某公司采购管理流程手册

采购与合同管理流程手册

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目录

第一部分概述.......................................5

1定义与范围......................................................5

2组织架构........................................................8

3职能说明.......................................................11

4采购管理运作分类...............................................14

第二部分业务流程...................................20

1采购基础.......................................................20

1.1流程图...................................................................................................20

1.2管理方法................................................................................................23

1.3流程描述...............................................................................................24

2采购申请及授权.................................................37

2.1流程图...................................................................................................37

2.2管理方法................................................................................................38

2.3流程描述...............................................................................................39

3外包/租赁......................................................41

3.1流程图...................................................................................................41

3.2管理方法................................................................................................43

3.3流程描述................................................................................................44

4招标竞价采购...................................................47

4.1流程图...................................................................................................47

4.2管理方法................................................................................................49

4.3流程描述................................................................................................50

5非招标竞价采购.................................................63

5.7流程图....................................................................................................63

5.2管理方法................................................................................................64

5.3流程描述................................................................................................65

6例外采购.......................................................70

6.1流程图....................................................................................................70

6.2管理方法................................................................................................72

6.3流程描述................................................................................................73

7分散采购.......................................................78

7.7流程图...................................................................................................78

7.2管理方法................................................................................................79

7.3流程描述...............................................................................................80

8合同订立.......................................................84

8.1流程图...................................................................................................84

8.2管理方法................................................................................................85

8.3流程描述................................................................................................86

9合同管理.......................................................93

2

9.1流程图.................................................................................................................93

9.2管理方法.............................................................................................................95

9.3流程描述.............................................................................................................96

10采购订单管理................................................105

10.1流程图...............................................................................................................105

10.2管理方法...........................................................................................................108

10.3流程描述..........................................................................................................109

11收货与付款..................................................120

11.1流程图...............................................................................................................120

11.2管理方法...........................................................................................................722

11.3流程描述..........................................................................................................123

第三部分采购人员管理...............................131

1采购人员道德建设..............................................131

1.1流程图...............................................................................................................131

1.2管理方法...........................................................................................................132

1.3流程描述..........................................................................................................133

2人员培训......................................................135

2.7流程图...............................................................................................................135

2.2管理方法...........................................................................................................136

2.3流程描述...........................................................................................................137

第四部分附件........................................139

附件1内部制度索引............................................139

采购目录..........................................................140

合同审批权限表....................................................141

采购审批权限表....................................................142

附件2新增/改进单据索引.......................................143

采购申请单........................................................144

合同申请表........................................................145

采购订单..........................................................146

采购检验单........................................................147

合同修改审批表....................................................148

采购汇总申请表....................................................149

附件3内部管理报告............................................15()

供应商资料收集清单................................................151

供应商信息收集表..................................................152

授权供应商清单....................................................153

供应商选择表......................................................154

合同公章使用记录..................................................155

合同登记表........................................................156

合同借阅登记簿....................................................157

3

付款进程表........................................................158

供应商交易评估记录................................................159

供应商考核报告....................................................160

培训评估表（样本举例）............................................161

培训分析报告（样本举例）..........................................162

采购管理报告......................................................164

附件4主要业绩考核指标样本汇总...............................165

4

第一部分概述

1定义与范围

采购的定义'采购是指企业在日常经营活动中购买商品或接受劳

务供应并支付价款的活动。

■采购交易分为集中控制和分权控制两种方式，应根

据集中采购部门的规模及专业化水平，逐渐扩大集

中采购的范围，争取最大限度的采购效率和收益改

进。“

采购

集中控制分权控制

■集中采购是指为了发挥集中优势，降低采购成本，

对采购目录指定的采购对象实行由采购中心统•采

购的采购方式，集中采购可以根据采购金额、性质

特点等采用招标和非招标竞价方式。

•分散采购是指采购对象不属于采购目录规定的范

围，由各级公司分散执行采购的采购方式，分散采

购主要以非招标竞价方式为主。

-例外采购包括委托采购、偶然采购和紧急采购，在

例外采购情况下也应尽量使用授权供应商。

■委托采购是指采购中心将采购目录中规定的项目委

托有关机构在授权范围内进行采购。

'偶然采购是指一次性的采购或者仅为一次性、非循

环使用产品或服务的采购。

-紧急采购是指由于不可预测的紧急情况，不可避免

的需要立即采购紧急的商品或服务。

采购的范围•本流程手册的采购范围主要包括以下内容:

