档案资料管理制度

档案资料管理制度

档案资料管理制度1

目的：确保园区原始资料的完整

政策:设备及资料的建档工作，是小区搞好工程管理的一项十

分重要的工作。

程序：

(1)建档是汇集和积累设备运行状态的最基本工作。

(2)档案是提供分析研究设备在使用期的改进措施的资料来

源。

(3)研究分析资料可探索管理和检修的规律,增加对设备的

认识和了解，提高维修和管理水平。

(4)档案是反馈设备制造质量和管理质量信息的.重要依

据。

(5)设备档案，应填写设备名称、编号、型号、安装地点、

制造厂，供应商、联系电话、地址、设备的主要数据，其他数据、

备件存放地点、维护保养要点，检修时间及内容、事故分析等

项。认真详细做好工作，将对今后的故障维修、制定设备的预防

性维修计划及制定巡回检查带来许多方便。

(6)为使档案成为活的资料，要不断丰富档案的内容,使之成

为小区的重要财富,档案管理作业程序可依如下10个步骤:①点

数、②登记、③整理、④分类、⑤立案、⑥编目、⑦典藏、⑧防

护、⑨应用、⑩定期清理。档案资料管理制度2

一、目的

为做好特种设备档案资料管理工作，明确公司特种设备档案

资料管理工作要求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司特种设备档案资料管理工作。

三、规定内容

1、特种设备档案资料主要包括以下内容：

L1特种设备的'设计文件、制造单位、产品质量合格证

明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料；

1.2特种设备使用登记证和检验报告书；

1.3特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；

1.4特种设备的日常运行状况记录；

1.5特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置

及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；

1.6特种设备运行故障和事故记录；

2、特种设备安全管理机构负责归口管理本单位所有特种设

备档案资料，应指派专人负责特种设备档案资料的保管工作。

3、特种设备安全管理机构应设立专门的档案室或档案柜用

于保存特种设备档案资料，保存期限原则上为3年，重要的见证资

料应永久保存。

4、根据需要本单位可另外专门设立特种设备档案资衿管理

机构。档案资料管理制度3

档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是

学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工

工作成绩的'客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。为

此，制订制度如下：

1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管、校长办

公室主任具体负责，教导处、总务处、教研组有关人员协助工

作。

2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承

办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

3、学校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事

档案各种计划与安排，各种会议学习记录。群团教代会材料等分

别由职能部门收集，交行政和校长办公室整理，交档案资料员，

由档案资料员整理、装订、归档。

4、学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生

学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案等由教导处有关人员负

责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全

过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人

员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制

及考核措施。

第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任

1、项目准备阶段

建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设

备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计

文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设

计文件。

2、项目施工阶段

项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件

的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向

几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全

部文件;项目监理单位负责收集,积累项目监理文件。建设单位委

托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和

完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提

交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

3、项目试运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的

文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所

承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

第三条、收集范围

1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的

各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。

2、项目文件归档范围和保管期限见附表1

第四条、收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收

集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单

位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。

第五条、项目文件质量要求

1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。

2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨

水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢

固程度应符合设计标定质量的要求。

4、录音、录像文件应保证载体的有效性。

5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

项目文件的整理与归档标准

第一条、项目文件的整理

1、建设项目所形成的'全部项目文件在归档前应根据国家有

关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。

2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文

件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的

性质

、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理

3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项

目或专业整理。

4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理;检查验收

记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位

整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设

计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工

单位整理。

第二条、项目文件的组卷

1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内

文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合

档案管理要求。

2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结

构、专业组卷:项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、

消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷；管理性文

件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监

理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文

件。该卷保管期限从长。

第三条、案卷与卷内文件的排列

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依据、建筑,、安装、检测试验记录、

评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和

运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷内文件一般文字在前，图样在后;译文在前，原文在后；

正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

第四条、卷内编目，装订必须符合规定要求，详见综合科档案

管理制度

第五条、声像材料整理

声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人

物、作者等内容进行著录。

第六条、项目文件的归档

1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设

项目完成后，将经整理,编目后所形成的项目文件按合同协议规定

的要求，向建设单位档案管理机构归档。

2、根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，

也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文

件一并归档。

3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目

的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反应

项目建设过程和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字

手续完备;文件质量应符合项目文件质量要求的规定。

4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按

国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。

5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、

审校人签署的译文稿与原文一起归档。

第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收

集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理

部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，

经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位

档案管理机构。

第八条、项目文件的归档时间

1、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在

项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档;有尾工的

应在尾工完成后及时归档。即：在其项目鉴定、竣工后或财务决

算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或

接收后即时登记，安装调试后归档（任务结束后一周内向上级档案

室移交）。

3、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归

档时间一致。

4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材衿应在

工作结束后及时归档（一周内）。

5、下列文件材料应随时归档：

5.1、变更、修改、补充的文件材料；

5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人

手中的文件材料；

5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料；

5.4、其他临时活动形成的文件材料。

项目档案的整理与移交标准

第一条、项目档案的整理

全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，其

内容包括:

