供应链管理部操作手册

三级文件:供应链管理部操作手册

文件编号：KZ08WIM0001

生效日期：2013年6月01日

编制：供应链管理部

审核：

批准：

文件限制章

1.0目的

在《供应商开发》与《供应商管理》程序文件的总体要求下，为规范和有效管理供应商，提高工作效

率、降低作业质量风险，提升供应链的稳定和平安性，特制定本操作手册。

2.0适用范围

见具体子流程内的要求。

3.0操作流程图与标准

3.1.1资本性支出供应商开发操作流程简图

资源开发人员资源开发部门经理商务人员使用表格完成时间

接收需求包含表单：

«项目审批表》

g资本性支出审批表》

6设计•任务书》

©性能分析表》大金额新设备需提

供

《采购申请单》多项申请时需提供

参与<—"-参与।个工作日

薪设备被复设新设备

爵供应备新供合格供

商应商应商

供应商寻源

2个工作日

资质初审时供应商填写表单:

《供应商基本资料》

资质初审报价时供应商应提交资料：

《技术方案》、《图纸》6报

价单》

技术耍求初步报7个工作日

确认价

《工艺试验报告》或《样试情况而

品评估报告》定

供应商开发完成后转商务人平估：1个工

员，需提交资料：乍日

审核一商务谈判Q

r*«供应商基本资料》时核：1个工

供应商三证与公司资料乍日

£供应商资质调查表》

《供应商优劣评估表》

《技术方案》、《报价单》

«项目审批表》、《资本性支

出审批表》、《设计任务书》

《性能分析表》大金额新设备

需提供

《采购申请单》多项申请时需

提供

3.1.2适用范围

适用于公司资本性支出、项目类物料的供应商开发。对于有特殊状况的供应商，在经综合行政副总经理

批准后，可不按此操作手册进行；满足招标选购的物料，按《招投标管理规定》执行。

业务流程说明

1）供应商开发阶段，供应商开发人员需主导整个开发过程，并负责转到商务人员前的供应商管控，是供

应商的唯•联系人：

2）在需求部门有意向选购、准备选购、或接到资本性支出申请估价时，供应商开发人员起先参与

该开发工作；

3）供应商开发人员正式接到经公司总经理审批后的资本性支出申请单、相关人员审批后的设计任务书、

选购申请单后，需尽快确认资料齐全性，假如资料不齐需在接到需求单后的0.5个工作日内退回申请部门；

4）供应商开发人员接到项目选购需求后，在1个工作日内完成需求的分析工作。其中选购金额高

于10万元、后续需求量大、对公司产品有质量影响的项目，供应商开发人员需通知本部门经理、商务人员、

验收部门人员开会探讨其开发方向（如国内还是进口、高端还是低端等）；

5）供应商开发人员的供应商寻源时间为2个工作日，在寻源期需把《新供应商指南》发给供应商，让

供应商了解进入公司及后续的相关流程；

6）供应商开发人员完成寻源后，尽快对供应商资质进行初审，初审内容主要是对供应商背景、供应商

实力、各种资质证明文件、成功案例等进行调查，正常状况下，初审阶段，供应商开发人员与供应商管理人

员需到供应商现场实地考查；假如选购金额大于10万、或后续选购需求量大、或对公司产品有较大影响

的项目，供应商开发人员应通知本部门经理与商务选购人员一同参与初审工作；

7）初审通过后，供应商开人员跟进供应商确认技术要求与报价。公司技术要求是设计任务书，供应商

依据我司设计任务书供应书面的技术方案与图纸后，供应商开发人员把方案与图纸交验收部门书面确认完成。

在技术方案确认过程中有须要时，可通知供应商与技术部门开会商讨；供应商报价与报价要求：在1万元以

上的项目，供应商需做明细报价清单，清单内包含品牌、原产地、规格、数量、单价；对于软件与大型品牌

产品在书面询价前，供应商开发人员需先了解产品的报备制度，使在价格与供应商未确定前不被报备。双方

技术方案确认与报价完成总时间为7个工作日；

8）供应商整体评估：供应商开发人员通过前期系列的调查、分析、报价等工作后，《供应商基本资料》

表内填写供应商的总体评价，需重点呈现供应商的技术、商务、协作、成功案例方面优劣势；

9）供应商开发人员完成整体评估后，备齐本流程中要求的相关资料，交本部门经理审核通过后，转给

商务人员进行商务谈判；

10）供应商开发工作结束后，供应商开发员需对供应商信息电子存档，做潜在供应商信息库。

3.1.4业务完成标准时间说明

A重复设备重复供应商：收到项目需求后的1个工作日内完成分析工作，转到商务人员处；

工作内容：分析需求

B重:复设备合格供应商：开发阶段无需打样项目，供应商开发人员收到项目需求后的10个工作日内，

完成开发工作并转到商务人员处；

工作内容：供应商资质初审、技术要求确认、报价、供应商整体评估

。重复设备新供应商、新设备新供应商：开发阶段无需打样项目，供应商开发人员收到项目需求后的12

个工作日内，完成开发工作并转到商务人员处；

工作内容：供应商寻源、资质初审、技术要求确认、报价、供应商整体评估

D需打样与样机试用项目，依据实际状况而定。

3.2.1资本性支出商务谈判操作流程简图

-

商务人员需方曾"部门经理副总总经理PC下单使用表格完成时间

-

接收资料包含:

开始《供应商基本资料》、供应商三

,_____i_____证与公司资料、《供应商资质调

需查表3、&供应商优劣评估表》

求

接收分析需求、《技术方案》、f报价单》1个工作日

确A知会

《项目审批表》、《资本性支出

认供应商资料复审

审批表》、《设计任务书》

《性能分析表》大金额新设备需

[__

处俳、%木涮华嘴步“贝里1”

