管理文件手册（海运）《SMS文件编写导则》

修改号：2.0

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1目的

本文件对公司安全管理体系文件编写的格式和具体要求作出规定，旨在确保公司安全管理

体系文件编写的规范化和一致性。

2适用范围

本文件适用于公司进入SMS的领导及处室进行SMS文件编制的相关人员。

3定义和缩写

3.1《安全管理手册》的“定义和缩写”适用于本文件；

3.2《SMS文件编写导则》简称《导则》。

4职责

4.1体系办负责《SMS文件编写导则》的编写和修改并监督其实施；

4.2相关处室应严格按照《SMS文件编写导则》的具体要求编写体系文件；

4.3相关处室负责SMS文件的编写、审核；主管领导负责相关SMS文件的批准；

4.4安全总监负责《安全管理手册》的审核，总经理负责《安全管理手册》的批准；

4.5总经理负责签发运行令。

5体系文件结构概述

公司SMS文件是由《安全管理手册》和程序文件、须知文件组成。其中《安全管理手册》

是公司的纲领性文件；全部的程序文件汇编为《程序文件手册》；所有的须知文件，按管理层次

及特殊要求分别汇编成《管理文件手册》、《操作维护手册》及《应急手册》。所有记录表格都是

文件的组成部分。

6基本要求

6.1手册编写的通用内容的规定

6.1.1手册的封面内容

封面内容包括：公司名称、手册名称、公司所在地域。

6.1.2手册的首页内容

首页内容包括：手册名称、版次、编号、持有者、受控状态、发布日期、生效日期及公司

名称。其中：

6.1.2.1“手册名称”则表示此手册的名称；

6.1.2.2“版次第一版”表示此手册版次为公司SMS文件的第一版版本；

6.1.2.3“编号”则表示此手册顺序编号；

6.1.2.4“持有者”则表示此手册属某领导、处室、船舶所持有；

6.1.2.5"受控状态”此空格内盖“受控”或“非受控”印章以示受控与否；

6.1.2.6“发布日期、生效三期”是指该手册版本的发布和生效日期；

6.1.2.7“公司名称”则表示公司的全称（上海华泰海运有限公司）。

6.1.3手册的页眉页脚

手册的封面和首页不使用页眉和页脚，此外统一使用以下格式（图一）：

发布日期：编号：

标题修改号：

生效R期：页次：页码/页粒

图一

手册的页脚统一使用以下格式（图二）:

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上海华泰海运有限公司手册名称

图二

5.1.3.1发布日期、生效日期：是指本文件新版、修改或改版的发布和生效日期；

5.1.3.2标题：则表示该页的文件名称；

5.1.3.3编号：则表示该页的文件编号：

5.1.3.4修改号：则表示该页文件的修改版次；

5.1.3.5页次1/4则表示该页在文件总页（共4页）的第1页；

5.1.3.6上海华泰海运有限公司一则表示公司的名称；

5.1.3.7手册名称：则表示该页文件名称。

5.1.4手册的修改控制页格式及内容

修改控制页的首行标识章号和“某某手册修改控制页”文字；统一使用如下表格，具体格

式及设置项目见（图三）:

