建筑企业合同管理制度

福建荣工建设有限公司

企

业

合

同

管

理

制

度

第一章总则

第一条为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，保证依

法签订、履行、变更和解除合同，最终保障经营活动的顺利进行，依据《中华人民

共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定，结合我公

司实际情况，特制订本制度。

第二条本制度所称合同是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他

经济组织之间发生的所有书面合同C

第三条合同管理应遵循以下原则：

依法签订合同，保证合同的合法性。

切实履行合同，提高合同的履约率。

及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。

第四条公司加强合同管理，指定部门、落实人员专（兼）职负责合同管理工

作，建立健仝合同管理台帐，完善合同管理制度,提高合同管理水平。

第二章合同管理部门及职责

第五条公司对合同实行综合归口、分类专项管理。

办公室是公司合同管理的综合归口部门。

办公室可以提名专职或兼职合同管理人员（以下称合同管理员）并经公

司领导批准任命。

根据业务发展需要，公司可以成立合同管理小组。

第六条办公室作为公司合同管理的综合归口部门主要职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律法规和规章；

（二）承担直接管理的有关业务工作；

（三）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；

（四）统一管理本公司合同专用章；

（五）制定本公司合同管理实施办法,完善合同管理制度；

（六）监督、检查有关部门签订、履行合同的情况，并定期向公司领

导汇报；

（七）建立合同管理台帐，将正式合同文本准确归档；并及时按要求向

上级合同管理部门报送有关台帐和报表等资料；

（八）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。

第七条合同管理员职责：

（-）协助合同承办人员依法签订合同，参加重大合同的谈判、起草与

签订；

（二）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现：

（三）检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同履行中出现的问

题和纠纷；

（四）会同合同承办人员办理有关合同文书，并负责建立合同档案；

（五）制止不符合法律、法规规定的合同行为，并及时向合同管理部门

和公司领导报告；

（六）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；

（七）建立合同台帐及统计报表，包括：

1、合同签订履行情况台帐；

2、合同变更解除台帐；

3、违约合同登记台帐；

4、合同履行情况进度表；

5、仔同签订情况进度表：

第八条合同承办人员职责

（一）对需要签订合同的项目或经济活动进行可行性调查研究，重点调

查考证对方当事人的签约资格和履约能力等；

（-）提请公司合同管理部门审查其经办的合同，检查所签订合同的履

行情况，及时向合同管理人员通报合同在履行过程中发生的问题，并同时提出解决

（三）能够遵纪守法，执行好国家各项法令、法规和本企业的规章制

度。

第十二条“法人委托书”的申请程序

（一）凡申请持证者，先由申请部门向信用（合同）管理机构提出申

请，填写“参加《合同法》培训人员登记表”。

（二）由信用（合同）管理机构统一组织申请持证者参加工商行政管

理部门举办的《合同法》培训班，并参加考试。

（三）考试合格后，申请部门按信用（合同）管理机构要求填写“法

人委托书申请审批表”，并对其工作业绩进行考核审查，再经公司人事部门和信用

（合同）管理机构审核后报公司法定代表人批准，签章颁发授权证书。

第十三条“法人委托书”的管理

（一）信用（合同）管理机构负责“法人委托书”的申请审核、证件

办理，变更、注销登记、遗失声明和监督检查等管理工作，并为公司归口管理部

门。

（二）本公司颁发的签订合同的“法人委托书”，采用由省工商行政

管理局统一印制的“法人委托书”文本，在有效期限内可连续使用，但有效期限最

长不得超过两年。

（三）凡不持有“法人委托书”因特殊情况需对外签约者，由所在部

门向信用（合同）管理机构提出申请，经法定代表人批准，由信用（合同）管理机

构具体办理一事一委托的临时“法人委托证明”事宜；未取得“法人委托书”及

“法人委托证明”的其他人员一律不得对外签订合同。

（四）凡持有“法人委托书”对外签订合同者，必须严格遵守本公司

制定的信用（合同）管理规定和相关的配套制度，做好合同台帐记录，以备考查。

（五）凡发生下列情况之一者，必须办理变更或核准注销手续：

1、“法人委托书”授权内容变更；

2、证件有效期届满，不再续展；

3、持证人因工作变动，不再对外签约；

4、持证人因调离本公司、退休或死亡；

5、持证人因违反本公司管理制度，情节严重需撤消“持证人”资

格;