时需提供

制定依判策略0.5个工作日

1

▼

ffillMH.ItEft1

商务谈判・,一

升设备,工程।3个I

商尼

1H

生

Fb

制作报价：0.5

辅料PC下单又

制作报彳卜分析表»由甲核快ittnt.£报价分析表》个工作日、审

购北：1个工作日

日设

y备

和项

刎作报价：0.5个

J审核"审批T

—»需求会签—A批准工作日、审批：

2.5个工作日

-一

合

______J《采购合同3

同

签制作开恻合合同附件（《设计任2个工作日

一■・财务会签►审核TA审批

订______|0J_务书》、《技术方

案》等）

价格供应商,>■

合同签订卜子工作日

T否

-

▼

提起合格供应是《合格供应商审批

商审批流程表》、《供应商基本

资料》、供应商三证

与资料

-

合同aA1J

合

同

执

仃占网归档

完成）

3.2.2适用范围

适用于公司资本性支出、项目选购商务谈判。对于有特殊状况的供应商，在经综合行政副总经理批

准后，可不按此流程进行。

3.2.3业务流程说明

1）商务人员接到供应商开发人员转交的项目选购需求与供应商资料后，需尽快确认相应单据的齐全

性、是否超预算、技术方案是否初步确认等工作，如有不满足流程要求，在收到需求后的（）.5个工作日内退

回供应商开发人员；接收到的紧急选购、选购总金额大于10万、对公司产品质量有影响项目，需知会木部

门经理；

2）商务人员针对供应商开发人员转交的供应商资料进行复审，包括供应商三证、资质证明文件与其它

信息的复核，从接收需求到供应商信息复核完成的时间为1个工作FL

3）商务人员对供应商信息复核无误后，在0.5个工作日内制定完成谈判策略，谈判策略依据实际选购

状况而定，制定前需熟悉选购内容，了解供应商状况、供应商的竞争对手状况、市场行情等信

息；

4）商务人员谈判策略制定完成后，立刻进行商务谈判，谈判的过程中需留意方式方法、谈判技巧，重

点突出公司优势。其中选购金额大于10万、后期需求量大、对公司产品有质量影响、紧急选购的项目，

商务人员通知部门经理参与谈判。谈判完成时间：项目辅料、重复设备为1个工作日、新设备、工程为3个

工作日。

5）商务人员谈判结束后立刻制定报价分析表，并走相关审批流程，报价分析表涉及的审批节点较多，

需刚好跟催相关审批人员，原则上项目辅料从制作报价分析表到审批完成1.5个工作日，设备、工程从制作

报价分析表到审批完成3个工作日；

6）报价分析表审批通过后，商务人员立刻制定选购合同，合同制定时，留意法律、财务、关务方面等

方面微小环节，归避选购风险：明确交付、付款、验收条款、保修条款、违约责任。全部的设备选购合

同，需包含消耗配件清单与配件价格，全部的软件选购合同需包含年度维护费，同时关注升级补丁、二次

开发事宜。原则上从制作合同到合同批准完成2个工作日；

7）合同批准后商务人员立刻支协作同签署，其该项工作完成时间为1个工作日，如在该日期内无法完

成合同签署并送达到我司时，双方可先用传真签署生效，后续再合同原件寄给对方签署；

8）合同执行，按合同执行流程执行；

9）为缩短选购流程周期与降价，重复设备重复供应商选购的项目，商务人员尽量与供应商签单一设

备的年度框架合同；

10）商务人员在商务谈判过程中，如需求部门的技术指标变更或需重新选型，在不开发新供应商前提下，

商务人员干脆同需求部门处理：如需开发新供应商，转供应商开发流程，并参与到供应商开发过程中，在开

发的同时进行商务谈判。

3.2.4业务完成时间

A项目辅料：商务人员在接到项目需求后的3个工作日内提起报价分析表的审批流程，跟进流程审批时

间在1个工作日内完成。合计：4个工作日；

B重复设备：商务人员在接到项目需求后的3个工作日内提起报价分析表的审批流程，跟进流程审批时

间在2.5个工作日内完成；报价分析表审批通过后的0.5个工作日内提起合同审批流程，跟进流程审批在1.5

个工传日内完成，合同审批流程完成后的1个工作内完成双方合同签署。合计：8.5个工作日；

C新设备、工程：商务人员在接到项目需求后的5个工作日内提起报价分析表的审批流程，跟进流程审

批时间在2.5个工作口内完成；报价分析表审批通过后的0.5个工作口内提起合同审批流程，跟进流程审批

在1.5个工作日内完成，合同审批流程完成后的1个工作内完成双方合同签署。合计：10.5个工作日；

D特殊状况处理：a紧急选购项目，商务人员须优先办理；b单次选购总金额大于30万或将

来选购量大项目，商务人员可在15个工作日内完成报价分析表，提起审批流程.

3.3.1生产类物料供应商开发操作流程简图

供应商开发人商务人员资源开发经理供应商管理人员使用表格完成时间

，开始

接收需求表单：

接收需求《待报价清单》

《供应商开发计划》

需

求6供应商开发需求表》

确

了解、分析

认1个工作日

需求

个工作日

.寻找供应商供应商寻源给供应商填写表单:2

《供应商基本资料》

以新供应商指南》

▼

供应商资质

参与3个工作H

调查、初审<

J.

根据试用

是否样品评估-

供不合格怙况而定

不不合格

应台!是

商格

开否

_JL

发组织样品评

估

样品评估：《样品试用单》

资源开发提起合格供应商申请需资料：

《供应商基本资料》、《供应商开发需求提起申请：

合格一转合格供应商

提起合格供表》、《供应商资质调查表》、《供应商环05个工作H

应商申请批准流程境璃杳表》、《样品评估表》、材料审核：1个工

RoliS,MSDS-原材料、生产辅料、化工、油作日

品类物料提供、材质证明-原材料、钢材物料

合格提供、供应商三证、体系证书、资质证明

供的fft胆I交费科7一监图!即两评批

表》

认证供应商合格供应商

物料报价：《报价分析表单》

跟进小批量验物料报价.

证、整体评估商务谈判

试样结果：《工艺试脸单》

认

证合格

供

应▼

商提起合格供应转合格供应商

评

商申诂批准流程

估

完成"