文件编号修改号生效日期主要修改内容编写人审核人批准人

图三

5.1.4.1文件编号：则表示该手册所有文件编号；

5.1.4.2修改号：由个位数（指版本数）和小数点后一位数（指章节或文件修改次数）组

成。例如“修改号1.1"则表示该文件是第一版本的第一次修改（以下同）；

5.1.4.3生效日期：是指章节或文件修改后生效的日期；

5.1.4.4主要修改内容则指该文件是新版、修改或改版；

5.1.4.5编写人：则表示该文件的编写人；

5.1.4.6审核人：则表示该文件的审核人；

5.1.4.7批准入：则表示该文件的批准人；

5.1.4.8所有手册修改控制页在页眉编号中以“修改控制页”表述；

5.1.5手册的目录页格式及内容

5.1.5.1目录页的首行标识章号和“目录页”文字；

5.1.5.2所有手册的目录页在页眉编号中以“目录页”表述；

5.1.5.3《安全管理手册》的目录以章号、章名按顺序排列组成；

5.1.5.4其他手册的目录按程序或须知文件编号顺序编排。

5.1.6手册正文内容及编排

5.1.6.1《安全管理手册》按目录所标识顺序编排各章节内容；

5.1.6.2《程序文件手册》按NSM规则条款顺序编排各类程序文件；

5.1.6.3《管理文件手册》、《操作维护手册》、及《应急手册》等三本手册按各自须知文件

目录顺序编排。

3.2《安全管理手册》的编写及内容规定

除以上6.1条款已描述的通用部分之外，按下列要求编写：

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6.2.1《安全管理手册》编入的章号及内容

《安全管理手册》的内容应覆盖NSM规则诸要素，《安全管理手册》第一至十二章号及内容

应与NSM规则（第一部分）章号内容基本相对应排列组成，并对应诸要素内容逐章进行描述；《安

全管理手册》第十三至十六章的内容按照NSM规则（第二部分）内容进行描述。

6.2.2“公司概况”页

按照法人四要素，简要介绍公司的最新状况，全面表述公司的联系地址及联系方式。

6.2.3“运行令”页

表述总经理发布的SMS运行命令。

6.2.4”定义和缩写”页

则表示与SMS文件内容有关的主要术语的定义、含义和缩写。

6.2.5《安全管理手册》中的附录页在本文件页眉编号中以“附录”表述。

6.3《程序文件手册》的编写及内容编排格式

《程序文件手册》全部由程序文件汇编而成，其中包括管理程序文件、操作维护程序文件

和应急程序文件，并对程序文件的编写格式内容规定如下：

6.3.1程序文件的页眉和天脚

每个程序文件的页眉和页脚（包括附录页）与6.1.3相同：

6.3.2程序文件的内容及编写格式

程序文件内容基本设置以下几个项目，在撰写体系文件时可以选择使用。

6.3.2.1“标题”项：

文件名称一般由管理的对象和业务特性两部分组成。如《内审及纠正程序》等；

6.3.2.2“目的”项：

简要说明通过采取什么样措施开展活动，及应达到的目的和要求。书写形式可采用“本程

序对……作出规定，旨在……”的方式描述；

6.3.2.3“适用范围”项：

指本程序活动所涉及的范围，可以指时间、过程、地点、人员及组织等；

6.3.2.4“参照文件”项：

制订该程序所依据的文件，包括文件的编号、名称以及引用的章节条款号：

6.3.2.5”定义和缩写”项：

指与该文件内容有关的主要术语的定义、含义和缩写；

6.3.2.6“总则”项：

（如有必要时）需说明实施本程序的前提条件，必须遵循的准则，问题处理原则，与其他程

序的关系等；

6.3.2.7“职责”：

规定实施此项程序的处室、人员的责任及其相互关系；

6.3.2.8"实施步骤或管理原则”项：

按照活动的逻辑顺序描述活动的细节，规定各环节之间的输入输出内容，要具体规定由谁、

在何时、做什么、做到什么程度、达到什么要求、如何控制、有何记录、必要时可用流程图说

明：

6.3.2.9"记录与归档”项:

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执行程序所形成的所有记录、归档及保存期限；

5.3.2.10“附录”项：

主要是标明记录表格的顺序标号及名称，以及其他对该文件内容进行解释或说明的资料及

必要时对程序流程图的描述等。

5.4《管理文件手册》、《操作维护手册》及《应急手册》编写格式及内容

上述三本手册全部由须知文件组成，对须知文件（单船设备操作须知的编写见6.6.3）的编

写作如下规定：

5.4.1须知文件的内容及编写格式可参照6.3条款内容的规定执行。

5.4.2“检查清单”可以是须知的一个组成部分或全部。

5.4.3须知文件不必绘制流程图.

5.5记录表格的编制要求

记录表格是体系文件的一个重要蛆成部分，记录表格都以体系文件的附件形式存在，在设

置记录表格时应满足如下要求：

5.5.1记录表格的设计应尽量做到系统、完整、统一；

6.5.2在设计表格时，应规定其填报要求，为方便操作，各表格样式、填写内容、登记手

续、传递程序等应尽量简化。

5.5.3每份记录都应设置填表的处室（地点）、日期、填表人或负责人签名栏目。必要时须

规定汜录的传递流程和归档要求，保证每份记录易查、易找，具有可检索性。

5.6程序和须知文件及附录的编号方法

5.6.1程序文件编号规定（见示图四）。

CX0604

二------文件顺序编号

-------------------相对应主手册章号

------------------------------程序文件代号

图四

其中CX是“程序”二字汉语拼音的第一个字母。

上例表示：此文件是支持主手册《安全管理手册》第六章的第4个程序文件。

5.6.2须知文件的编号规定（见示图五）。

XZ0604

——P------文件顺序编号

-------------------相对应主手册章号

------------------------------须知文件代号

图五

其中XZ是“须知”二字汉语拼音的第一个字母。

上例表示：此须知文件为支持主手册《安全管理手册》第六章中有关程序文件的第4个须

知文件。

5.6.3单船设备操作须知的编号规定（见示图六）。

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-XZ--Q?_CHJLm_

----------文件顺序编号

----------------船名汉语拼音的第一个字母

------------------------相对应主手册章号

------------------------------须知文件代号

图六

其中XZ是“须