集团停车场业务稽核管理制度

集团停车场业务稽核管理制度1．目的为规范和完善停车场业务管理稽核制度，确保停车场管理过程中各项工作的有效落实，相关记录、数据具有可追溯性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于美好集团下属各区域、分公司、物业服务中心。职责3.1集团安全督察部3.1.1负责本规定的编制、修订、完善工作。3.1.2负责对停车场业务稽核管理制定相应标准。3.2区域安全督察部3.2.1联合分公司客户及品质部、财务管理部负责持续监督分公司停车场业务稽核管理工作的落实，安全督察部负责督导、协助并确保分公司规范执行停车场业务管理工作要求。3.2.2负责分公司、项目停车场业务稽核管理结果的验证，每季度不少于1次对所辖分公司、项目停车场业务管理工作进行稽核，并按季度形成分公司项目稽核检查报告提报集团安全督查部，抄送集团客户及品质部、集团财务管理部。3.2.3负责对停车场业务管理体系文件的审核，检视修订管理制度，同步会签财务管理部、客户及品质部，制度相关范畴包括但不限于停车场收费管理、停车场品质安全管理等。3.3分公司安全督察部3.3.1联合分公司客户及品质部,财务管理部每季度不少于1次对所辖项目停车场业务管理工作进行稽核，并按季度形成分公司整体停车场管理稽核检查报告提报至区域安全督查部，抄送区域客户及品质部、区域财务管理部。安全督察部负责组织现场稽核、协助项目规范执行停车场业务管理工作要求。3.3.2负责对停车场收费管理、手动开闸、免费卡办理、停车场设施设备、线上收费、特殊情况现金收费、人员权限设置等业务管理过程进行稽核。3.4物业项目3.4.1秩序负责人每周不少于2次对停车场收费管理、手动开闸、免费卡办理、停车场设施设备、线上收费、特殊情况现金收费等业务管理过程进行稽核，形成内控周报表。3.4.2客服负责人每周对免费卡办理进行检查，并做好每月存档及档案管理，形成内控周报表。3.4.3财务专员每周针对停车场系统业务数据、思源收费系统数据以及银行系统流水进行检查核对，同时核对停车场系统的免费卡与审批单上（办理资料、客服登记台账）是否一致，形成内控周报表。3.4.4项目负责人每周不少于1次对停车场业务管理工作进行检查，并每月形成项目停车场管理内控稽核月报，内控稽核月报内容应包括但不限于《停车场管理稽核检查表》（见附件1），并于每月15日前将上月内控稽核月报提交至分公司及区域。分公司及区域审核确认后形成分公司或区域层面的检查结果总结月报，报备至集团安全督查部，抄送集团客户及品质部、集团财务管理部。4.稽核检查事项4.1停车场收费检查4.1.1查看停车场系统日报，核对思源系统收费金额是否与停车场系统登记收入一致。4.1.2查看核对发现的异常数据对应的相关记录，核对异常数据记录是否合理，是否存在管理漏洞。4.1.3查看停车场收费岗现金缴交记录，每天所收取现金于次日内是否由领班统一收取并缴交至项目财务或前台，交接人员是否签字确认。4.1.4核对项目使用的免费停车劵，核对审批流程和审批文件，检查是否按责权进行审批，是否存在先干后报现象等。一般情况下，非商业项目严禁使用免费停车劵（特殊情况需一事一报）。4.1.5核对收费岗收取的纸质停车劵、电子停车劵金额是否与系统记录一致。4.1.6核对停车劵的有效性，核对内容如下：停车劵版本是否与样板一致；停车劵有效日期是否过期；停车劵是否加盖公章，公章是否有效；停车劵免费时段及免费金额是否与登记一致。4.2手动开闸检查4.2.1检查手动开闸的无车牌车辆、非机动车辆等类型与停车场系统摄像图是否相符。4.2.2检查停车场系统当天手动开闸数据与《停车场收费岗手动开闸情况登记表》（或称，《异常手动开闸登记台账》）进行核对，记录是否一致。4.2.3检查《停车场收费岗手动开闸情况登记表》（或称，《异常手动开闸登记台账》）领班确认签名一栏领班授权签名是否及时。4.2.4检查手动开闸数据是否出现手动开闸次数异常情况，是否进行说明并跟踪处理。4.3免费车辆检查4.3.1检查项目办理的免费车辆信息报批流程，是否存在免费车辆信息与报批车辆不符的情况，报批免费类别与流程是否按照公司规定的流程执行，特别情况报批的申请理由是否客观充分。4.3.2检查免费车辆办理人员名下是否存在两辆及以上免费车辆，同一人名下不允许出现两辆及以上免费车辆存在。4.3.3检查当期项目办理的免费车辆的有效期，是否存在与公司规定期限不符的情况。4.3.4抽查当期项目办理的免费车辆办理资料，是否按照公司规定的要求提交，办理资料是否进行存档。4.3.5抽查停车场系统免费车辆数据与《免费车辆登记表》登记的数据是否一致，是否出现漏登记、错登记、不登记的异常情况。4.3.6抽查停车场系统免费金额与《免费车辆登记表》中免费金额是否一致，是否存在异常数据。