财务与费用报销制度

财务与费用报销制度1.北极科技有限公司（下称“公司”）的背景与目的北极科技有限公司是一家致力于推动科技进步、创新发展的高新技术企业。为了规范和管理公司的财务与费用报销，提高资金使用效率，保证财务运作的透亮和合规性，特订立本财务与费用报销制度。2.适用范围本制度适用于公司全部员工，包含全职员工、兼职员工，以及外聘人员和实习生等。3.报销申请与审核3.1报销申请3.1.1报销发生的费用必需与公司业务相关，符合相关法律法规和公司的财务管理政策。3.1.2报销申请必需以公司规定的报销申请表格填写，并附上相关的费用凭证，如发票、收据等。3.1.3对于涉及到外部合作伙伴的费用，必需供应相应的合同、协议或相关沟通记录作为支持料子。3.2报销审核3.2.1报销申请须提交给所在部门的主管或负责人进行初步审核。3.2.2主管或负责人在审核过程中应认真核对相关费用凭证，并核实费用是否与业务相关。3.2.3主管或负责人审核通过后，将报销申请交给财务部门进行最终审核。3.2.4财务部门会依据公司的财务政策和相关法律法规进行审核，确保报销费用的合理性和合规性，并在5个工作日内予以审核反馈。4.报销范围与限额4.1报销范围4.1.1办公用品：包含但不限于文具、办公设备等。4.1.2差旅费：包含因公出行产生的交通费用、食宿费用等。4.1.3业务接待费：包含与客户、供应商、合作伙伴等商务场合的餐饮费用、礼品费用等。4.1.4培训费：包含公司员工参加外部培训的费用。4.1.5其他费用：包含不属于以上范围但符合公司相关政策和业务需要的费用。4.2报销限额4.2.1不同费用类别的报销限额由公司进行具体规定，并在公司内部沟通公告。4.2.2超出规定的报销限额的费用必需得到上级主管或负责人的批准。5.费用凭证与记录5.1费用凭证5.1.1报销申请必需供应原始费用凭证，如发票、收据等，凭证上必需包含明确的项目名称、金额、购买日期等信息，并符合相关法律法规的要求。5.1.2对于发生费用无法供应原始凭证的情况，须供应相应的说明和证明料子，并经审核部门确认。5.2费用记录5.2.1公司鼓舞员工对费用报销进行电子记录，如电子发票、电子支出记录等，以提高办公效率和环境友好性。5.2.2公司将定期对费用记录进行审核，确保费用的准确性和合规性。6.报销流程与结算6.1报销流程6.1.1员工在完成相关费用支出后，须及时填写报销申请表格，附上相关费用凭证，并交给所在部门的主管或负责人初步审核。6.1.2主管或负责人审核通过后，将报销申请交给财务部门进行最终审核。6.1.3财务部门审核通过后，将费用报销列入下一个结算周期的支出计划。6.1.4结算周期为每月最终一个工作日。6.2报销结算6.2.1费用报销结算以电子转账方式进行，员工应供应正确的银行账户信息给财务部门。6.2.2财务部门将在结算周期内将费用报销金额转入员工指定的银行账户。6.2.3若员工需要开具相关税务凭证，应在报销结算完成后及时申请，并供应相应的税务信息。7.违规处理7.1如有员工违反本制度的相关规定，经核实后将依据公司相应的纪律规定进行处理，可能包含但不限于警告、罚款等。7.2对于恶意虚报、冒领、骗取费用报销的行为，公司将视情节严重程度，采取相应的法律措施或追究法律责任。8.附则8.1本制度自颁布之日起生效。8.2公司保存对本制度进行修改和解释的权利，并对修改后的制度进行内部沟通和公告。8.3本制度未涉及的事项，请参照相关法律法规和公司其他管理制度处理。8.4如员工对本制度有任何疑问或建议，可以向所在部门的主管、