公司档案主管岗位职责模版（2篇）

公司档案主管岗位职责模版公司档案主管，作为公司档案管理与维护的核心角色，承担着确保档案完整、准确与安全的重任。以下为公司档案主管岗位职责的官方表述模板，详尽阐述了其职责范畴：一、全面负责公司档案管理体系的构建与运营1.制定并实施公司档案管理制度及操作流程，推动档案管理的规范化与标准化进程。2.确立档案管理体系架构及文件排序机制，建立科学的档案分类、编号及归档标准，保障档案的有序存储与高效检索。3.确立并执行档案保管期限与销毁程序，确保档案管理合规且合法。二、主导档案资料的整理与归档工作1.对公司各类文件资料进行系统化整理与分类，制定科学合理的归档策略，确保档案的可追溯性与完整性。2.监督并指导各部门员工依规完成重要文件资料的及时整理与归档工作，保障文件的完整与准确。3.依据文件重要性与维护周期，设计档案借阅与归还流程，有效防范档案遗失与误用风险。4.引导员工熟练掌握档案管理系统操作，通过培训提升员工对公司档案管理软件的应用能力，进而增强档案管理效率与准确性。三、负责档案的妥善存储与安全防护1.组织规划档案存储环境，确保档案存放区域安全、整洁、干燥，并落实防火、防潮、防盗等安全措施。2.承担档案保管职责，保障档案资料保存完好、损毁率低，定期对档案进行检查与维护，及时报告并处理档案损坏与缺失情况。3.制定并执行档案保密与安全策略，维护公司档案的机密性与安全性，有效防范档案泄露、丢失与损毁风险。四、提供高效的档案信息检索与利用服务1.快速响应公司内部员工对档案信息的查询与借阅需求，确保员工能够迅速获取所需档案资料。2.建立健全档案查询系统，确保档案信息准确录入与及时更新，提升档案检索的便捷性。3.协助各部门完成档案调阅与检索工作，确保档案及时提供与备份，支持公司业务顺畅运行。4.对外支持公司相关档案的申请与调阅工作，确保档案信息的及时提供与外部沟通的有效性。五、参与档案管理系统的建设与运维管理1.积极参与档案管理软件的选型、实施与推广过程，确保公司档案管理系统的稳定运行与持续优化。2.负责档案管理软件的日常维护与升级工作，及时解决系统故障与用户反馈问题。3.定期对档案管理系统进行绩效评估，汇总分析系统使用情况与问题，提出优化与改进建议。六、协助完成档案审计与调查任务1.配合公司内外部审计工作开展，提供所需档案材料并协助完成档案审计、盘点与核查工作。2.协调组织内部调查活动开展，提供档案信息支持并协助调查组高效完成工作任务。本岗位职责模板旨在为公司档案主管制定合理的工作计划提供参考依据，旨在提升档案管理效率与准确性，确保公司档案的安全性与完整性。公司档案主管岗位职责模版（二）企业档案主管承担着至关重要的职责，主要负责企业各类档案的管理，包括搜集、整理、归档和保护，以确保档案的完整性、精确性和可靠性。以下详述其具体职责：一、构建与维护档案管理制度1.制定依据法律法规和企业需求的档案管理制度，并进行定期修订与更新。2.确保制度的有效执行，建立科学的档案管理流程。3.指导并监督各部门遵循档案管理制度执行档案管理工作。二、组织档案的收集与整理1.设定档案收集标准和流程，确保按时完成收集工作。2.实施档案分类与整理，建立有效的检索系统。3.对档案质量进行检查，保证其完整、准确和合规性。三、负责档案的归档与保管1.按照档案管理制度要求，有序归档整理好的档案。2.制定并执行档案保管措施，确保档案的安全与完整性。3.定期进行档案检索与整理，提高档案的可获取性。四、管理档案的借阅与归还1.建立并执行档案借阅规定，确保有序的借阅和归还流程。2.审核并批准档案借阅申请，确保符合相关规定。3.监控借阅者对档案的使用，保障档案的安全与完整。五、参与档案数字化建设1.参与档案数字化规划与实施，推动档案管理的信息化进程。2.负责档案数字化工作，确保高效进行。3.维护与更新档案数字化系统，保证系统稳定和数据安全。六、协助内部及外部审计工作1.在审计过程中提供相关档案资料，协助审计工作顺利进行。2.对审计发现的问题进行整改，提出改进措施，确保档案管理符合审计要求。七、指导与培训员工的档案管理1.制定档案管理培训计划和材料，提升员工的档案管理能力。2.对员工进行档案管理培训，涵盖收集、整理、归档、保管等环节。八、定期报告档案管理工作状况1.定期向公司报告档案管理情况，包括收集、整理、归档、保管等各项指标。2.针对存在的问题提出解决方案和改进建议，持续优化档案管理工作。