6、持证人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假撤消“持证人”资

格。

7、经颁发的“法人委托书”如有遗失，持证人应书而向本部门领导

报告，并将本部门批示意见送信用（合同）管理机构，由信用（合同）管理机构向

法定代表人或信用（合同）管理领导小组报告后，根据情况酌情处理。

8、凡核准注销人员的“法人委托书”证件，由所在部门负责收回交

信用（合同）管理机构统一处理。

第十四条责任

（一）各部门应加强对持证人的教育和管理，凡发现严重违反本公司

有关制度规定签约或利用证件进行违法活动，以及失职、渎职等给公司带来重大损

失者，应依法追究责任，同时注销证件「

（二）持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合同，

如因超越授权范围和授权权限发生的纠纷，其经济及法律责任由持证人承担。

第四章合同印章和合同文本管理制度

第十五条合同专用章制度。

公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章，除各企业的公章外，一律使

用公司统一编号的合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权

拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。

第十六条合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻

制、使用。

第十七条合同专月章应严格按照授权的范围使用，不准混用、代用或借用。

第十八条合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要

追究有关人员的经济责任和行政责任。

第十九条签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上

加盖合同专用章。

（一）各有关部门的合同专用章由信用（合同）管理机构统一归口管

理。信用（合同）管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放

和监督检查等管理工作。

（二）合同专用章的刻制由信用（合同）管理机构负责。任何部门不

得擅自刻制合同专用章，凡需刻制合同专用章的部门，必须由申请部门提出书面申

请报告，并由主管领导审批签字，同时按工作的实际需要利用途提供合同专用章刻

制的数量、要求和样章苴图，交信用（合同）管理机构审查后统一办理。

（三）凡持有合同专用章的部门，应做到合法使用、专人保管。如遇

工作需要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立即归还。

（四）合同专用章不得代用，混用。

（五）凡遇合同专用章遗失，应立即向本部门领导报告，并将本部门

批示意见送信用（合同）管理机构备案，在当地市级报纸上刊登遗失声明，办理相

关证明材料。

（六）凡遇合同专用章变更，需重新刻制，其申请程序与手续与新申

请相同，原合同专用章交还信用（合同）管理机构统一处理。

第二十条合同文本管理制度

（一）合同文本的管理，应做到规范化、科学化、统一化。

（二）建立合同文本。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗

漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行

的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。

（三）合同档案还应当包括：合同台帐；合同文本；合同专用章使用

登记；授权委托登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；重合同守信用情况记

录；合同纠纷卷宗材料等。

（四）合同档案可实行微机管理，但必须具有机读和文字记载相结

.口人。

（五）合同档案应装订成册，实行一份一档，由专人管理备查。

（六）查阅合同档案需经过批准并进行登记。

第二十一条合同管理奖惩制度

（一）凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理制度工作中做

出下列成绩之一的，对有关部门和人员给予表扬和奖励:

