家具集团办公室行政文员岗位操作手册

家具集团办公室行政文员岗位操作手册

一、岗位概述

岗位名称：商场行政文员

直属部门：商场办公室/店长办

直接上级：商场办公室/店长办主任

适用范围：各商场

二、岗位职责

1、负责商场和办公室/店长办一般性文件起草、资料撰写等文书工作。

2、负责商场各部门文书资料的打印、排版、复印等工作。

3、负责商场各部门相关行政文书资料的汇总、统计、建档、上报工作。

4、负责商场和办公室/店长办有关会议的组织、会务的落实等工作。

5、负责商场来宾接待等一般性外联事务工作。

6、协助办公室/店长办主任做好值日官工作管理。

7、负责办公室/店长办员工的考勤、上报工作。

8、负责商场车辆、员工食堂、宿舍的日常管理

9,负责商场办公用品，员工及营业员工服等物资的日常管理。

10、负责商场管理人员名片的印制工作。

11＞负责商场报刊杂志的订阅、收发工作。

12、负责为厂商提供复印、传真等有偿服务工作。

13、完成上级领导安排的其它临时性工作。

二、主要工作

1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。

2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。

3、商场办公用品、员工工服、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作。

4、一般性外联事务工作，落实食宿安排、车辆接送、订机车票。

5、办公室/店长办员工的考勤、上报工作。

6、驾驶员及车辆的管理。

7、员工食堂的日常管理。

8、员工宿舍的日常管理。

四、辅助工作

1、业务部门文书文档、台帐建立工作。

2、营业员服务工作，如制作考勤卡、工号牌，联系制作、发放、管理营业员工

服，编制每月营业员工资表等。

3、厂商服务工作，如提供复印、传真等有偿服务。

4、值日官工作协助，制作、建档值日官日志薄。

5、前台管理，代前台接待工作。

6、协助商场其他部门工作，如企划部促销宣传活动、财务部返款、各部门文件

资料收发传真丁作等c

7、了解商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。

8、顾客服务：解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。

9、完成上级领导交办的其他临时性工作。

五、工作细则

1、每日工作;

时间基本工作内容

完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查个

8：50前

人仪表是否符合某某的仪容仪表规范、要求。

8：50-9：10参加商场员工晨会、升旗、做操。部门员工手记考勤。

9：10-9：20回到办公室，开窗通风，做卫生，达到5s管理标准。

9：20-9：30查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作时间。

9:30-11:30完成前一日未完成工作及紧急性工作。

11：30-13：00午餐、午休

13：00-17：40日常工作安排。

17：40-18：00总结当日工作，做好工作FI志。

整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。

18：00

打卡，下班。

(说明：①以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延;

②集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。)