3.3.2适用范围

适用于公司原材料、辅料、外协、行政类物料的供应商开发。对于有特殊状况的供应商，在经综合行

政副总经理批准后，可不按此流程进行。

3.3.3业务流程说明

1）原材料供应商开发至认证供应商结束阶段，由供应商开发人员推动开发工作，与管理供应商；

2）生产类物料供应商开发，由供应商开发人员推动开发工作，与管理开发进度；

3）供应商开发人员接到商务人员、供应商管理人员、PC、或需求部门书面提出的需求后，在1个工作

日内分析完成需求。假如是原材料、生产辅料、后续选购金额大、或因质量问题而开发的需求，需知会本部

门经理；

4）供应商开发人员需求分析结束后，在2个工作日内完成供应商寻源。供应商寻源期，需把《新供应

商指南》发给供应商，让供应商了解进入公司及后续的相关流程；

5）寻源结束后，供应商开发人员在3个工作日内完成供应商资质调查、初审工作，原则上供应商资质

调查与初审，供应商开发人员应到供应商现场考查。假如是原材料、生产辅料、后续选购金额大、或因质量

问题而开发的供应商，通知本部门经理参与初审工作。初审完成后，供应商开发人员需与供应商进行初步报

价、议价，并与目前供应商进行综合比较，评价出供应商的优劣势；

6）样品选购，在供应商资质调查通过后，如满足供应商严发文件的一次性供应商规定，供应商开发

人员把供应商信息转给商务人员，商务人员进行一次性供应商的商务报价、选购、付款。

7）对于一次性供应商，供应商管理人员每季度查看一次下单状况，确认是否按供应商开发文件执行；

8）新供应商被批准为认证供应商后，原材料类供应商，开发人员对认证物料进行商务报价与通知PC下

单选购，生产类供应商,开发人员通知商务人员对认证物料商务报价与通知PC下单选

购.认证物料回厂后，开发人员跟进认证物料的验证进度，验证完成后，开发人员

对该供应商进行质量、价格、交期、服务的整体评价；

3.3.4业务完成时间

A无需样品评估供应商：供应商开发人员在接到需求后的6个工作日内完成供应商初审，在6.5个工作日

内提起合格供应商申请流程，并跟进申请流程审核在1个工作日内完成。合计：7.5个工作日

B样品评估供应商，试具体试样状况而定.