1、在订立、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为本单位争取

较大效益、避免或挽回经济损失的；

2、在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的；

3、在合同管理工作中，提出合理化建议，为本企业增加较大效益，

节约较大资金、避免或挽回经济损失的；

4、追讨欠款、索赔成功。在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获

得胜诉的；

5、勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利等违法行为的。

（二）凡具有下列情况之一的部门和人员，视其情节轻重给予行政处

分，经济赔偿直至追究刑事责任：

1、盲目签订合同，造成损失的；

2、未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的：

3、工作不负责任，不按合同规定履行义务，进行验收、查询、反馈信

息，导致企业丧失抗辩权、撤消权、代位权、胜诉权的；

4、工作不负责任，对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情，

收受贿赂，给本公司造成损失的；

5、有缔约过失责任的；订立无效合同的；因重大误解和恶意串通而订

立合同损害国家和集体利益的；严重不负责任被欺诈的。

第五章合同的签订和履行

第二十二条签订合同应当遵守国家法律法规，符合产业政策，遵循平等自

愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。

第二十三条公司签订合同应当使用合同专用章。

合同专用章实行专人管理、用印审批制度。

公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。

禁止无权代理，委托代理人签订合同的，必须由法定代表人签发“法人授权委

托书”，委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容，同时加盖本公司合同

专用公章和法人代表私置生效。

委托代理人代表公司签订合同，必须在授权范围及有效期限内行使代理权，禁

止滥用代理权、超越代理权。

第二十四条合同签订前,合同承办人员要切实了解对方当事人是否符合签订合

同主体资格，资信状况是否良好,并验证对方相关有效证件。

签订重大经济合同前，合同承办人员应组织公司领导和有关部门对合同草案进

行评审。各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性和履约能力

做出明确判断，各有关部门应对合同的主体、内容、形式是否合法、条款的完备性

等提出书面意见并对此负责。

第二十五条签订合同，除小额且能够及时清结的外，应当采用国家标准合同

文本或公司统一制订的合同文本形式。

第二十六条签订合同需要担保时，应当签订书面担保协议。担保人必须是能

够承担经济责任、具备法人资格的经济实体：对方以财产进行抵押的，抵押物必须

是抵押人的合法财产，并提供其产权证明，按规定办理相关手续。

未经公司董事会决议通过，公司不对外提供合同担保。

第二十七条依法应当公证、签证的合同，应及时到有关部门办理相关法律手

续。

第二十八条依法签订的合同，合同正本我方不少于两份，一份由合同公司合

同管理部门归档，一份交上级合同管理部门存档。

第二十九条合同管理人员对己生效的合同，要及时建立本公司的合同管理台

帐及各类报表，实行分类管理，并于每年年底将合同管理台帐及各类报表报送上级

合同管理部门备案。

与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）应当附

在合同卷内存档，合同履行终止后，统一存档保管。

第三十条合同生效后，应当全面履行，如合同不能履行，应当采取补救措

施，减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，

并注意保存有关证据。

发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办人员除催促对方继续履行外，

应立即将对方不履行或无完全履行合同的情况及时报告主管领导和合同管理部门。

第六章合同的评审与批准制度

第三十一条合同正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签

订。

第三十二条合同评审的要点是：

（一）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利

能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；权利、义

务是否平等；订约程序是否符合法律规定。

（二）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人

双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

（三）合同的真实性。包括对方履行合同的意愿是否诚恳，意思表示

是否真实、一致。

（四）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合

同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能

受到的经济损失。

第三十三条根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关批

准、备案。

第三十四条合同的审批程序如下：

（一）申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事

先填写“合同签订申报表“（一式二份），报本公司的领导审查批准。（凡先经领

导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报总经理、董事长审批的，应由该企

业领导签署意见，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。

（二）审核。对送审的合同，应按本《制度》规定的审批权限，由主

