档案信息管理系统使用手册

档案信息管理系统

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登录档案信息管理系统.....................错误!未定义书签。

1.1.系统首页错误!未定义书签。

12个人设置................................错误!未定义书签。

1.3.修改密码................................错误!未定义书签。

1.4.退出系统................................错误!未定义书签。

,••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••错误!未定乂书签。

2.1.添加档案库...........................................6

22删除档案库...........................................6

2.3.修改档案库...........................................7

三.结构设计..................................错误!未定义书签。

3.1.引入其它库结构.......................................8

3.2.添加与修改...........................................8

3.3.删除列................................................9

3.4.显示顺序..............................................9

3.5.隐藏设置.............................................10

3.6.为空设置.............................................11

3.7.数据初始.............................................12

3.8.关联设置.............................................13

3.9.全文检索...............................1错误!未定义书签。

3.10.密集架设置

1错误!未定义书签。

3.11.维护数据

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1错误!未定义书签。

3.12.索引数据

17

四.档案库操作...........................................17

4.1.添加新例据........................................17

4.2.编辑数据..........................................18

4.3.删除数据..........................................18

4.4.插入数据..........................................18

4.5.移去数据..........................................19

4.6.普通查询..........................................20

4.7.打印..............................................21

五.归档管理..................................错误!未定义书签。

5.1.归档审批设置.....................................22

5.2.直接归档..........................................22

5.3.组卷归档.............................2错误!未定义书签。

5.4.归档状态管理.....................................27

六.借阅管理..................................错误!未定义书签。

6.1.借阅申请...............................错误!未定义书签。

6.2.借阅审批..........................................30

621.借阅审批设置.................................30

6.22借阅审批.....................................31

6.3.确认借出...........................................31

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6.4.借阅归还..............................错误!未定义书签。

6.5.彳昔阅统计..............................错误!未定义书签。

6.6.我的电子，昔阅..........................错误味定义书签。

七.权限管理.............................................错误!未定义书签。

7.1.用尸管理..............................错误!未定义书签。

7.1.1.用户列表.........................错误!未定义书签。

7.1.2.添加用户.........................错误!未定义书签。

7.1.3.编辑用户.........................错误!未定义书签。

7.1.4,彳修改密码.........................错误!未定义书签。

7.1.5.删除用户.........................错误!未定义书签。

7.1.6.搜索用户.........................错误!未定义书签。

7.1.7.按用户组显示用户................错误!未定义书签。

7.1.8.移动用户.........................错误!未定义书签。

7.2.用户组管理............................错误!未定义书签。

7.2.1.用户组歹I」表......................错误!未定义书签。

7.2.2.添加用户组......................错误!未定义书签。

7.2.3.编辑用户组......................错误!未定义书签。

7.2.4.移动该组的用户到其它组..........错误味定义书签。

7.2.5.删除用户组......................错误!未定义书签。

7.3.菜单权限..............................错误!未定义书签。

7.3.1.查看菜单权限....................错误!未定义书签。

7.3.2.编辑菜单权限....................错误!未定义书签。

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7.4.档案组权限...........................错误!未定义书签。

7.4.1.添加档案组权限..................错误!未定义书签。

7.4.2.查看档案组权限..................错误!未定义书签。

7.4.3.编辑档案组权限..................错误!未定义书签。

7.4.4.册U除档案组权限..................错误!未定义书签。

7.5.权限树描述......................................40

7.6.浏览设置.......................................40

J\.系统设置................................错误!未定义书签。

8.1.库房记录...........................错误!未定义书签。1

8.2.MAC绑定..........................错误!未定义书签。2

九.日志管理................................错误!未定义书签。

9.1.用户登录记录.......................错误!未定义书签。2

9.2.库操作记录.........................错误!未定义书签。3

9.3.借阅操作记录..................................44

十.:肖息列表................................错误!未定义书签。

H,全文检索..............................错误!未定义书签。

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一、登录档案信息管理系统

打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录

界面中输入登录帐号和密码,点击登录。

1.1.系统首页

登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所

ZJ\o

首页的导航栏中，“首页“用于进行档案相关的操作，”

消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索”用于对

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有权限的所有档案原文进行全文检索，”系统管理”用于进

入管理后台,进行系统的管理。

1.2.个人设置

点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如

口图所不。

填写必要的信息后,点击提交修改个人信息

1.3.修改密码

点击首页左上方的''修改密码"，弹出密码修改窗口，如

卜图所示。

修改密码

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填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修

改当前帐号的密码。

1.4.退出系统

点由首页右上方的”退出系统图案”，系统将注销当前

用户，并返回登录页面；直接关闭浏览器,系统也将注销当前

用户。

二、档案库定义

浏览左边树，如上，可见“添I删修”文字链接，分别用于

添加档案库,删除档案库以及修改裆案库信息。

b主菜单_____________

品Admin(admin)

-［添I删I修］［结构设讨］

一。档案管理

2.1.添加档案库

选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案”，然

后单击“添“文字链接,弹出如下窗口。

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输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即