3.4.1生产类物料商务报价操作流程简图及说明

开发人员商务人员部门经理副总财务PC使用表格完成时间

需

求

确

认

供

应

商

报

价

价

格

维

护

3.4.2适用范围

适用于公司生产类物料的商务报价，包含：次要原材料、生产辅料、化工、设备备件、五金、外协加

To对于有特殊状况的供应商，在经综合行政副总经理批准后，可不按此流程进行。

3.4.3业务流程说明

1）商务人员接到需求后，在1个工作日内完成需求与供应商分析，需求分析内容包含：物料描述清楚

与否、验收标准清楚与否等，如需求内容不清楚或错误，商务人员在1个工作FI内退回给PC与申请人员。供

应商分析：查看是否有历史选购记录、确认目前合格供应商是否有资质、有优势、有实力供应当物料；

2）需求分析结束后，商务人员在0.5个工作FI内完成供应商询价。商务人员询价时需与供应商明确验

收标准：如图纸、选购规范、品牌、规格等；外协加工与金额大于1万元的需按成本工序报价；大型品牌

产品询价前，先了解产品的报备制度，确保在价格与供应商未确定前不被报备；

3）供应商比、议价：原则上，标准件要求同规格同品牌产品进行比较，其它物料按统一的验收要求比

较。该物料本次选购金额大于1万元、或预料年度选购总金额大于10万时，需通知本部门经理参与议价

工作。比价：原则上选购金额较大须要三家比价，紧急报价或小金额物料可以三家以下比价，本次选购总

金额小于1万元，比议价完成时间1个工作日，总金额大于1万，比议价完成时间2个工作日；

4）样品评估：商务人员支配送样与内部确认工作，其中满足以下条件之一的物料需送样评估：a需验

证寿命和质量的物料，b我司未确认验收标准的物料，c同品牌同规格但价格相差较远的物料，d需求部门要

求送样的物料。验证寿命和质晟的物料，可先比价下样品订单后试样；

业务完成时间

A无需样品确认且选购总金额小于1万：商务人员在接到需求后的3个工作日内提起报价分析审批流

程，跟进在1个工作日内完成流程审批，审批后在1个工作日内完成SAP数据维护，合计完成总时间5个工

作日；

B无需样品确认、选购总金额大于1万：商务人员在接到需求后的4个工作口内提起报价分析审批流

程，跟进在1个工作日内完成流程审批，审批后在1个工作日内完成SAP数据维护，合计完成总时间6个工

作日；

C样品评估物料：商务人员需于1.5工作日内完成询价工作，样品确认后在1.5个工作日内提起报价分

析审批流程，跟进在1个工作日内完成流程审批，审批后在1个工作日内完成SAP数据维护。

3.5.1合格供应商审批操作流程简图

开发人员供应商管理人员部门经理副总使用表格完成时间

齐全的贵料包含，

开始《供应商基本资料》

、，____//£供应商开发需求表》

《供应商资质调查表》

接收供应商资《供应商环境调查表》-非原材料、

非资本性支出、《供应商环境管制

物质自我申报表》-原材料、《样品

评估表》、《工艺试验单》、材料

RoHS.MSDS,材质证明-原材料提

供全部，生产辅料、化工、油品类05个工作日

确认资1物料捉供前两项,钢材提供最后一

项、供应商三证、体系证书、资质

齐全证明

e

供应商资料写

0.5个工作日

重新收集8

—------------------------------------

二，否需见场评宿:二y

—一参与0.5个工作日

日-

L_____

组织现场审核V-一参与

现场审核：2

个工作日

不合各组织对《啦商进

供应商审核报告

4行评分否

重新开发

合格

合格快

协议包括：协议筹订：3

合供应商