管人员或有关人员认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准；

通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。

主管人员在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一

份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。

上述审批程序一般为1至2天，特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的

约束。

第七章合同的变更和解除

第三十五条当事人可依法变更合同。

公司发生需要变更合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。

公司在接到对方要求变更合同的通知时.，应当立即审查对方的理由是否正

当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订变更协议。因变更造成经济损失

的，应当及时向对方提匕索赔。

第三十六条当事人可以依法解除合同。

发生需要解除合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。

在接到对方解除合同的通知时，应当立即审查解除合同的理由是否正

当，如果因解除合同而损害了自身利益，应当及时向对方提出书面索赔请求。

第八章合同纠纷的处理

第三十七条对外签订的合同在发生经济纠纷时，首先要协商解决，形成书面

协议，并加盖双方单位公章后执行，如协商不成，应完整保存协商时的各种资料，

报告公司领导研究决策，采取必要措施。

第三十八条需要向仲裁机构或人民法院递交仲裁申请书、起诉书或答辩书

的，公司合同管理部门应将法律文书报送上级合同管理部门审阅，并经法定代表人

市定同意。

第九章合同的监督检查

第三十九条合同监督检查是合同管理的重要内容之一。

合同管理人员应会同合同承办人员组织有关部门定期（每半年）检查合同

的执行情况，发现问题，及时报告，同时提出处理意见，并注意保存书面记录和证

据，尽量减少或避免损矢。

公司根据工作发展需要,可以成立合同监督检查小组。

第四十条合同监督检查的主要内容有：

（一）合同管理台帐及报表建立情况；

（二）合同的签订和履行情况；

（三）合同纠纷的处理情况；

（四）合同管理人员的教育培训情况；

（五）对于在签订、履行和管理经济合同工作中，因违反合同管理制

度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况。

第四十一条合同管理部门履行监督检查职责时，相关人应当如实提供与检查

事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。

第四十二条检查小组或者检查人员应在检查结束后十五天内向受检部门送达

检查意见书。

检查意见书要标明检查人员姓名和职务，提出被检部门合同管理的基本做法、

存在问题及对加强合同管理的意见等。

第四十三条合同管理部门根据检查情况，可以向被检部门提出如下意见：

（一）对于未按规定执行合同管理制度，或者落实制度有重大漏

洞的，责令限期改正；

（二）对于在签订、履行合同中，因违反合同管理制度，造成重

大经济损失的部门或者人人，建议追究其相关法律责任；

（三）对于在合同管理工作中成绩显著，为企业避免或者挽回经

济损失的部门和个人，建议按有关规定给予表彰或奖励。

第四十四条被检部门应当自收到检查意见书之日起日内将落实情况书面报告

合同管理部门。

第十章客户信用档案管理制度

第四十五条档案资料内容

下列资料可以作为合同档案：

谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；

对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；

对方当事人履约能刀证明资料复印件；

对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍

信、授权委托书的原件或复印件；

我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;

双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材

料；

登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

标的验收记录；

交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

第四十六条合同资料归档、统计与管理

（一）本项目部所有合同都必须统一编号，由办公室妥善保管。

（二）合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后

十日内，应将合同档案资料移交办公室。

第十一章客户授信与年审评价制度

第四十七条信用（合同）管理机构加强与各业务部门的联系沟通，及时掌握客

户的信用信息，对客户实行分级管理，将客户的信用等级分为A、B、C、D四级，分

别制订不同信用等级所对应的信用额度、信用期限、信用折扣。

第四十八条信用（合同）管理机构负责建立每位客户包括名称、住所、法定

代表人、注册资金、电话、信用标准（对客户资信情况进行要求的最低标准）、信

用等级内容的表单，并及时进行动态更新。

第四十九条信用（合同）管理机构负责制定客户信用申请表、客户调查表、客

户信用审批表、回复客户的标准信函等表格；受理客户信用申请；采用对客户进行

走访、调查、向有关部门收集客户资信状况资料等方式掌握客户信息，填写客户调

查表，对客户进行信用评级，报主管副总审批后，确定信用等级，并及时回复客

户。

第五十条对客户实行跟踪管理，补充客户信用信息，每年末对客户的信用状况

进行汇总分析，形成书面的年审评价报告，并根据年审报告及时调整客户信用等级

与授信额度。

第五十一条对延迟付清款物的客户，视情节轻重给予信用等级的降级处理；对

恶意拖欠款物的客户授信额度为0,要求采用即时清结的方式或列入黑名单，拒绝业

务往来。

第五十二条各业务人员应及时收集客户信息并向信用（合同）管理机构反馈;