2、每周工作：

⑴营业员晨会记录存档。

⑵汇总、打印业务部门一周销售，上报商场总经理/店长。

⑶确定、公布一周菜谱。

⑷汇总员工、营业员工服需求情况，联系生产厂家制作。

⑸参加办公室一周工作例会。

(6)完成、上报《员工工作周报》。

⑺代前台接待工作。

3、每月工作：

⑴汇总、编制营业员考勤表。

⑵汇总、编制营业员工资表，上报财务部。

⑶各部门办公用品的统计，汇总、申购、发放。

⑷每月ABC考核。

⑸参加商场员工大会。

⑹上报部门员工手记考勤。

⑺建立值日官日志台帐。

⑻驾驶员日常考勤。

(9)统计，汇总、订购各部门每月所需饮用水量。

⑩车辆加油、食堂、宿舍能源等费用的审核、结算。

4、每年工作：

⑴参加商场年度绩效考核。

⑵参加商场年度总结表彰大会。

⑶年底订阅商场各部门所需的报刊杂志。

六、行政文员岗位工作流程

一、业务部门工作

1、文书台帐管理：

⑴商场安全日报、周报、月报

①安全部夜间巡检记录：每日17:00协助安全部打印，并交安全部建档。

②安全部《商场安全自查汇总周报表》：每周一9:00-11:00协助安全部打印，

11:30前代安全部上报集团安全监督部，并交安全部建档。

③物业部《商场用电自查汇总周报表》、《商场设备安全工作周报表》：每周一

9:00-11:00协助物业部打印，11:30前上报集团安全监督部,并交物业部建档。

④物业部、安全部月报：每月5F1前代物业部、安全部打印，5F111:30前上报

集团安全监督部，后交物业部、安全部建档。

⑵营业员晨会记录

每周一11:00前，催缴、收集、汇总业务部门各搂层上一周的营业员晨会记录,

并存档。

⑶各楼层周销售

每周一11:30前，汇总、打印业务部门各楼层各厂家上周销售情况，上报商场总

经理/店长及各业务部门经理/主管。

⑷临时性文件

打印业务部门各类临时性文件。

2、营业员管理

⑴营业员名册：

每月1口10:00前，催缴各业务部门各楼层新的营业员名册。

每月2日，汇总、更新商场营业员名册，建档。

⑵营业员考勤卡、工号牌：

①厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。

②1小时制作、发放到位。

③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。

⑶营业员工服：

①每周日14:00前汇总一次。

②每周一10:00前电话联系工服生产厂家，要求上门量体制作新衣或维修破损工

服。维修工服要求厂商5日内到位，制作新衣要求厂家10-15日内到位。

③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。

⑷营业员考勤：

①每月1-2日汇总营业员电子考勤表。

②每月3日上午将营业员电子考勤汇总表上报各业务部门经理/主管审核，当日

待确认并作出奖罚决定后回收，并建档。据此作为每月编制营业员工资表的依据

之一。

⑸营业员工资造表：

①每月5To日，根据营业员电子考勤情况及各业务部门经理/主管或楼管对营业

员的奖惩情况，编制营业员工资表。

②每月11日前，将营业员工资表上报商场财务经理及商场总经理/店长审批。

③完成审批手续后，交商场财务部出纳发放营业员工资，或由财务部出纳安排各

楼层服务台发放营业员工资。

(6)《营业员手册》等物资发放：

①厂商、营业员电话联系，行政文员上门服务。

②1小时发放到位。

③开取相应收据，做好相关登记建立台帐。

二、办公室工作

1、员工工作周报

①每周口18:00前:完成《员工工作周报》的填报，并上报办公室/店长办主任

审阅。

②每周一10:00前，参阅办公室/店长办主任审批后的《员工工作周报》，并交办

公室业务文员存档。

2、员工考勤

①每日上午晨会前，为办公室员工手记考勤。

②每月30/31日，汇总当月办公室员工手记考勤，报商场人力资源部或办公室人

力资源专员建档。

3、值日官工作

①每月30/31日，制作下一个月的《值日官日志薄》。

②每月1日员工晨会前，将新的《值日官日志薄》交给当天的值日官使用；收回

上个月的《值日官日志薄》，并建档。

③每日员工晨会前，更换商场总服务台值日官照片。如遇休假、事假等情况，安

排办公室业务文员或总台接待员协助更换值日官照片。

4、物资管理

⑴低值易耗办公用品的申购与发放：