1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项

目的实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型

项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分

类，下设属类。

2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的

分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号

的，建设单位（并责成设计、施工及建立单位）可用铅笔临时填写

档案号。

3、对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目

录及档案整理情况说明。

4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件

表格

第二条、项目档案的移交

1、项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，

在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有

关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目，应在每期或每

机组正是通过竣工验收后办理档案移交。

2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应

办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张

数等，并有完备的清点、签字等交按手续:建设单位转为生产单位

的，按企业档案管理要求办理。

3、竣工验收以后，在大中型城市规划区范围内的重要建设项

目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市

规划、建设及其管理有关的项目档案。档案资料管理制度5

（一）试验室内业资料包括试验检测资料、规范、标准、专业

技术图书、文件及仪器设备档案等；各级试验机构应有专人管

理。

（二）档案资料应指定专人管理试验检测资料,试验检测资料

应及时收集、整理，按不同试验检测项目分别编号、放置;档案盒

内应有卷内目录，资料按卷内目录有序放置;无关人员不得随便查

阅，需要借阅时，应经试验室主任批准，管理人员应办理借阅登记

手续，借阅后要及时收回，以免丢失。

（三）标准、规范、技术图书应实行登记造册，分别编制目录,

供查找方便;及时掌握新标准、规范变更情况，适时收集补充，不

得采用作废标准。

（四）文件应按内部、外部进行登记分类保管，内部文件较多

时，可再分为上级、同级、下级进行管理，年底按文件档案管理要

求归档。档案资料管理制度6

（一）拟设立的清洁管理规章制度

1.设立完善的清洁工作组织架构和规章制度

(1)行政架构完善:保洁/服务员-班长-主管(主办)-经理

(2)完善的规查制度：上下班制度，纪律制度，统一的考核标

准。

2.建立完善的监控监督机制和流程

(1)清洁工作岗位责任明确：

a、主管的职责

-负责部门因清洁而引起的不合格服务、紧急事件、各类投

诉的纠正预防措施的审核，评估其有效性。

-负责清洁技术、蚊虫消杀技术与环保技术的运用。

-负责引进在清洁方面的新技术、新方法、新材料，并推广运

用，不断提高绿化专业水准。

-负责清洁工作的管理，审核各部门的清洁工作细则。

-负责审核拟外包的清洁方案及监控程序。

b、班长的职责

-负责制订完善清洁工作作业细则，合理调配保洁员。

-负责每日对清洁各岗位进行巡查和班员的月工作情况的考

核。

-负责保洁员的日常技能培训、岗前培训1,不断提高员工工作

能力。

-负责及时收集顾客意见并汇报。