信用（合同）管理机构应定期将客户信用状况评价结果反馈公司各相关部门。

第十二章客户信用档案建立与管理制度

第五十三条建立完整的合同档案。档案资料包括以下内容：

1、谈判记录、可彳:性研究报告和报审及批准文件；

2、对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；

3、对方当事人履约能力证明资料复印件；

4、对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、

介绍信、授权委托书的原件或复印件；

5、我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

6、对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

7、双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视

听材料；

8、登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

9、合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

10、标的验收记录；

11、交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

第五十四条公司所有合同都必须按部门编号。信用（合同）管理员负责建立和

保存合同管理台帐。

第五十五条合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后一

个月内，应将合同档案资料移交信用（合同）管理员。

信用（合同）管理员对合同档案资料核实后一个月内移交档案室归档。

第五十六条各公司及部门应于每年的一月十日和七月十日前将本公司管辖范围

内上年度和本年度上半年的合同统计报表报送集团公司信用（合同）管理机构。

各公司及部门应于每年的一月十日前将管辖范围内上一年度信用（合同）管理

情况分析报告报送集团公司信用（合同）管理机构。

第五十七条建立完整的客户信用资料•，包括客户信用申请表、客户调查表、客

户信用审批表、回复客户的标准函、客户信用表单、授信资料、年审评价报告等，

并附客户概况、付款习惯、财务状况、商账追讨记录、往来银行、经营状况等调查

原始资料。

第五十八条客户信用档案的查阅需填写查阅申请单标明查阅人、查阅客户名

称、查阅用途，由档案管理员填写借阅时间、归近日期。信用档案的缺失以及涉及

商业秘密内容的泄漏要追究相关当事人的责任。

第五十九条配备大专以上学历，具有数据库检索服务的能力和经验的人员专

（兼）职档案管理员。

第六十条档案管理员必须经过企业信用管理专业知识培训，考核合格后方可上

岗。

第十三章应收账款与商账追收管理制度

第六十一条建立应收账款帐目，明确应收货款，分期应收账款和应收票据的数

额、期限、应付款人等内容。

第六十二条建立应收账款账龄分析分级表，将应收账款按账龄分为合同期内、

进入预警期内、到期、逾期、进入最后通牒期，进入专业追账期、付诸法律期和坏

账期八级，制订相应的催收措施。

第六十三条对应收账款加强日常监督，根据实际情况每周或每月打印出会计账

上全部接近到期的应收账款记录进行分析和诊断，对每笔账款作出处理意见。

第六十四条制订商账（逾期应收账款）追收办法，培训催收、追收人员。

第六十五条设计商账追收工作流程，包括内勤提示、外勤催收、委托专业信用

管理公司追收、法律诉讼。商账追收程序一般应包括下列步骤：

步骤阶段时间段联系方法催账形式

1提醒客户逾期第一天传真礼貌提示

2提醒客户以后第4天传真再度提示

3了解问题以后第4天电话了解客户发生了什么问题

4第一次正式催账以后第4天传真显示证据

5严肃通知以后第4天传真严肃通知

6第二次正式催账以后第4天传真显示证据

7压迫客户式谈话与6同一天通话/拜访表达不满

8最后通知以后第3天挂号信最后通牒

9送专业追账公司一周以后委托追账与追账代理签约

10提出法律诉讼半年以后委托律师法律行动

第十四章失信违法行为责任追究制度

第六十六条对方发生失信违法行为，可酌情采取下列措施：

取消赊销条件；停止供货；取消供货资格；

诉诸法律。

第六十七条本企业发生失信违法行为的可能表现形式与纠正措施：

表现形式：个人擅自以公司名义对外签订合同并违约或骗取款物；产

品合格率未达标；拖欠货款；其他。

纠正措施：及时书面告知对方，说明原由；依法赔偿对方损失；撤消

过错当事人的职务、开除直至依法追究其法律责任。

第六十八条合同纠纷处理

（一）发生合同纠纷，合同承办舒门、人员应立即报告分管领导或

法定代表人，并通报信月（合同）管理机构，提供材料。

为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。

（二）合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式

解决。合同承办部门、人员应配合好公司信用（合同）管理机构参加仲裁或诉讼。

（三）发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即

向单位负责人报告并向公安机关报案。

（四）合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，

应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。

（五）解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解

书、仲裁书、裁定书、判决书的副本或正本复印件，自发出或收到之日起十日内，

由承办人送交信用（合同）管理机构备案。

（六）在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者

其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。

（七）合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理

有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。

（A）向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办

人员出具证据收执。

（九）在涉及合同纠纷的诉讼或非诉讼活动中，行使可能引起国有

资产流失的处分权时，应当报请有关部门公司批准。

第十五章应付账款管理制度

第六十九条应付账款入账程序

（一）、有票应付款1财务部业务会计对采购定单、供应商发