-固定资产

5

-工程基建

-汽车

-设备

-办公家具等

・低值易耗品

-办公用品

-劳务用品等

-专业服务

-咨询

-技术服务

-业务宣传

-广告

-印刷

-电子商务网站设备托管

-电信线路

-卫星通讯

-快递

-清洁

-酒店

-票务

-维修等

-对于以上采购范围内的需求对象，采购中心和管理

层可以结合XX总体战略，采用购买、外包、租赁

等多种方式。

-本手册对采购业务以及与之相关的财务控制进行了

描述和规定，以采购委员会、采购中心职能为主，

同时对各级使用部门、策略计划部、财务中心、技

术部门、工程管理部、行政办公室等多个相关接口

部门做出了规范。

■此外，本流程手册对采购道德风险的控制也进行了

规范。

会计政策-采购确认遵循权责发生制原则，付款和费用承担根

据“收益”原则。

采购原则一般情况下，符合下列的9项采购指导原则时，可以认

为是一项资金利用率高，有价值的采购：

1.采购需求明确；

使用部门明确采购需求及采购的目的，可以使采购

6

部门执行采购更具有目的性。

2.采购项目拥有长远经济价值

采购部门执行采购时必须考虑采购标的的经济价

值，从长远考虑该项采购的未来价值。

3.采购必须做到及时

采购部门应及时完成采购项目，以满足使用部门的

需要。

4.采购消耗最少的管理资源

采购应充分利用共享服务结构，利用集中采购减少

管理成本；

5.加速低风险的采购

采购部门应尽量简化低风险采购流程，降低采购管

理成本；

6.采取招标方式的集中采购

对大宗采购和服务咨询项目，采购部门应采用招标

方式选择供应商，获取较高利益；

7.鼓励拓宽供应商渠道

采购部门应拓宽供应商渠道，广泛收集供应商信息,

为实际采购操作提供广泛的选择余地；

8.整体的采购规划

采购部门应通过共享服务的构架，设计符合全集团

的整体采购规划和采购流程，在全集团范围内统一

执行。

9.采购应合理规避控制风险

任何采购操作流程均应以实现内部控制、规避采购

风险为前提。

7

2组织架构

现状

建议结构

8

现状与建议结构的对比•现状结构

目前集团已经开始设立采购委员会和采购中心，并

草拟采购目录，对采购目录内的房屋、办公设备和

服务项目实行集中采购，但目录外仍由产/寿险有关

部门自行分散采购，缺乏进一步的共享和集中控制。

-建议结构

建立采购共享职能，由集团采购委员会和采购中心

直接领导区域采购中心，为集团、产/寿险总公司及

其分支机构提供采购服务，以充分发挥集中采购优

势，保证公司采购管理流程标准化，有效控制采购

风险。

财务中心、策略L划、固定资产管理中心、人事管

理等部门密切支捋和协助采购中心的工作，承担采

购管理流程的相关控制职能。

流程手册现状可行性在建议结构未建立之前，采购中心可以根据以下职能对

应关系，利用本流程初步规范采购业务：

■申请管理

建议职能架构中，采购申请由集团行政办公室、信

息技术部、固定资产管理中心分别受理来自于集团、

总公司、分支机构中的采购申请，而目前集团采购

中心面对五大接口，因此手册中提及三大接口的职

能现阶段可由五大接口完成。

-采购预算与计划

本手册前提条件是由策略计划部提供详细的年度采

购预算。目前状况下，采购预算尚需提高，采购中

心员工需要协助预算部门编制采购预算。

-采购物品保管

在建议的职能架构中，将采购物品划分为低值易耗

品和固定资产，低值易耗品和固定资产的实物管理

由各级公司行政办公室保管员承担。目前状况下，

低值易耗品的管理可由办公室负责，集团固定资产

的实物管理由计财部固定资产管理处负责，其他各

级公司固定资产的实物管理可由各级公司办公室负

责，电脑设备的实物管理由各级信息技术部负责。

■财务

在建议的职能框架中，由财务中心负责采购业务的

付款、费用分摊和会计核算。目前状况下，采购中

9

心采购业务的付款和会计核算可通知应承担采购成

本的分支公司计财部直接向供应商付款，并进行会

计核算；如果由集团代垫货款的，可在应承担采购

成本的各级公司签署垫付确认单后，由集团计财部

向供应商垫付货款，并进行会计核算，采购成本通

过内部往来报单分摊到应承担成本的各级公司。

10

职能说明

职能负责人员职责描述

采购委员全体委员・参加采购委员会定期和临时会议；

会-审定采购政策、制度和标准操作流程，规范采购程

序，建立、健全采购的内部控制；

■审定集中采购计划、采购策略、采购标准和采购目

录、标准采购合同，最大限度节约采购成本；

•审批和决策重大采购业务事项，审议采购工作报告，

控制采购风险；

•监督、指导、考核采购中心的工作，处理采购工作

中的投诉事宜。

采购委员主任-召集和主持采购委员会定期和临时会议；

会-参与采购计划、策略、政策和制度等议题的讨论，

提出建议和意见，参与会议表决；

•听取会议建议和意见，总结并发布会议决议；

■向高级管理层进行工作汇报和意见沟通。

经理-审批采购标准、采购目录、授权供应商，标准采购

合同、采购业务报告、员工道德手册；

■审批供应商选择表；

集团采购■审批采购合同、订单和采购交易记录；

中心■定期向采购委员会汇报工作；

•对采购中心的员工进行考核。

商务管理处-协助采购中心经理草拟采购标准、采购目录、授权

供应商，标准采购合同、采购业务报告、员工道德

手册；