-负责对保洁设备具维修保养及操作指导。

C、保洁/服务员

-熟悉楼宇结构、人行道及公共配套设施、设备，办公室内家

私布局、材质，服务要求等情况，以便于顺利开展各项工作。

-严格按照保洁程序文件、作业指导书，对责任区域内的物业

进行清扫、保洁、整理，并不断巡视，俣持整洁。

-维护责任区域卫生，有效制止各种违章、违规现象，劝阻、

制止不卫生、不文明的行为，直接向上级报告。

-爱护保洁工具、用品，每次使用后应清洗干净，并统一存放

于指定地点。

-对公共配套设施、设备等的损坏情况,及时报告相关主管人

员或控制中心进行处理。

-发现可疑人员或可疑情况，及时与当值安全管理员或控制中

心取得联系进行处理。

-发现火情时，必须及时通知控制中心或本部门工作人员并按

照消防作战图履行相应职责。

(2)工作区域责任明确

a、工作区域责任明确：各种区域俣洁；

b、工作区域界限明确：分区管理;

(3)等级检查机制的建立和落实

a、建立行政等级的检查机制

公司的管理：品质部是环境质量管理的总负责部门，将定期和

不定期的检查其服务质量，不断策划新的'管理流程和方法，协助

和监督物业服务中心持续提高服务质量。

物业服务中心经理:环境管理第一负责人，负责绿化、保洁、

消杀工作定期和不定期的全面的检查和监督。

环境主管：负责保洁、绿化和消杀工作的组织、安排、实施

专业知识的培训，制定合理的工作流程，并定期检查各项工作效

果，同时不断寻找或探索新的绿化养护和环境消杀的方法。

保洁班长：协助环境主管制定清洁工作流程，合理调配保洁/

服务员，并不断改进工作方法。并对保洁、服务员培训各种专业

知识。

保洁/服务员：负责所辖区域内的保洁卫生及办公室内物品清

洁及整理工作。

b、建立科学的时间分级管理

日检：保洁及班长负责每日多次巡查(根据工作内容或特点来

具体决定巡查次数)，环境主管进行抽查。

周检:环境主管每周至少组织一次全面的检查，对各岗位人员

的工作质量进行初步的评估。

季检：公司品质部每季度至少对环境各岗位进行全面检查一

次，进行总体服务质量评估。

月检:部门经理或助理每月至少对行政办事中心及会议大厦

清洁管理质量进行一次全面的检查，同时组织日常多次不定期的

抽查。

半年检:公司每半年会进行一次大型的各项服务质量检查活

动，对半年的工作进行总结：并根据质量运作体系进行内部质量审

核，检杳所有服务的操作状态，督促物业服务中心按照规范的体系

进行运作，最大限度的提升工作效率，规范各项流程。

(4)建立合理的整改机制

-分析原因

-整改

-复查

-评分考核

3.建立环境服务质量的自检和保障体系

月度顾客回访调查：

物业服务中心片区客户服务理及部门经理、助理组织每个月

至少一次对顾客满意程度的回访，回访对象一般为服务需求人或

各单位负责办公室后勤的主要人员，了解顾客对保洁保养情况和

消杀服务情况的认同程度或可能存在的看法，及时制定整改措施,

不断提高我们的服务质量。

半年顾客满意度调查：

公司组织每半年至少一次对顾客的满意程度的调查,及时对

物业服务中心半年的消杀服务和保洁俣养工作进行总结，及时发

现问题，经过不断的整改，并把调查的结果纳入部门的年终考核，

以加强管理的力度，督促相关部门不断的提高服务质量。

（二）、物业清洁管理服务档案料的建立与管理

1.物业清洁管理服务档案料的建立

日计划和记录：

计划：班长每天执行'班前点名，班后点评'制度，确定E工作

重点及注意事项。

记录:保洁的洗手间记录、消杀记录、办公室清洁工作记录

表等所有保洁保养工作计划记录:物业服务中心和公司的巡查记

录。

周计划和记录：

计划：主管每周召开周例会，对上周工作进行总结，对下周工

作进行计划。

记录:环境主管和班长每周的巡查记录,物业服务中心和公司

和抽查记录。

月计划和记录:

计划：经理每月召开月度例会.确定月工作计划。

记录：环境主管、物业服务中心经理(分管助理)、品质部的

月度评估，以及日常抽检记录.