票、检验入库单进行审核，即“三单符合”审核。

2三单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购定单、

委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据

组成发票单据。第三单“入库单”是指由入库单、质检单、运输提货单等组成

的收货单据。

3财务部业务人员在“三单符合”审核后，制作记账凭证并按照

会计复核、批准程序入账。

4有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部。

（二）无票应付款

1仓库管理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填

写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。

2财务部核对每一张入库单，确保信息准确无误。将无票入库货

物作为暂估入库进行核算。

3对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款，财务部应

及时与采购部联系并跟踪。

（三）应付账款

1供货方开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过

“三单符合审核”。财务部业务人员应当在“三单符合审核”后，方可将无票

应付款转入应付账款。将暂估入库的项目转入库存项目。

2财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立

即通知商务部和物流部门。商务部应及时与供应商联系处理，并在一展内将问

题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有三单不符的情况记录，并定期跟

踪和向财务经理或财务经理汇报。

3对在“三单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警

告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。

4生产部门应在每月二十八日前将供应商的质量退货及向供应

商索赔的资料传递到财务部，财务部应于当月据之调整应付账款。

5任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务经理

及相关人员的书面批准。这些依据应附在相应的调整凭证后。

6更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过

财务部经理的批准。这些资料应附在相应的调整凭证后。

（四）应付账款账龄分析

1财务部每季度进行一次应付账款的账龄分析，并分析资金安

排和使用的合理性。

2财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知采购部及

相关部门。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告

知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向财务经理和总

经理作书面汇报。

（五）对账

1财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及

明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同商务部采购人员进行调

查，并经财务经理书面批准后及时处理。

2财务部每年至少获得一次供应商对账单，对发现的差异应及

时与供应商联系解决。应付账款管理流程图。

第十六章奖励和惩罚

第七十条合同管理部门及承办人员有下列表现的，应视不同情况授予荣誉证

书、记功、发给奖金等奖励:

（一）尽职尽责，使公司所签订的合同得以全面履行，为公司取得

重大经济效益，工作成绩显著的；

（二）在处理合同纠纷中，起到重大作用，为本公司获得较大经济

效益或免受重大经济损矢的；

（三）按上级合同管理部门的要求定期上报本公司合同管理资料，

在合同档案管理工作中表现突出的；

第七十一条合同管理部门及承办人员有以下情况之一，视情节轻重分别给予

不同的行政处分、经济处罚，构成犯罪的移交司法机关处理。

（-）在以法人名义进行的经济活动中，应签订书面经济合同而没

有签订，给公司造成经济损失的：

（二）合同承办人员，在签订、履行合同过程中未尽职尽责，造成经

济损失或违反法律规定导致合同纠纷的：

（三）丢失、擅自销毁、涂改合同文件造成经济损失的；

（四）失职、渎职、玩忽职守，造成经济损失的；

（五）追究违约责任，造成重大经济损失的；

（六）接受贿赂，内外勾结，造成直大经济损失的；

第十七章附则

第七十二条本管理制度中所指的“合同承办人员”是指除法定代表人外，在公

司的授权范围内直接承办并参与合同签订、变更、解除的业务人员；

第七十三条公司“介绍信”与“法人授权委托书”中说明构成本管理制度的一

部分。

第七十四条本制度自公司领导签发之口起实施。

第七十五条本制度由公司办公室负责解释。

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企业合同管理制度

一、合同管理职责

（一）法定代表人的主要职责

1、加强合同管理工作，支持合同管理机构开展工作，解决合同管理工

作中的重大问题。

2、授权委托人员对外签订合同。

3、对本公司合同签订人员进行考核、奖惩。

4、定期了解合同的签订、履行情况。

（二）企业合同管理部门的主要职责

1、认真组织学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，

依法保护本企业的合法权益。

2、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作的

考核。

3、做好合同文本管理，严格按照有关规定制定和使用合同文本。

4、审查合同，防止不完善或不合法的合同由现。

5、监督、检查本公司合同签订、履行情况。

6.宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员。

7、统一办理授权委托书，严格管理本公司合同专用章的使用。

8、依法处理本公司的合同纠纷。

9、制止公司或个人利用合同进行违法活动。

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10、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向