如绚；。幺;T_____5A《采购合同》、《质俄协个工作日

批准介格供应商审

1议》、d保密协议》、c廉

-------------认

结承诺书》批：2个工作

证合格供应商审批表格：11

供《合格供应商审批表》

一

SAP建合格供应

♦D.5个工作日

商

存档

L

结束

3.5.2适用范围

适用于公司全部新供应商的审批，包括资本性支出、原材料、生产辅料、行政类、外协类供应商。

3.5.3业务流程说明

1）供应商管理人员接到经资源开发经理审批的合格供应商申请后，在0.5个工作日内确认完成是否符

合公司合格供应商的开发条件，与货料齐全性，如不符刚好退回供应商开发人员:

2）满足合格供应商开发条件巨资料齐全后，供应商管理人员在0.5个工作日内对供应商资料真实性复

核，包括供应商三证、资质证明文件;

3）供应商管理人员对资料复核后，于0.5个工作日内评估完成是否现场审核。原则上，原材料、生产

辅料、年度选购量大、选购金额大、接触产品的供应商须要现场审核。紧急物料供应商由部门经理评估是

否现场审核；

4）现场审核的供应商确定后，供应商管理人员组织相关人员于2个工作日内完成现场审核。审核内容:

供应商资质、规模、生产实力、技术研发实力、品质限制实力、物流运输等。审核目的：确认是否满足公司

供应商开发条件。审核完成后，各审核人员对供应商进行评价与打分。如因时间关系无法刚好现场审核，可

请示部门经理先审批下订单，后期补审；

5）审核合格后，供应商管理人员组织供应商在3个工作口内签订完成协议。合格供应商要求签署：选

购合同、质量协议、保密协议、廉结承诺书。认证供应商可短暂只签：质量协议、保密协议、廉结承诺书，

待成为合格供应商后再签选购合同；

6）原材料供应商，其合作协议由供应商开发人员组织签署.资本性支出供应商，由商务人员组织签署单次

的《选购合同》、《技术协议》即可；

8）协议签订后，供应商管理人员填写《合格供应商审批表》，并收集审核报告与资源开发转交的供应商

资料后，提交到部门经理审核，审核为合格供应商者，需再交综合行政副总批准；

9）经批准完成后，供应商管理人员依据批准结果在SAP系统内建立代码，其代码规则为：原材料供应

商代码1*****,生产类供应商代码2*****,资本性支出、项目类供应商5*****，供应商类型为：非资本性支

出合格供应商“1”，资本性支出合格供应商“2”，认证供应商“3”。

业务完成时间

A非现场审核的认证供应商：供应商管理人员需在接到需求后的4.5个工作日内完成协议签署，跟进1

个工作日内完成流程审批，审批后的0.5个工作日内建立完成供应商代码，合计：6个工作日；

B非现场审核的合格供应商：关应商管理人员需在接到需求后的4.5个工作日内完成协议签署，跟进2

个工作口内完成流程审批，审批后的0.5个工作日内建立完成供应商代码，合计：7个工作日；

。现场审核的认证供应商：供应商管理人员需在接到需求后的6.5个工作日内完成协议签署，跟进1个

工作口内完成流程审批，审批后的0.5个工作日内建立完成供应商代码，合计：8个工作口；

D现场审核的合格供应商：供应商管理人员需在接到需求后的6.5个工作日内完成协议签署，跟进2个

工作日内完成流程审批，审批后的0.5个工作日内建立完成供应商代码，合计：9个工作日。

3.6.1合格供应商绩效考核流程简图

供应商开发人员供应商管理人员供应商管理经理供应链副总使用表格完成时间

K

P

I

考

核

改

善

与

改

善

跟

踪

绩

效

考

核

3.6.2适用范围

适用于公司原材料、次要原材料、生产辅料、化工、设备备件、五金、外协加工、外协修理。

3.