季计划和记录：

计划：每季度写工作计划。

记录:物业服务中心、品质部季度评估.以及抽查记录。

年计划和记录：

计划：下一年度保洁、绿化和消杀工作计划、定期作业计

划。

记录：上一年度工作总结和抽查记录。

2.清洁管理服务档案资料的管理

(1)定期收集

(2)定期检查

(3)检查结果与考核挂钩

(五)清洁设备、工具装备配置方案

L物质装各的原则

(1)确保质量与控制成本的原则

(2)设备先进性与实用性结合的原则

2.拟投入物资装备

(1)清洁物资装备一览表档案资料管理制度7

一、村（居）要规范完善安全生产工作文书档案的管理工

作。文书档案实行专柜专盒存放，专人保管。

二、认真做好安全生产工作的各项记录，特别是安全生产会

议记录簿、安全检查记录簿、隐患整改登记簿、安全事故登记

簿、安全工作日志，及时反馈安全信息，做到有章可循,有据可

查。

三、建立健全安全生产监管台帐尹及时更新，包括各类应急

救援预案、生产经营单位基本情况台帐、安全生产条件台帐、安

全隐患监管台帐、危险源监管台帐、特种作业人员监管台帐、安

全生产信息台帐（塘、库、堰、八户大院、道路、桥梁、车辆、

驾驶员、地质灾害点、易发森林火灾点、危房等）等。

四、按文书资料与档案的'标准化管理要求，做好各类资料的

归类登记工作，以及各类文件、资料的传阅回收登记工作。

五、档案盒设置归类要有以下内容：会议记录、领导批示、

上级来文、本级发文、目标责任书、安全检查资料、教育培训资

料、隐患登记整改资料、重大危险源及重点部位登记监控资料、

应急救援预案、政策法规、事故统计及调查资料等。

六、年终将全年所有安全生产的文件、资料、表册、总结、

台帐按分类档案整理的要求装订成册。

七、安全生产目标任务完成情况、安全生产文书档案管理作

为村（居）安全工作年度考核的重要内容和依据。档案资料管理制

度8

一、凡全公司的设备图纸、技术资料（图纸资料、设备使用

说明书及备件目录等），必须整理整齐，装订成册，由生产设备

科统一管理。

二、外文资料由生产设备科组织或联系有关人员翻译后交车

间使用，车间使用份数应由技术部门根据需要确定，不得随意流

出厂外C

三、有关工艺改革的技术文件，包括计划申报表，实施工艺

措施，鉴定报告等，详尽整理后及时归档。

四、编制全公司专用生产设备科技术资料目录，索引以方便查

阅。

五、生产设备科的图纸、资料不得随意借阅，有关管理人

员、生产人员确需借阅的，需到供应部办理借阅手续。

六、生产设备科应健全资料借阅手续，借阅人需在借阅登记

簿上签字。

七、任何人不得破坏资料的完整性，存档资料缺损的，由供

应部负责，外借资料缺损的由借阅人负责。

八、资料外借期限为两周，超过两周的'，供应部应主动追

索，因生产需要，借阅人仍在使用的，应办理续借手续。档案资

料管理制度9

L设备建立台账范围

凡价值在20__元以上，连续使用一年以上，安全寿命周期内

都需要技术管理的固定资产，都应列入设备台账；

2.设备分类及编号应按照各部门设备功能分为七大类;采用

五级号码制：

生活服务设备-s信息设备-*

文娱保健设备-w环境美化设备-h

保安设备-b交通运载设备-j

其他设备-q

设备编号说明：

(1)设备的统一编号即为各部门固定资产编号，为了统一方

便，号码顺序从1开始(不从0开始);