①每月28日，下发、收集、汇总商场各部门下月《办公用品申购单》。

②每月29日，将各部门《办公用品申购单》交办公室采购员按集团及商场财务

预算的规定核算价格、控制成本。

③每月29-30日，将经采购员核算价格、签字确认后的《办公用品申购单》，上

报办公室/店长办主任、财务部经理及商场总经理/店长逐级审批。

④每月30/31日，依据商场领导的审批以及商场办公用品库存情况，填写《商场

办公用品申购单》，交采购员进行比价采购。

⑤每月12日，采购员比价采购办公用品。

⑥每月3日，发放各部门办公用品。

⑵贵重办公用品的中购、管理：

①申购审批：各部门提出、填写申请，采购人员比价，报商场办公室/店长办主

任、财务部经理、商场总经理签批，1000元以上贵重物品报中心总经理、集团分

管副总裁、集团财务总监签批，后交采购人员采购，办理入库手续。

②管理：贵重办公用品建档，使用人办理领用手续。

③维护：电脑、打印机、复印机等贵重办公用品，按使用、保养要求，与销售单

位联系售后服务，保障正常使用。

④耗材：由行政文员根据实际使用情况，提前办理申购手续，经采购员比价、商

场各级领导审批后，交采购员采购，后入库，使用人办理领用手续，并建档。

⑶员工工服管理：

①员工制作工服的条件：新员工转正后，由商场人力资源部提供转正的新员工名

单给行政文员，行政文员通知办理；老员工每满工作两年统一制作，由商场人力

资源部提供名单，行政文员统一办理；员工因工作原因造成工服破损无法修补，

由员工个人提出重做工服申请，行政文员办理手续。

②通知厂家量体裁衣：行政文员定期汇总员工需制作工服的情况，及时通知厂商

上门服务。工服制作时间以10T5天为期限要求。

③建立台帐：员工工服制作后，行政文员先建立台帐入库，后发放给员工，员工

签收c

④员工离职工服管理：新工服发放后，员工工作满2年离职时不收取工装费；员

工工作满1年不满2年离职时收取30%的工装费，工作不满1年离职的收取50%

的工装费。

⑷饮用水管理：

①每月底，行政文员统计、汇总商场各部门下月所需饮用水量，据此确定商场下

一月度的用水量。

②每月底，行政文员提前向订水公司订购水票，要求月底前送票上门，并办理财

务等相关手续。

③每月30/31日，行政文员将水票交前台接待员，由前台接待员按各部门需求量

据实发放。

④如系定期结算，则每月初，行政文员办理财务结算手续，经办公室/店长办主

任、财务部经理、商场总经理/店长审批后，与订水公司结算上一月度的用水费

用。

⑤商场及各部门的饮用水统计、订购、发放均需建立台帐。

⑸报刊杂志管理：

①每年12月，行政文员统计、汇总商场各部门下一年度需订阅的各种报刊杂志，

经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后，正式向各媒体或

邮局等单位订购，并办理财务结算手续，支付报刊杂志订阅费。

②按日、按期接收各类报刊杂志。发生未收到所订阅报刊杂志情形的，当天上午

即与订阅单位（媒体/邮局）联系，反映情况，并作善后处理。

③每天上午商场员工晨会、升旗后，行政文员将媒体或邮局送达商场的各类报刊

杂志统一集中收集到办公室，并按各部门订阅的报刊杂志归类、整理，后交前台

接待员据实发放。

④涉及集团公司、商场宣传报道等内容的重要报刊杂志，行政文员须建档保管。

⑤各部门每周清理一次过期的报刊杂志，每周一统一上交办公室，由行政文员集

中销售处理.，费用上缴商场财务部。

⑹名片印制：

①行政文员会同办公室采购员比质比价选择一家名片制作公司，签订合作协议,

确定所用名片纸张材质型号、制作单价、结算方式等C

②每月底统计、汇总商场各部门及商场总服务台所需名片的数量，制作名片印制

表，并上报办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批。

③联系名片制作公司，提供名片印制人员姓名、职务、数量以及集团名片统一格

式等，要求名片制作公司按人员、数量、期限等要求完成印制，并送货上门。

④名片审核签收。若发现名片有错误或质量达不到协议要求等问题的，则行玫文

员须责成名片印制公司重新印制名片。

⑤按次或定期（如每月结算一次）据实与名片印制公司结算名片印制费用，报经

办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批后支付。

⑥名片制作、发放建档。按印制人员、数量等据实发放，并签收建档。