4.3.7抽查停车场系统免费卡内部员工是否符合制度员工免费规定。4.4停车场设施设备检查4.4.1检查当天停车场系统监控图像是否清晰，查看车辆出入口的监控角度是否全覆盖，确保车辆进出快速识别。4.4.2检查当期停车场系统设施设备维修保养记录，是否按照保养计划实施，确保停车场系统设施设备处于完好状态。4.4.3查看停车场管理体系文件中是否制定有针对停车场系统出现故障后发临时卡或纸质卡的工作流程规范标准，是否存在管理漏洞。4.4.4检查当期停车场故障期间临时卡或纸质卡的应收金额数据与实收金额数据是否一致。4.5线上收费检查4.5.1检查当天线上缴费金额数据与停车场系统数据是否匹配，核对异常数据相关记录，是否存在管理漏洞。4.5.2检查线上缴费的二维码是否存在无标识、过期、更换、破损、涂改等异常情况。4.5.3检查停车场现场配置的线上缴费设施设备、网络等是否存在故障、损坏等情况。4.5.4检查修改车牌的合理性检查，避免岗亭故意修改车牌收费。4.6停车场车位品质检查4.6.1每月更新车位基础信息（含人防车位数量、已售车位数量、月租车位数量、免费车位数量、临停车位数量），形成《停车场车位数量统计表》邮件报备分公司安全督察部、客户及品质部。4.6.2检查现场车位编码标识是否齐全、清晰，核查车位编码台账与实际划线车位是否一致，核查现场车位信息与停车场系统是否一致。4.6.3检查停车场边角区域是否有私自划车位情况，核查规划车位数量与实际车位数量是否一致（见附件2）。4.6.4人防车位，根据项目当地法律法规分为两种情况：4.6.4.1属于不可租赁的，检查现场人防车位是否有经营行为；4.6.4.2属于可租赁的，检查人防车位经营是否有人防主管部门审批手续，月租金及临停收费是否符合当地人防主管部门出台的收费标准。4.7稽核管理4.7.1内控稽核事项细则及标准应参考《佳兆业美好集团项目停车场收费管理工作制度》、《佳兆业美好停车场管理制度》最新要求。4.7.2停车场管理稽核结果质量纳入所属管理主体（区域、分公司、项目）的动态计划运营考核范畴，计划运营考核工作由集团、区域、分公司财务管理部计划运营职能督导、相关部门参与配合制定，并由财务管理部计划运营职能最终核定后报批。4.7.3稽核结果将根据最终审批情况分别纳入项目经理月度考核指标、项目财务专员的季度绩效考核关键任务指标。4.7.4项目经理须同步考核项目岗亭秩序收费员、客服专员、秩序领班。4.7.5相应考核结果由集团、区域、分公司行政及人力资源职能负责应用至相应人员的绩效考核结果中。5.附则5.1本指引未尽事宜，按照国家法律、法规和公司的规章操作指引执行。5.2本指引解释权归佳兆业美好集团安全督察部、客户及品质部、财务管理部所有，自颁布之日起实施。附件1：停车场管理稽核检查表检查日期：检查人：审批人：序号检查内容合规性判断异常情况描述整改措施计划完成时间备注1停车场收费管理各岗位停车场系统权限要求设置并按责权走完审批□是□否2收费二维码粘贴在停车场内部出入口、过道显眼处及岗亭出入口□是□否3检查期间月卡停车场系统充值记录和思源系统月卡收入、银行流水一致□是□否4停车劵报备流程规范性（商业项目）□是□否5秩序收费员随意修改系统车牌号□是□否6秩序班长核实手工抬杆和免费放行的原因是否符合实际情况，并在登记表上签名确认□是□否7单次免费金额超过50元是否合理合规□是□否8停车场岗亭现金收款与《免费车辆登记表》、《异常手动开闸登记台账》（含手工抬杆信息）、《停车场临停收费交接表》以及思源系统现金停车费收入是否合理相符□是□否9秩序收费员用私人账户收费□是□否10手动开闸管理系统数据与记录比对□是□否11手动开闸记录规范性□是□否12手动开闸合理性□是□否13免费车辆管理免费车辆报批流程规范性□是□否14免费车辆有效期规范性□是□否15免费车辆办理档案规范性□是□否16系统数据与记录比对□是□否17系统收费金额与记录比对□是□否18停车场设施设备管理入口监控画面是否清晰□是□否19入口监控角度是否全覆盖□是□否20设备维保计划规范性□是□否21设备维保记录规范性□是□否22设备故障管理措施规范性□是□否23纸质卡存档记录规范性□是□否24停车场车位管理每月提报《停车场车位数量统计表》□是□否25现场车位编码齐全、清晰□是□否26车位编码台账与实际划线车位比对□是□否27停车场边角区域划线车位规范性，规划车位数量与实际车位数量比对□是□否28人防车位经营（人防主管部门审批手续、收费标准）合规性□是□否注：1、分公司每季度对所辖项目停车场管理进行稽核，并形成记录；2、物业服务中心每周及月底对停车场管理进行检查，并形成记录；3、审核人必须由项目及部门负责人签字确认；4、集团相关部门可据管理需求调整检查表内容形式，分公司及项目按最新通知表格执行。附件2：停车场车位数量统计表统计日期：