⑵如有报废和调拨出部门，其编号应永久保留，并说明调出

原因，不要用新购进或其他设备来填补报废设备的旧编号；

(3)设备的附件或附属设备不必另外单独编号，而可以在主机

编号之后编附机号；

(4)每台设备都必须在明显处装订上固定资产编号或喷上编

号；

3,设备管理类别划分原则及代号

⑴重点设备:用a表示；凡具备下列条件之一者，为重点设

备：

a.负荷高、耗能大、连续性运行的设备；

b.对经营质量影响大的设备；

c.停机后，对经营及酒店声誉有严重影响的设备；

d.修理复杂程度高的设备；

e.备品、配件供应困难的设备；

f.出现故障或事故严重影响人身安全的设备；

g.对环境保护及作业有严重影响的设备；

h.单台(套)设备原值在五万元以上的设备；

例：锅炉、变压器、高低压配电设备、压力容器、大型制冷

机组、大型空调设备、电梯等；

(2)重要设备:用b表示；凡具备下列条件之一者，为重要设

备：

a.多班运行或开机时间长的设备；

b.需要经常或定期调整的设备；

c.故障停机对酒店经营有影响的设备；

d.故障频次多或停机时间长的设备；

e.有一定修理复杂程度的设备；

f.配件供应周期长的设备；

g.对操业人员安全及环境污染有影响的设备；

h.单台(套)原值在一万元以上的设备；

例：各种泵、通风机、音响设备、灯光设备、计算机、运输

车辆等；

(3)一般设备:用c表示；凡属下列情况之一的设备，为一般设

备：

a.负荷低、开机时间短；

b.对生产、经营质量影响不大的设备；

c.修理复杂程度低或不维修设备；

出故障停机不影响经营的设备；

e.不构成重点、重要设备的其他设备；

例：彩电、风机盘管、分体空调、窗式空调等；

4.设备台账内容

(1)使用单位:填写单位名称及酒店编号；

(2)管理类另I：按上面的规定填写；

(3)设备名称:按设备铭牌填写；

(4)设备编号：按上面的规定填写；

(5)相关设备编号：填写与本设备相关设备的编号；

(6)固定资产编号:按固定资产账上填写；

(7)规格型号:按设备铭牌填写；

(8)总电功率:填写本设备需要的总电功率；

(9)制造单位:按设备铭牌填写；

(10)出厂编号:按设备铭牌填写；

(11)出厂日期:按设备铭牌填写；

(12)启用日期:填写实际投入使用的日期；

(13)安装地点:填写设备安装的具体地点；

(14)设备原值:按固定资产账填写；

(15)预计残值:按固定资产账填写；

(16)计提折旧：填写累提的折旧额；

(17)使用年限:填写预计使用的年限；

(18)设备现状:填写‘在用‘或‘封存‘、’闲置‘、‘报废’等；

(19)备注:填写其他需要说明的内容。

5.设备台账卡由工程总监/经理或项目主管填制，总监秘书负

责保管存档。

6.设备情况发生变化，及时修正台账记录。

7.根据台账,定期对的所有设备进行盘查，做到账物相符。

8.设备技术档案管理

(1)所有重点、重要设备以及列入计划检修的一般设备，都应

建立技术档案;特种设备技术档案的建立，应符合劳动管理部门的

要求，按劳动局要求的‘格式建立，其他设备按和管理公司要求建

立;