5、文书工作

⑴业务分析会、办公例会会议纪要工作：

①在办公室业务文员不便时，代其参加商场业务分析会、办公例会等会议，做好

现场记录，在会议当天或次日完成会议纪要的撰写。

②会议纪要初稿先报办公室/店长办主任审阅、修改，后报商场总经理/店长审阅、

修改、定稿。

③定稿后的会议纪要在规定期限内交或代业务文员上报分管副总裁、中心总经理

审阅。

④会议纪要在规定期限内交或代业务文员下发，商场各部门经理/主管签收。

⑤会议纪要交业务文员建档。

⑵商场重大活动记录：

①贵宾来商场参观、考察等重大外联活动，商场组织的对外重要会议、活动，商

场内部开展的大型活动等，行政文员须做好现场记录，建立台帐。

②有关活动须撰文组稿，在内报内刊或社会媒体上宣传报道。

⑶商场、办公室/店长办一般性文件的起草工作：

①商场、办公室/店长办的一般性文件，按照办公室/店长办主任的授意草拟。

②文件起草后，报办公室/店长办主任审阅、修改。办公室/店长办主任视重要性，

报商场总经理/店长审阅、修改、定稿，后交行政文员发文。

③行政文员发文，各部门经理/主管签收，重要文件在商场办公区公示栏公告C

④文件交办公室业务文员建档。

⑷商场、办公室/店长办一般性文字资料工作：

①商场、办公室/店长办对外联络、公关需要，或对内管理等的一般性文字资料，

按照办公室/店长办主任的授意撰写或准备。

②文字资料撰写后，报办公室/店长办主任审阅、修改。办公室/店长办主任视重

要性，报商场总经理/店长审阅、修改、定稿。

③文字资料按外联单位或办公室/店长办主任的要求予以提供。

④文字资料由办公室行政文员建档。

6、会务工作

⑴参加会议：

①必须参加的会议：办公室周工作例会、商场员工大会、商场年度总结表彰大

会。

②代业务文员参加的会议：在业务文员不便时，代其参加商场业务分析会、办公

例会，并做好会议记录，撰写、上报会议纪要。

⑵会议筹备、协助：

①会议通知：协助办公室/店长办主任通知有关人员参加中心部门经理会议、商

场年度总结表彰大会等会议。

②会务筹备：落实会务场所（如酒店等），会务场所现场准备，有关会议资料的

提前准备，会议所需物品（如奖品、礼品、水果等）的落实，领导、嘉宾席卡的

制作，会议签到薄的准备，等等。

③会中服务：客户或员工等参会人员的引领就座，茶水服务，会议资料的发放,

某某宣传片的播放等。

④会后服务：送客，参会人员资料需求等的记录、办理，协助酒店服务人员或商

场保洁清理会场，有关费用协助办公室/店长办主任按财务和审批程序办理。

7、外联工作

⑴来访、考察等的接待：

①准备会议室：提前I小时准备到位，保持会议室清洁、整齐、通风，检查电源、

音响等器材是否处于正常工作状态。

②准备公司资料：提前半天准备好《某某实践》、《车建新的成功思维》、《第一家

居》等公司资料，接待前1小时摆放到位，提供给嘉宾参阅。

③准备礼品、水果：提前半天准备相关礼品、采购水果，水果接待前1小时清洗

干净并摆放到位。

©现场服务：安排茶水服务，播放某某宣传片等。

⑤善后工作：送嘉宾，按嘉宾要求提供所需公司、商场有关资料等，安排保洁员

清理会议室。

⑥建立台帐。

⑦宣传报道：视来访、考察的重要性，协助办公室/店长办主任撰写报道在企业

内报内刊或社会媒体上宣传报道。

⑵食宿、机车票落实

在外联公关和集团内部接待中，协助办公室/店长办主任做好以下工作：

①宾馆联系：每年联系、签约多家不同档次的协议宾馆、酒店；有接待任务时按

商场总经理/店长、办公室/店长办主任的要求，预订宾馆、酒店，协调来宾住宿

事宜。

②酒店联系：每年联系、签约多家不同档次的协议酒店；有接待任务时按商场总

经理/店长、办公室/店长办主任的要求，预订酒店，协调来宾用餐事宜。

③车辆接送：按商场总经理/店长、办公室/店长办主任的要求，根据接待来宾的

层级，落实专车接送来宾，安排来宾整个行程用车事宜。

④代订机车票：按来宾要求，代订飞机票、火车票，及时送交来宾。

⑶外联名单的整理及公司资料的邮寄

①外联名单的整理：及时补充、更新外联人员名单，确保姓名、单位、职务、地

址等要素无误；每半年打印一份外联名单，提供给商场总经理/店长及各对口条

线部门经理/主管审阅、更新、完善；如需提供给集团相关部门，按要求上报名

单。

②公司资料的邮寄：《第一家居》等公司资料，均按集团、商场总经理/店长或有

关部门的要求寄送。

8、驾驶员及车辆管理