公司领导汇报。

11、配合合同管理机关，共同搞好合同管理工作。

（三）企业合同管理员的主要职责

1、协助合同承办人员依法签订合同，参与宜大合同的谈判与签订。

2、审查合同，保管好合同专用章。

3、检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠

纷。

4、登记合同台帐，做灯合同统计、归档工作。

5、发现不符合法律规定的合同行为，及时向合同管理部门负责人或公

司负责人报告。

6、参加对合同纠纷的协商、调解、件裁、诉讼。

7、定期向分管领导汇报合同管理情况.

（四）供销部门的主要职责

1、依法签订、变更、解除本部门的合同。

2、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。

3、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。

4、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向

合同分管部门管理员通报。

5、本部门合同的登记、统计、归档工作。

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6、参加本部门合同纠纷的处理。

7、配合企业合同管理分管部门做好合同管理工作。

（五）财务部门的主要职责

1、加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情

况。

2、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议。

3、解决合同履行中有关问题。

4、依法签订、变更、解除合同。

5、配合企业合同管理分管部门做好合同管理工作。

二、“法人委托书”管理

（一）主体内容与适用范围

1、本制度规定了本公司授予“法人委托书”者的条件、程序、管理规

定及责任等内容。

2、本制度适用于本公司各有关部门和分公司。

（二）被授予“法人委托书”者的条件

1、必须是本公司生产经营活动中确需签订合同，并具有签订资格的有

关人员。

2、必须经过《中华人民共和国合同法》培训，考试合格者。

3、能够遵纪守法，执行好国家各项法令、法规和本企业的规章制度。

（三）“法人委托书”的申请程序

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1、凡申请持证者，先由申请部门向合同管理部门提出申请，填写“参