(2)设备技术档案由工程总监/经理秘书负责收集、修订、整

理立卷、归档和借阅；做到技术档案能及时、准确地反映设备的

运行状况；

(3)应根据设各技术档案所记载的设备信息，及时分析、研究

指导设备维护、检修及改造、更新。

9.设备技术资料管理

(1)酒店技术资料由工程总监/经理秘书负责收集、整理、核

实、登记和保管，坚决杜绝资料散落个人手中的现象；

(2)设备技术资料应包括的主要内容：

a.设备选型及技术经济论证材料；

b.上级及领导批准购置的文件；

c.设备购置合同；

a.设备出厂合格证；

e.设备装箱单及开箱验收记录；

f.设备安装、调试记录及竣工图；

g.设备使用说明书及进口设备说明书中文译本；

h.设备图纸和备件图册

10.使用设备技术资料，使用部门一般使用复印件，如不便复

印，可将资料归档后，经工程总监/经理批准,指定负责人，由使用

者办理长期原件借用手续，存放于使用部门。

11.设备技术资料一般不送档案室归档(或将复印件送档案室

归档)，存放于工程部技术档案柜。

12.资料档案的管理

(1)维护档案室的清洁环境和资料的保管环境；

(2)借还资料档案的手续清楚,送阅、交办的文件要及时，并

有责任催办；

(3)文件、资料归档要及时，做到每月整理一次，每年清理一

次，分门别类做好归档并做好记录；

(4)遵守保密规定，未经有关领导授权或批准，一切文件资料

不得外传外借

13.资料档案的使用规定

(1)查阅资料档案应在档案室指定环境范围内进行，未履行借

阅登记手续，任何人不得擅自将资料带离档案室；

(2)在使用资料档案时，使用人不得吸烟、喝水、吃食物，以

免造成损坏；

(3)不得在资料档案上勾画、涂抹,不得对档案有撕损、剪切

等破坏行为，必须保证资料档案的完好无损；

(4)资料档案在档案室外未被使用时，不得长时间摆放在桌面

上，应及时放入专用档案柜中保存;

⑸未经许可不得擅自拍照、抄录、复印；档案资料管理制度

第一条为加强工程管理，建立健全工程项目建设档案，根

据国家有关法律法规的要求，制定本制度。

第二条管理部门

工程资料档案由技术质量部负责管理。各部门与工程项目有

关的资料要在工程竣工验收后，经整理统一移交。

第三条归档范围：

（一）经营档案：由经营预算部按建设项目分单位工程立卷

归档。

1、工程预算、重点工程合同预算；

2、询价、报价、投标、补充单价申请与批复，工程分析材

料等；

3、工程的协议书、合同、合同附件，资格预审材料，可行

性研究报告，谈判记录、协议、议定书

（二）工程技术档案：由工程技术部在工程竣工后，按建设

项目分单项工程立卷归档。

1、施工依据性材料：

（1）开工报告、批准文件；

（2）协议书、合同书、施工执照。

2、施工指导性文件：

（1）施工组织设计、施工方案、技术交底；

（2）施工技术措施、施工计划。

3、施工过程中形成的'文件材料：

（1）洽商记录：建设、施工、设计单位三方会谈纪要、图

纸会审纪要，修改设计通知单、技术核定单、工程变更洽商单；

（2）各种材料、构件、配件、设备等出厂合格证书，以及

开箱记录；

（3）隐蔽工程检查验收记录，预检复核记录；

（4）各种管道的安装，试压、泄漏、探伤等记录；

（5）仪器、仪表、设备的安装、检验、调试记录，验收标

准及操作规范等；

（6）施工日志：冬、雨季施工记录；

（7）分项、分部、单位工程质量评定；

（8）工程质量事故处理记录及对影响工程质量或使用的遗

留问题处理意见；

（9）施工总结、技术总结。

4、竣工文件材料：

（1）竣工测量、竣工图、工程预决算、工程经济技术分

析;

