财务会计档案保管与查阅制度

财务会计档案保管与查阅制度以下是一份《财务会计档案保管与查阅制度》的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。《财务会计档案保管与查阅制度》一、目的与需求为了加强本组织财务会计档案的管理，确保财务会计档案的安全、完整，有效利用档案信息，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》以及本组织的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于本组织内部所有涉及财务会计档案的形成、保管和查阅等相关工作的部门和人员。三、职责分工（一）财务部门1.负责财务会计档案的整理、立卷、归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.负责对财务会计档案进行日常保管，提供必要的保管条件，确保档案的安全。3.对档案的查阅申请进行初审，根据规定办理档案查阅手续。（二）档案管理部门1.对财务会计档案的归档工作进行指导和监督，确保档案整理符合档案管理要求。2.负责财务会计档案的集中保管，建立档案目录和索引，方便档案的检索和查询。3.定期对财务会计档案的保管情况进行检查，发现问题及时提出整改意见。（三）审计部门1.对财务会计档案的管理情况进行审计监督，检查档案的完整性、真实性和合规性。2.对违反本制度的行为进行调查和处理，提出改进建议和措施。四、财务会计档案的范围财务会计档案是指本组织在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映组织经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括但不限于以下内容：1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿等。3.财务会计报告，包括月度、季度、年度财务会计报告等。4.其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。五、财务会计档案的整理与归档（一）整理要求1.财务部门应按照会计档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案资料的系统性和连贯性。2.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案的清晰和完整。3.档案整理应符合档案管理的相关要求，编制档案目录和页码，便于查阅和管理。（二）归档时间1.当年形成的财务会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门临时保管一年，期满后再移交档案管理部门集中保管。2.因工作需要确需推迟移交的，应当经档案管理部门同意。（三）归档手续1.财务部门在移交档案时，应填写《会计档案移交清册》，详细列出移交档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限等内容。2.移交双方应按照移交清册的内容进行认真核对，确保档案资料的齐全和准确。核对无误后，双方应在移交清册上签字确认。六、财务会计档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。2.档案保管场所应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。（二）保管期限1.财务会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。2.各类财务会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对财务会计档案的保管情况进行检查，包括档案的存放是否安全、档案有无损坏、档案目录与实际档案是否相符等。2.发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。七、财务会计档案的查阅（一）查阅申请1.本组织内部人员因工作需要查阅财务会计档案的，应填写《财务会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外部单位或人员因审计、税务检查等特殊原因需要查阅财务会计档案的，应出具相关证明文件，并经本组织法定代表人或授权代表签字批准。（二）查阅审批1.财务部门收到查阅申请后，应对申请内容进行初审，审核查阅目的是否合理、查阅人员是否具备相应的权限等。2.初审通过后，报档案管理部门负责人审批。对于涉及重要财务信息或机密事项的查阅申请，还应报本组织法定代表人或授权代表审批。（三）查阅方式1.经批准查阅财务会计档案的人员，应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出查阅场所。2.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人同意，并办理相关手续。（四）查阅监督1.档案管理部门应安排专人负责监督查阅过程，确保查阅人员遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、抽取档案资料。2.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性。八、财务会计档案的销毁（一）销毁鉴定1.财务会计档案保管期满需要销毁的，由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，详细列出销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。2.对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁审批1.《会计档案销毁清册》应报本组织法定代表人或授权代表审批。2.对于重要的财务会计档案销毁，还应报上级主管部门或相关监管部门备案。（三）销毁过程1.经批准销毁的财务会计档案，应由档案管理部门和财务部门共同派人监销。2.销毁时，应采用适当的方法确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。九、内部评审、法律审核与反馈修改（一）内部评审1.本制度制定后，应组织财务部门、档案管理部门、审计部门等相关部门进行内部评审，对制度的内容进行全面审查和评估。2.评审人员应根据实际工作情况和相关法律法规的要求，提出修改意见和建议。（二）法律审核1.内部评审通过后，应将制度提交给本组织的法律顾问或法律事务部门进行法律审核，确保制度的内容符合法律法规的规定。2.法律审核人员应重点审查制度中涉及的档案保管、查阅、销毁等环节的法律风险，并提出相应的修改意见。（三）反馈修改1.根据内部评审和法律审核的意见，对制度进行修改完善，确保制度的科学性、合理性和合法性。2.修改后的制度应再次提交相关部门进行审核，直至通过为止。十、实施计划（一）宣传培训阶段（[具体时间区间1]）1.组织财务部门、档案管理部门等相关人员参加制度培训，学习制度的内容和要求，明确各自的职责和工作流程。2.通过内部宣传栏、办公平台等渠道，对制度进行广泛宣传，确保全体员工了解财务会计档案保管与查阅的相关规定。（二）整理归档阶段（[具体时间区间2]）1.财务部门按照制度的要求，对历年形成的财务会计档案进行全面清理和整理，确保档案资料的完整和准确。2.完成档案的立卷、编目等工作，按照规定的时间和程序将档案移交档案管理部门集中保管。（三）检查完善阶段（[具体时间区间3]）1.档案管理部门对接收的财务会计档案进行检查，核对档案目录和实际档案是否相符，档案保管条件是否符合要求等。2.对发现的问题及时进行整改和完善，确保财务会计档案的管理工作符合制度的规定。十一、培训方案（一）培训目标1.使相关人员熟悉财务会计档案保管与查阅制度的内容和要求，明确各自的职责和工作流程。2.提高相关人员的档案管理意识和业务水平，确保财务会计档案的安全、完整和有效利用。（二）培训对象1.财务部门、档案管理部门、审计部门等相关部门的工作人员。2.涉及财务会计档案查阅和使用的其他部门的管理人员和业务骨干。（三）培训内容1.财务会计档案的范围、整理与归档要求。2.财务会计档案的保管条件、保管期限和定期检查制度。3.财务会计档案的查阅申请、审批、查阅方式和监督要求。4.财务会计档案的销毁鉴定、审批和销毁过程。5.本制度的实施计划和相关责任追究制度。（四）培训方式1.集中授课：邀请制度起草人员或专家对制度的内容进行详细讲解，使培训对象全面了解制度的要求和操作流程。2.案例分析：选取实际工作中的典型案例，分析在财务会计档案管理过程中存在的问题和解决方法，提高培训对象的实际操作能力。3.现场演示：在档案管理部门的现场，演示档案的整理、归档、查阅和销毁等操作流程，使培训对象更加直观地了解档案管理工作的具体要求。（五）培训时间和地点1.培训时间：根据本组织的工作安排，确定具体的培训时间，确保培训不影响正常工作。2.培训地点：选择在本组织内部的会议室或培训中心进行培训，以方便培训对象参加培