-维护和更新采购数据库；

-协助制定全集团的采购预算，根据采购预算编制采

购计划；

■汇总采购申请，核对采购计划，分配采购任务；

•管理采购文件、单据的归档和保存；

'对区域采购协调员进行管理和业绩考核；

11

专项采购处•收集、记录、更新供应商信息；

•根据职能分工执行专项采购，确保供应商选择、合

同、订单、验收、付款等采购全过程的顺利进行；

■对供应商业绩进行评估。

招标委员会■组织招标委员会的日常工作，及时向管理层汇报工

（招标临时作；

机构）•组织招标会议、竞标人评估、招标谈判和合同签订，

负责人负责管理和记录招标进程；

-编制招标总结报告。

商务谈判小・收集供应商信息，选择综合成本最低的供应商；

组（重大项目■草拟采购合同和采购订单；

临时机构）・对合同和订单的执行情况进行跟踪。

合同管理员•审核合同授权，填制和更新正式采购合同；

•合同监控与评估；

-合同登记和保管C

印章管理员-审核合同授权，加盖合同印章；

■印章保管和使用登记。

区域采购采购协调员■审核各级公司分散采购申请；

中心■定期向集团采购中心上报采购管理报告；

-根据采购金额和采购量申请集中采购或区域采购

各级公司采购员・向区域采购协调员申请分散采购；

行政办公-定期向区域采购协调员上报分散采购管理报告；

室■根据授权执行分散采购

流程相关协调职能

集团工程管■汇总基建工程采购申请

理部■为工程采购提供专业意见

采购申请

受理接口集团信息技-汇总IT采购申请

部门

术部•为IT采购提供专业意见

集团行政办・汇总其他采购申请

公室

12

策略计划预算员-编制年度采购预算，提供给采购中心作为编制采购

部计划的依据

•对超预算采购申请进行备案

法律事务法务经理-审核标准合同草案的法律相关条款，审核非标准合

部同的法律相关条款

■协助处理合同纠纷

财务中心财务经理・审核并批准所有付款凭证

-审核标准合同草案的财务相关条款，审核非标准合

同的财务相关条款

财务中心应付账款会■对采购发票、检验单、订单进行比对

计■按照采购合同按时付款

-编制与采购相关的会计分录

培训中心培训中心经-制定采购相关的培训计划

理•组织采培培训

•对培训结果进行评估和分析

13

4采购管理运作分类

采购管理的运作可分为:

控制环境运作分类具体工作控制程序

■■•■■■

-采购标准■文件设计和记

内

监

权

组

人

经录

控

部

织

事

营

限采购基础•独立复核

方

审

结

政

和

管-授权

法

计

构

策

责

理

任

和

的-采购目录・文件设计和记

分

实

观录

配

务

念・独立复核

、-授权

方

■文件设计和记

法-采购策略

和录

风■独立复核

格-授权

-供应商数据-文件设计和记

库录

・独立复核

-授权

-采购数据库■文件设计和记

录

■独立复核

•授权

-标准合同文-文件设计和记

本录

•独立复核

•授权

-采购计划■文件设计和记

录

・独立复核

•授权

•预算管理

■分支机构管■文件设计和记

理录

-独立复核

■授权

14

控制环境运作分类具体工作控制程序

・独立复核

内

权

人

监

组经采购申请及-授权

部

限

控

织

事

营・职责分工

和

审

方

结

政

管授权

责

法

计

构

策

理

任

和

的■资料管理和接

分

实

观触控制

配

务

念

■独立复核

、

方•授权

法•职责分工

和■文件设计和记

风录

格外包/租赁■独立复核

•授权

-资料管理和接

触控制

■独立复核

'授权

■职责分工

-文件设计和记

招标竞价采录

购■独立复核

■授权

•职责分工

■文件设计和记

录

・资料管理和接

触控制

-独立复核

•授权

■职责分工

・文件设计和记

录

・独立复核

-授权

-职责分工

15

控制环境运作分类具体工作控制程序

选择供应商・独立复核

人

经

内监

权组非招标竞价-授权

事

控

部

限织

营采购・职责分工

方

政

审

和结

管

法

策

计

责构

理

任

和

的确宇供应商・独立复核

分

实

观•授权

配

务

念■职责分工

、

方

•文件设计和记

法■委?E；采购

和录

风例外采购■资料管理和接

格触控制

・独立更核

▼•授权

•职责分工

-偶然采购-文件设计和记

录

■资料管理和接

触控制

■独立复核

•授权

•职责分工

•紧急采购■文件设计和记

录

■资料管理和接

触控制

・独立复核

-授权

-职责分工

■分散采购-文件设计和记

录

分散采购•资料管理和接

触控制

■独立复核

■授权

■职责分工

-合同草拟-文件设计和记

合同订立录

■资料管理和接

触控制

▼・独立复核

•授权

控制环境运作分类具体工作控制程序

16

•■■---■审核■独立复核

人

内

监

权

组

经■授权

控

部

限

织

事

营'职责分工

方

审

和

结

政

管

法

计

责

策

构

理

任

和

的-合同签订■资料管理和接

分

实

观触控制

配

务

.念

•独立复核

、'授权