加《合同法》培训人员登记表”。

2、由合同管理部门统一组织申请持证者参加市或区工商行政管理部门

举办的《合同法》培训班，并参加考试。

3、考试合格后，申请部门按合同管理部门要求填写“法人委托书申请

审批表”，并对其工作业绩进行考核审查，再经公司人事部门和合同管理部

门审核后报公司法定代表人批准，签章颁发授权证书。

(四)“法人委托书”的管理

1、合同管理部门负责“法人委托书”的申请审核、证件办理，变更、

注销登记、遗失声明和监督检查等管理工作，并为公司归口管理部门。

2、本公司颁发的签订合同的“法人委托书”，采用由市工商行政管理

局统一印制的“法人委托书”，在有效期限内可连续使用，但有效期限最长

不得超过两年。

3、凡不持有“法人委托书”因特殊情况需对外签约者，由所在部门向

合同管理部门提出申请，经法定代表人批准，由合同管理部门具体办理一事

一委托的临时“法人委托证明”事宜；未取得“法人委托书”及“法人委托

证明”的其他人员一律不得对外签订合同。

4、凡持有“法人委托书”对外签订合同者，必须严格遵守本公司制定

的合同管理规定和相关的配套制度，做好合同台帐记录，以备考核。

5、凡发生下列情况之一者，必须办理变更或核准注销手续：

(1)“法人委托书”授权内容变更；

(2)证件有效期届满，不再续展；

(3)持证人因工作变动，不再对外签约；

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(4)持证人因调离本公司、退休或死亡；

(5)持证人因违反本公司管理制度，情节严重需撤消“持证人”资

格；

(6)持证人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假撤消“持证人”资

格。

6、经颁发的“法人委托书”如有遗失，持证人应书面向本部门领导报

告，并将本部门批示意见送合同管理部门，由合同管理部门向法定代表人或

合同管理领导小组报告后，根据情况酌情处理。

7、凡核准注销人员的“法人委托书”证件，由所在部门负责收回交合

同管理部门统一处理。

(五)责任

1、各部门应加强对持证人的教育和管理，凡发现严重违反本公司有关

制度规定签约或利用证件进行违法活动，以及失职、渎职等给公司带来重大

损失者，应依法追究责任，同时注销证件。

2、持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合同，如因

超越授权范围和授权权限发生的纠纷，其经济及法律责任由持证人承担。

三、合同订立审批管理

(一)主体内容与适用范围

1、订立合同的主体，必须是法人或者是取得营业执照的非法人经济组

织。集团公司内各单位的业务部门不得以本部门的名义或擅自以其他单位、

部门的名义对外签订合同。

2、本制度适用于公司各有关部门和分公司所签订的合同。

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（二）合同审批管理

1、公司对外签订合同，应由其法定代表人或法定代表人授权的代理人

进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。

2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应

当保存五年，以备核查。

3、除即时结清外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用合同示

范文本，如果没有合同示范文本，应当参照类似的示范文本。采用合同示范

文本时，可以根据所订合同的具体情况依法作出补充约定。

4、集团公司及所属各单位的合同都应按顺序编号。

5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条

款完整，内容具体，用语准确、无歧义。

6、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或

者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方

式，违约贲任及解决争议的方法等。

7、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合

同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有

效担保。

对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的

法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务

能力要参照本制度的规定进行审查。

8、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地

法院。

9、严禁其他公司或个人所办各类企业以公司及下属单位的名义对外签

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订合同。

10、法定代表人或委托代理人应当亲自在合同文本上签名盖章。

11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加

盖合同专用章。

(三)合同审批程序

1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。

(1)对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司

法人营业执照或营业执照的副本复印件。

(2)对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业

执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营

范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。

(3)对外方当事人的资格审查，应调查清哭其地位和性质、公司或组

织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注

册地。

2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。

(1)代理人职务资格证明及个人身份证；

(2)被代理人签发的授权委托书；

(3)代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。

3、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力对方当事人在合同

中负有提供专业性较强的劳务、工程项目或限制经营项目等义务时，应当要

求对方当事人提供由政府法定机构颁发的经营许可证或资质等级证书等证

明。

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4、签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时

应到签发部门进行脸证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材

料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必

须完全一致。

5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同

档案保存，以备考核。

(1)名片；

(2)厂家介绍、产品介绍等资料；

(3)各类广告、宣传资料；

(4)各类电话、BP机等通讯工具号码；

(5)对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件

核对无异的复印资料。

6、订立依法应当办理批准、径记、见证、鉴证、公证等特别程序的合

同时，应当依法办理特别手续。

7、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案，作

为财务部门收付款物的依据。

四、合同履行、变更和解除

(一)主体内容与适用范围

1、本制度规定了本公司合同履行、变更和解除应遵循的管理原则和办

法0

2、本制度适用于本公司各有关部门和分公司。

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（二）合同履约管理

1、法定代表人全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体

负责其订立合同的履行。新任法定代表人应当继续履行前任法定代表人依法

订立的合同。

2、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能

力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责

人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

3、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度的标的应

在法定期限内及时提出书面异议。

4、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务

部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，

财务部门有权拒绝结算。

5、凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为

履约证据留存。

对我方当事人的履约情况，除发善保苕有关收付凭证外，还要做好履约记

录。

我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书

时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，

必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。

（三）合同的变更和解除

1、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更

协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发

货或付款。

2、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时

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收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措

施，减少损失。

3、发现对■方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促

对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证

据，及时向合同管理部门报告。

4、我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当

事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方

当事人达成变更或解除合同的协议。

五、合同纠纷处理

（一）主体内容与适用范围

1、本制度规定了本公司合同纠纷处理应遵循的管理原则和办法。

2、本制度适用于本公司各有关部门和分公司。

（二）合同纠纷管理

1、为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间

内进行。

2、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位

负责人报告并向公安■机关报案。

3、合同承办部门、人员应配合好公司合同管理部门参加仲裁或诉讼。

4、合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。

5、合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及

时委托有资质的代理人参与处理纠纷。

6、解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解书、仲裁

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书、裁定书、判决书的副本或正本复印件，自发出或收到之日起十日内，由

承办人送交合同管理部门备案。

（三）合同纠纷处理程序

1、发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导或法定代

表人，并通报合同管理部门，提供材料。

2、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原

因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。

3、合同纠纷发生