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文档简介

公司档案管理制度及流程一、制定目的及范围为提升公司档案管理水平，确保档案的完整性、安全性和可用性，特制定本制度。该制度适用于公司所有部门的档案管理工作，包括文件、合同、报告、会议记录等各类档案的收集、整理、存储和使用。二、档案管理原则档案管理应遵循以下原则：1.完整性：确保所有档案资料的完整收集，避免遗漏。2.安全性：采取必要措施保护档案资料，防止损毁和泄露。3.可用性：确保档案资料的及时更新和有效存取，方便相关人员使用。4.规范性：档案管理流程应符合国家法律法规及行业标准，确保管理的规范性。三、档案管理流程1.档案收集各部门在日常工作中应及时收集与工作相关的档案资料。1.1文件归档：所有文件在形成后应及时归档，确保不遗漏。1.2合同管理：合同签署后，需将原件及复印件整理归档，确保合同的完整性。1.3会议记录：会议结束后，相关人员需整理会议记录，并及时归档。2.档案整理收集到的档案资料需进行整理，以便于后续的存储和查阅。2.1分类：根据档案的性质和用途进行分类，建立分类目录。2.2编号：为每份档案资料编制唯一编号，便于管理和查找。2.3登记：在档案管理系统中登记档案信息，包括档案名称、类别、编号、存放位置等。3.档案存储整理后的档案资料需妥善存储，确保其安全性和完整性。3.1物理存储：纸质档案应存放在专用档案柜中，避免潮湿和阳光直射。3.2电子存储：电子档案应存储在安全的服务器或云存储中，定期备份，防止数据丢失。3.3访问控制：对档案存储区域进行访问控制，确保只有授权人员可以接触档案资料。4.档案使用档案的使用应遵循相关规定，确保档案的安全和完整。4.1借阅申请：需要使用档案的人员需填写借阅申请，说明用途和借阅时间。4.2审批流程：借阅申请需经过部门负责人审批，确保借阅的合理性。4.3归还管理：借阅人员需在规定时间内归还档案，并确保档案的完好无损。5.档案销毁对于不再需要的档案资料，应按照规定进行销毁，确保信息安全。5.1销毁申请：各部门需对拟销毁的档案资料进行审核，填写销毁申请。5.2审批流程：销毁申请需经过档案管理部门审批，确保销毁的合规性。5.3销毁记录：销毁后需记录销毁档案的名称、数量及销毁日期，确保可追溯性。四、档案管理责任各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案管理制度的落实。1.档案管理员职责：负责本部门档案的收集、整理、存储和使用，定期检查档案管理情况。2.全员责任：所有员工应增强档案管理意识，积极配合档案管理工作，确保档案资料的完整性和安全性。五、档案管理的监督与改进为确保档案管理制度的有效实施，需建立监督机制。1.定期检查：档案管理部门应定期对各部门的档

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