学校人事档案管理制度样本（2篇）

学校人事档案管理制度样本一、绪论本制度旨在规范学校人事档案的管理工作，确保档案的完整性、秘密性与保存安全，从而保障学校人事活动的顺利进行，并提升人事管理的效率与效能。此制度全面覆盖学校所有人事档案的管理范畴。二、档案管理的原则1.统一性原则：要求所有档案的管理必须遵循统一的规范和流程，确保管理的一致性和标准化。2.完整性原则：必须保证档案的完整性，严禁任何形式的删除、篡改或丢失行为。3.秘密性原则：对学校人事档案的内容实施严格的保密措施，未经授权不得泄露相关信息。4.存档安全原则：采取有效措施确保档案的妥善保存，防止档案损毁或遗失，保障其长期可用性。三、档案管理的责任主体1.校长：作为学校人事档案管理工作的总负责人，负责指导、监督档案管理工作的实施。2.人事部门：具体负责学校人事档案的日常管理，包括档案的收集、整理、存储与查询等工作。3.档案管理员：承担具体的档案管理工作职责，如档案的归档、检索、借阅等事务的处理。四、档案的分类与归档1.分类标准：根据档案的具体内容，将其划分为招聘档案、任免档案、考核档案、晋升档案等类别。2.归档程序：a.材料收集：由负责部门按规定时间和格式将相关材料提交至人事部门。b.档案整理：人事部门对收集到的材料进行整理、分类，并编制档案目录。c.归档操作：将整理完毕的档案装订成册或存放于档案柜中，进行编号、封存处理。d.归档备案：对归档工作进行备案登记，确保归档程序的透明性和可追溯性。五、档案的保管与查询1.保管措施：a.存放地点：设立专用档案室，确保存放环境的安全与稳定。b.存放设施：配备适宜的档案柜、档案架等设施，保障档案的安全保存。c.保管责任人：指定专人负责档案的保管工作，定期检查档案的完整性。2.查询流程：a.查询需求：档案管理员根据查询人员的具体需求，协助其使用档案查询系统进行查询。b.权限管理：根据查询人员的权限范围，确定其可查询的档案内容。c.结果提供：为查询人员提供相关档案文件或复印件。六、档案的借阅与归还1.借阅申请：a.申请流程：借阅人员需向档案管理员提出申请，并填写借阅申请表，明确借阅目的。b.审批程序：档案管理员根据申请情况进行审批，决定是否批准借阅。2.借阅期限：a.常规期限：借阅期限一般设定为____天，特殊情况下可申请延长。b.期限管理：档案管理员负责借阅期限的管理与提醒工作。3.归还程序：a.归还操作：借阅人员在借阅期限届满后，需将档案归还给档案管理员，并填写归还单。b.归还检查：档案管理员对归还的档案进行检查，确认档案的完整性。七、档案的销毁与移交1.销毁流程：a.销毁申请：档案管理员根据档案保管期限提出销毁申请。b.审批程序：学校相关部门对销毁申请进行审批并签署批准文件。c.销毁操作：按照批准文件的要求进行档案销毁处理，确保彻底无法恢复。2.移交程序：a.移交申请：人事部门根据需要将档案移交给其他部门或外部机构时提出移交申请。b.审批程序：相关部门对移交申请进行审批并签署批准文件。c.移交操作：按照批准文件的要求将档案移交给指定部门或机构并进行备案。八、违章处理与责任追究1.违章行为：包括篡改、删除、丢失档案以及未经授权查阅或泄露档案内容等行为。2.处理程序：根据违章行为的情节轻重采取相应的处罚措施，包括但不限于警告、记过直至开除处分。3.监督责任：人事部门负责档案管理工作的监督职责，对发现的问题及时进行整改并对相关人员进行督促和培训。九、附则1.解释与修订：本制度由人事部门负责解释和修订工作。2.执行日期：本制度自颁布之日起正式执行。学校人事档案管理制度样本（二）一、前言本文件旨在规范和优化学校人事档案的管理，以确保档案的安全性、完整性及适时维护。通过建立科学的管理制度，强化档案管理，提升管理效率，从而促进学校的稳定发展。二、档案管理基本原则1.法律法规遵循原则档案管理活动应以相关法律法规为准则，确保档案的合法性与合规性。2.完备性原则每位员工的档案需包含个人基本信息、任职资格、教育背景、奖惩记录等，以保证档案的完整性。3.保密性原则严格保护员工的个人隐私，禁止未经授权泄露档案中的私密信息。4.及时性原则确保档案信息的及时录入、更新和检索，以保持信息的时效性。5.安全性原则实施有效的安全管理措施，确保档案的安全保存和使用。三、档案管理具体措施1.档案登记对每位员工的个人档案进行详细登记，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、婚姻状况等基本信息。2.档案分类依据档案分类标准，对员工档案进行分类归档，以保证档案的清晰可读和便于检索。3.档案存储将归档的员工档案妥善存放在专用档案室或安全柜中，确保档案的安全。4.档案借阅员工如需借阅档案，需填写申请表并经授权，借阅后须在规定时间内归还。5.档案销毁对过期或无效档案，按照规定程序进行销毁，确保档案的合规处理。6.档案备份定期对重要档案进行备份，防止信息丢失或损坏。四、档案管理的责任与权利1.学校人事部门负责制定档案管理制度，执行档案管理工作，监督档案的使用和保管。2.相关部门配合人事部门，确保档案管理的顺利进行，及时提供相关信息，协助借阅和归还工作。3.员工确保个人档案信息的真实、准确、完整，合法使用档案信息。五、档案管理的监督与检查1.定期审查学校定期对档案管理工作进行审查，发现问题及时纠正。2.不定期核查由专门监察机构进行不定期的档案管理核查，以保证管理的合规性和有效性。3.抽样验证随机抽样检查档案信息的真实性和完整性，确保信息质量与可靠性。六、档案管理的处罚措施1.对违反档案管理制度的行为，将根据情节轻