⑴驾驶员管理：

①驾驶员日常考勤：每日早上员工晨会前对驾驶员进行手记考勤，每月30/31日

纳入办公室/店长办全体员工考勤表中，汇总、上报给商场人力资源部或办公室

人力资源专员。

②驾驶员遵章守纪及安仝行车考核：依据集团公司《车辆管理规定》等规章制度，

每月对驾驶员进行制度、流程及安全的考核、奖惩，经办公室/店长办主任审批

后，上报商场人力资源部或办公室人力资源专员作加减分处理。

③驾驶员管理指标月度考核：参照集团办公室对驾驶员管理指标月度考核的方案,

每月初协助办公室/店长办主任对上一月度驾驶员及车辆进行工作态度、服务质

量、安全出车、日常维保等的综合考核，并据此制作驾驶员月度考核奖金，上报

商场财务部造表发放。

④驾驶员年度绩效考核:每年按集团进行年度绩效考核的要求，作为直接权限人，

直接对驾驶员进行年度绩效考核，完成后上报商场人力资源部或办公室人力资源

专员。

⑵车辆管理：

①定点停放：除出差、晚归等工作需要外，车辆一律要求下班前停放在商场停车

场或指定的停车位。行政文员须每周抽查、考核车辆定点停放情况。

②定点加油：协助办公室/店长办主任联系定点加油站，落实车辆定点加油，每

月加油费结算一次，报办公室/店长办主任、财务部经理、商场总经理/店长审批

后支付。

③定点维修：协助办公室/店长办主任联系车辆4s维修站或其他定点维修站，按

有关规定申请车辆维护和维修，报办公室/店长办主任审批后进行。

④年审：按国家规定，在指定年审期限前安排车辆进行年审。

⑤费用管理：严格控制车辆各项费用支出，不得超过年度商场财务经费预算；各

项费用的报销须履行财务手续，报经办公室/店长办主任、财务部经理、商场总

经理/店长审批后报销。

⑥车辆调度：商场各部门使用车辆的统一调度，申请、填报《用车申请单》、《出

车表》等手续，优先保证财务、售后服务等部门的用车，确保财物、服务的安全

性、及时性。协助办公室/店长办主任做好重大外联活动或集团重要领导来商场

或商场所在地公务时的用车调度，保证要事、急事、特事特办。

9、食堂管理

⑴食堂员工管理：

①食堂机构建设：协助办公室/店长办主任按岗位技术要求等条件招聘、录用食

堂工作人员，进行上岗培训；建立食堂机构，定岗定编，明确厨师、厨工职责、

②食堂员工健康检查：安排食堂新员工上岗前健康体检，符合健康标准者方可上

岗工作；按公司规定每年组织食堂员工进行一次健康体检。

③食堂员工日常考勤：制订食堂员工每月工作排班表，每日手记食堂员工考勤，

每月30/31日汇总食堂员工一月考勤，纳入办公室/店长办全体员工的考勤表中，

上报商场人力资源部或办公室人力资源专员，作为当月工资造表发放的依据。

④食堂员工年度绩效考核：每年按集团进行年度绩效考核的要求，作为直接权限

人，直接对食堂员工进行年度绩效考核，完成后上报商场人力资源部或办公室人

力资源专员。

⑤食堂员工奖惩：依据集团和商场制订的食堂管理规定等制度，及时对有关违规

责任人进行处理，可直接提出书面意见，报办公室/店长办主任批准予以奖惩。

⑵食品、餐饮管理：

①协助办公室/店长办主任做好重点食品供货单位或快餐公司的筛选确定：自有

员工食堂筛选确定蔬菜、水果、禽蛋肉类等重点食品供货单位，非自有员工食堂

筛选确定提供餐饮的快餐公司，签订供餐合同。

②提前确定一周菜谱：根据食堂厨师上报的菜谱，研究、确定并公布食堂一周菜

谱。

③用餐人数的调控、安排：如遇人数变化，提前一天通知采购员及食堂工作人员

做好食品采购和饭菜制作工作。

④特殊工作餐的安排：如遇外联活动、商场员工生病等情形，提前安排食堂做特

殊工作餐。

⑤每周食品卫生质量检查：每周一次食堂食品卫生质量检查，确保员工餐饮卫生、

健康C如发现问题则责令立即整改，并按集团、商场制订的食堂管理规定等制度，

严肃处理责任人。

⑶食堂现场管理：

①食堂场所分类及操作程序：按国家食品卫生防疫法和集团、商场食堂管理规定

等法规、制度的要求执行，行政文员日常监督。

②食堂管理：纳入商场5s现场管理工作进行规范要求，每月考核一次。

③卫生、安仝检查：每周抽查一次食堂卫生、安仝状况，如发现问题责令立即整

改，并按规定处罚责任人。

④食堂文化：制订食堂文化，报办公室/店长办主任、商场总经理/店长批准后,

交企划部制作并上墙公布。

⑤用餐秩序：维护、监督食堂的用餐秩序，确保食堂文明用餐。

⑷食堂设施管理：

①设施采购：根据需要提出申请，由采购员比价，后报办