建设工程材料(设备)采购管理制度及流程

建设工程材料(设备)采购管理制度及流程一、制定目的及范围为确保建设工程材料及设备采购的规范性、有效性与高效性，特制定本管理制度。此制度涵盖项目采购、年度采购、应急采购等形式，适用于公司所有建设工程项目的材料及设备采购活动。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.确保公平、公正、公开，综合考虑质量、价格和交货期，优先选择信誉良好的供应商。2.材料及设备采购必须来自合法合规的供应商，需开具正规发票，确保采购的合法性。3.各部门需明确责任分工，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.采购申请在项目启动阶段，项目经理需评估所需材料及设备，填写“采购申请单”。申请单上需明确所需物资的名称、规格、数量及预算金额。项目经理还需与仓库核对现有库存情况，确保申请合理。2.申购审批采购申请单在项目内部进行审核，需经过项目负责人及相关部门的批准。对涉及较大金额的采购，需将申请单提交财务部门进行预算审核，确保资金使用的合理性。3.询价与比价各部门在审核通过后，负责向至少三家合格供应商询价，获取报价单。询价过程中，应确保各报价符合技术要求及质量标准。报价单需附上供应商的资质证明及相关资料，以便后续评估。4.核价对所收集的报价进行核价，参考历史价格及市场行情，选择性价比最高的供应商。核价结果需记录在“询价表”中，并附上相关报价单。5.审批流程核价后的询价表需提交项目负责人及相关部门进行审批，审批通过后形成正式的采购决策。对于重大采购项目，需上报至公司高层进行最终审批。6.采购实施与验收入库审批通过后，采购人需及时向选定的供应商下单，确保按时交货。物资到达后，相关人员需对照采购订单进行验收，检查数量与质量，确认无误后入库。验收合格后，由仓库管理人员填写“入库单”，并存档。7.报销流程采购完成后，采购人需在货物到达后一个月内提交报销申请，包括采购单、入库单、发票及相关支持文件。财务部门在审核确认无误后，将费用报销至采购人。8.特殊采购情况在特殊情况下，如应急采购或零星采购，需遵循快速审批流程。应急采购由项目经理直接决定，需记录采购情况并在事后进行必要的审批。零星采购金额较小的，需提前征得部门负责人同意，简化审批流程。四、备案管理所有采购活动结束后，采购人需将相关文件进行归档，包括采购申请单、询价记录、入库单、发票及其他相关资料。所有文件应保存两份，一份交财务审核，另一份由采购部门存档，以备后续审核与查阅。五、采购人员职责与纪律1.采购人员职责采购人员应对供应商进行市场调研，建立供应商资料档案，确保所购材料及设备的质量符合项目要求。应定期评估供应商的绩效，维护良好的合作关系。2.行为规范采购人员不得接受供应商的任何形式赠品或回扣，违者将受到公司纪律处分。采购人员需遵循职业道德，确保采购活动的公开透明，维护公司的合法权益。六、反馈与改进机制为确保采购流程的有效性与适应性，需定期对采购流程进行评估，收集各部门的反馈意见。根据实际情况，及时调整和优化采购流程，确保在保证采购质量的同时，提高工作效率。七、总结本制度的制定旨在提升建设工程材料与设备的采购管理水平，确保采购活动的规范化与标准化，进而降低采购成本，提升项目整体效益。所有员工应严格遵循