（2）竣工工程一览表（竣工工程项目、单位工程名称、位

置、结构型式、造价、工期、工效等）；

（3）竣工验收证明书、报告及会议文件；

（4）工程质量评审材料。

5、优质工程必须具有检查评定材料、上级审批文件及检查

评定结果。

（四）产品档案：由材料部、经营预算部，按产品型号立

卷归档。

1、技术协议书、委托书以及有关的合同文件；

2、产品合格证，使用说明书；

3、产品加工、审核、质量检查、标准化审查、技术标准、

验收等文件；

第四条归档要求

1、归档的资料档案，应按照自然形成、保持历史联系的原

则和归档要求特征及内容进行归档。

2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管

期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以

下）三种。

4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

5、全部案卷纽成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然

后逐卷登记，填写案卷目

第五条本制度由技术质量部负责解释。档案资料管理制度

11

（一）试验室内业资料包括试验检测资料、规范、标准、专

业技术图书、文件及仪器设备档案等；各级试验机构应有专人管

理。

（二）档案资料应指定专人管理试验检测资料，试验检测资

料应及时收集、整理，按不同试验检测项目分别编号、放置；档

案盒内应有卷内目录，资料按卷内目录有序放置；无关人员不得

随便查阅，需要借阅时，应经试验室主任批准，管理人员应办理

借阅登记手续，借阅后要及时收回，以免丢失。

（三）标准、规范、技术图书应实行登记造册，分别编制目

录，供查找方便；及时掌握新标准、规范变更情况，适时收集补

充，不得采用作废标准。

（四）文件应按内部、外部进行登记分类保管，内部文件较

多时，可再分为上级、同级、下级进行管理，年底按文件档案管

理要求归档。档案资料管理制度12

1、加强文书档案、图像档案资料的管理工作，保证文书档

案、图像档案的及时归档和妥善保管，专人负责。

2、创建办公室负责文件与资料的归档，督促和日常管理工

作。对相关资料必须按规定立卷，各工作组在工作活动中形成的

各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归

档。

3、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。

4、归档范围：重要的‘会议资料，包括文件、会议的通知、报

告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等;反映主要工作

活动的报告、总结、各种规章制度等。

5、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的

文件资料，收集齐全，加以整理。档案资料管理制度13

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效

性，特制定本制度，公司档案管理制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、

劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协

议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负

责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单

据齐全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司档案管理制

度》。

五、资料的收集与整理

L公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，

即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资

料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集

应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归

档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档

案归档整理。

六、资料的分类与归档

L公司档案资料的.分类依据《文书立卷归档管理制度》的

有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在

此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级

档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2•因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部

门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档

案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级

档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案

的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可

委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执

行「

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案

资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执

行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般

的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准

的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记

并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或

总经理办公室主任指定专人监督销毁。档案资料管理制度14

一、范围：

本制度规定了设备技术资料的管理范围，设备技术档案的形

成，积累，归档及管理内容与要求，适用于本公司的设备资料档

案管理。

二、管理内容：

2.1.生产设备档案资料。

2.2、设备管理中形成的综合性文件资料（1.企业正式颁布的

有关设备管理技术标准、规范、规程、上升为设备管理技术性文

件及设备管理办法）等。

2.3.外来文件（国家、地方政府、行业颁发的有关设备管理

的法规、标准、规范、规程）等。

三、设备技术资料档案的管理：

3.1、设备档案资料的形成，积累和归档管理。

3.1.1、设备到货后应立即组织有关人员进行验收，在验收

时将随机文件、技术资料经公司物质管理部门和设备管理部门及

公司档案管理负责人共同验收，将一切资料登记建名册，做好归

档前的'准备工作。

3.1.2.设备安装验收完后，负责设备安装调试的主管人员

将在设备安装、调试过程中形成的文件资料及时整理和设备随机

的各种技术资料一同交设备管理部门，由设备管理设备

部门移交档案管理部门归档管理。

3.1.3.设备在修理过程中，设备管理人员应负责收集和积

累所形成的各种文件、资料，在修理工作完成后，应立即将在修

理过程中收集和积累所形成的各种文件、资料，上报设备管理部

门，由设备管理部门移交档案管理部门归档。

3.2、设备在使用过程中形成的综合性文件资料的管理。

3.2.1、公司正式下发的有关设备管理的标准、规范、规章

制度及操作规程。

3.2.2、设备运转统计资料。

3.2.3.设备维修资料。

3.2.4.设备调入调出资料。档案资料管理制度15

一、凡是幼儿园各岗位认为有价值的资料，均需要存档。

所谓的“有价值”，有几个判定标准：

1、由于幼儿园的工作是一年复一年，因此，各岗位来年还

要用的资料，一定要建档。有否建档的,意识，是衡量一个老师

是否具有科研意识的一个重要标志。

2、自己在工作当中很困惑的问题，或者是自己认为工作中

的重点问题，通过努力，解决了，这些资料需要保留，以便为后

来者提供借鉴。

3、自己在各种杂志或各种会议上所搜集到有关资料。

二、幼儿档案、教职工档案、园史档案要建档。

三、幼儿园要逐渐实现数字化管理。提高幼儿教师的计算机

操作水平，传递计算机辅助管理、辅助教学的意识，是新世纪幼

儿园的一个目标。档案资料管理制度