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文档简介

订货标准及流程一、制定目的及范围为提升公司订货管理的规范性与效率，确保各项物资的及时供应，特制定本标准及流程。该流程适用于所有部门的物资订购，包括但不限于原材料、办公用品及设备等。二、订货原则1.订货应遵循“合理、及时、经济”的原则，确保物资的质量与价格相匹配。2.所有订货必须通过正规渠道进行，确保供应商的合法性与信誉度。3.各部门需指定专人负责订货，申购人与采购人应保持独立，避免利益冲突。三、订货流程1.订货申请申购人需根据实际需求填写“订货申请单”，并附上相关的需求说明。申请单应包括物资名称、规格、数量及预计到货时间等信息。申购人需在申请前确认库存情况，避免不必要的重复订购。2.申请审批订货申请单提交至部门负责人进行审核。部门负责人需根据预算及实际需求进行评估，确保申请的合理性。审核通过后，申请单需转交至采购部门。3.询价与选择供应商采购部门根据申请单内容进行市场调研，至少询价三家合格供应商。询价时需关注物资的质量、价格及交货周期。采购部门应对比各供应商的报价及服务，选择最优供应商。4.核价与审批采购部门需对所选供应商的报价进行核价，参考历史采购价格及市场行情，确保价格的合理性。核价完成后，需将结果填写在申请单上，并提交至部门负责人进行最终审批。5.下单与合同签署审批通过后，采购部门应及时与供应商确认订单，并签署相关合同。合同中应明确物资的规格、数量、价格、交货时间及售后服务等条款，确保双方权益。6.物资验收与入库物资到货后，相关人员需对照合同及采购单进行验收。验收内容包括数量、质量及外观等。验收合格后，物资应及时入库，并更新库存管理系统。7.付款与报销物资验收合格后，采购部门需根据合同约定进行付款。付款后，采购人需在规定时间内提交相关单据进行报销，确保财务流程的顺畅。四、特殊情况处理在实际操作中，可能会遇到特殊情况，如紧急采购、临时变更等。对此，需设立应急处理机制。紧急采购需由部门负责人审批，采购部门可在不进行询价的情况下，选择合适的供应商进行采购。五、备案与记录所有订货流程结束后，采购部门需将相关文件进行归档，包括订货申请单、合同、验收单及付款凭证等。所有文件应保存至少三年，以备后续审计及查询。六、订货纪律1.采购人员职责采购人员需保持良好的职业道德，确保采购过程的公正与透明。不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。2.申购人职责申购人需对所申请的物资负责，确保申请的合理性与必要性。不得随意更改申请内容，确保流程的规范性。七、反馈与改进机制为确保订货流程的持续优化，需定期收集各部门对流程的反馈意见。采购部门应根据反馈进行流程的调整与改进，确保流程的高效与适应性。通过以上标准及流程

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