常的创新活动记录，可根据实际情况设定较短的保留期限。选择保留方式；组织应采用适合的保留方式，确保成文信息的安全和可访问性；电子文件可以通过云存储、本地服务器或外部存储设备等方式进行保留；纸质文件则应存放在防火、防潮、防虫的库房中。建立保留记录。组织应建立成文信息的保留记录，包括保留期限、保留方式、存放位置等信息；保留记录应定期更新，以反映成文信息的最新状态。成文信息的处置流程：当成文信息达到保留期限或不再需要时，组织应按照规定的流程进行处置，以确保信息的合规性和安全性。审查与评估；组织应定期对保留的成文信息进行审查与评估，确定哪些信息需要继续保留，哪些信息可以处置；审查与评估应基于信息的价值、法律法规要求和组织的实际需求。制定处置计划；对于确定可以处置的成文信息，组织应制定详细的处置计划；处置计划应包括处置方式（如销毁、归档、转让等）、处置时间、处置人员等信息。执行处置计划；组织应按照处置计划执行处置操作，确保信息的合规处理；对于需要销毁的信息，应采用安全、环保的销毁方式；对于需要归档或转让的信息，应确保信息的完整性和可追溯性。记录处置过程。组织应记录成文信息的处置过程，包括处置方式、处置时间、处置人员等信息；处置记录应作为组织创新管理体系的一部分进行保存和管理。保留和处置的额外考虑法律法规遵守；组织在保留和处置成文信息时，应严格遵守相关法律法规的要求，确保信息的合法合规处理；对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息，应采取特别的保护措施，防止信息泄