可。系统会弹出如下对话框：

如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类

别的数据。如果单击“取消“该添加操作。

2.2.删除档案库

在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“册W

文字链接,弹出如下窗口。

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5制除岩案类别-MicrosoftInternetExplorer,!□!x|

-删除档案类别----------------------

*档案类别：档案1

表名

：x_1203511270278

述

猫

多

类

:科技档案

确定取消

单击“确定”即可。系统会弹出如下对话框:

MicrosokInternetExplorer凶

?>确定删除该档案类别吗？

I匚二旗爱:［口|取消I

如果单击“取消“该添加操作。

2.3.修改档案库

在左边树形中选中将要修改的橙案库，然后单击“修“

文字链接,弹出如下窗口。

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能够修改档案类别即档案库名称，以及描述.单

击“提交“即可。

三、结构设计

在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击”结构

设计”文字链接。如下图所示。

引入其它JMfi1

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3.1.引入其它库结构

单击主窗口下面的按钮—51AM它库结构;作用在于能

够将其它档案库结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前

档案库中。如下窗口显示。

选择要被拷贝的档案库即以如下窗口显了:

在列能够进行选择，若选中表示拷贝。然后单

击"提交"即可。

3.2.添加与修改

单击主窗口下面的按钮1添加一列，添加新的一空白列,

在该列中就能够如下输入

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第一列为中文名字，即为显示的名称。第二列为英又名

字，其对应表中的列名。第三列为类型，VARCHAR2为字符

串类型，NUMBER为数字类型。第三类为长度，一般

VARCHAR2类型输入300,如果“备注”一般输入1000,一

般NUMBER类型输入10或16即可。

单击主窗口下面的按钮—移除当前列，能够将新添加的列

移除。

单击主窗口下面的按钮/1能够当前所做的添加或修

改进行保存。

33删除列

选中网格中的某列，然后单击主窗口下面的按钮

11除列即可。系统提示要去确认是否删除该列。

该功能一定小心谨慎,删除后该列数据将无法修复。

3.4.显示顺序

单击主窗口上方显示顺序，用于控制档案库中数据依次显

示的顺序。单击如下窗口弹出。

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在下拉框中选中列，单击按钮“最上面“”向上移"”

向下移““最下面”分别移动到最上面，向上移动一格，向

下移动一格,移动到最下面。单击提交按钮保存。

3.5.隐藏设置

单击主窗口上方」隐藏，用于将档案库中某些列数据不显

示，隐藏起来。单击如下窗口弹出。

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选中需要隐藏的列，然后“提交“即可。

3.6.为空设置

单击主窗口上方为至,用于档案库中某些列数据添加或修

改时不允许为空。单击如下窗口弹出。

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选中不允许为空的列，然后“提交”即可。在添加或编

辑的时候如果字段为空则会进行提示,输入不允许为空。

3.7.数据初始

单击主窗口上方逑暨叫，用于初始化档案库中某些列数

据,以方便用户添加新数据。单击如下窗口弹出。

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首先选择要初始设置的列。

其次,

如果设定固定值则在（1）输入固定值下输入固定的值,

例如：

（1）输入固定值___________________

|asd-

如果设定自动累加的值，则在（2）自动累加

输入,例如:

前缀表示自动累加1,2,3…之前的固定值，例如

fgl,fg2,fg3...

依赖于表示“所有“为从所有数据的总数开妗计

数，如果选择列则表示该列的值一致的进行计

数。

如果设定可选择的,则在（3）输入可选择,多值之间用

空格隔开,例如：

（3）输入可选择，多值之间用空格隔开

3.8.关联设置

单击主窗口上方美联设寓，用于初始化档案库中某些列与

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其它档案库某些列之间的关联，例如卷目档案的卷号能够关

联到其案卷号对应的卷内档案。单击如下窗口弹出。

首先选择要被关联的列。

其次选择关联档案即可显示如下：

选择关联列：I三I

附加关联（1）:|3=I3

附加关联（2）：|3二|3

然后选择关联列。如果存在多个条件，则经过选择附

加关联（1）或附加关联（2）进行设置。

3.9.全文检索

单击主窗口上方笃蟠，用于档案库全文检索时候要检

索的列。单击如下窗口弹出。

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选择要默认被检索的列，单击“提交“即可。

3.10.密集架设置

单击主窗口上方壁壁蟠,用于档案库中列与密集架实际

的区号与列号进行关联，以支持用户能够在系统直接打开与

关闭密集架。单击如下窗口弹出。

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选择区号列与列号列,单击“提交“即可。

3.11.维护数据

单击主窗口上方评护数据L用于批量维护档案库列数据。

单击如下窗口显示。

S入条件刷新

佰.

8d

LJ

添加条件售除条牛■定

经过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格

框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于

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等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的

关系例如而且或或者。

然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。

杵案］眼就

姓名长度dah

p»:d

■定共1条记录《♦1/1♦»传到19Q

在这里能够不选中某些数据前面的选择框，表示将K需

要维护这些数据。单击“确定”进入下一步。

在这里选择要将维护的列，该列数据会根据下一步设定

的规则进行修改,单击“下一步“进入下一步。

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右边选择规则：

插入固定值，插入固定的值,例如：

插入固定值：P

插入自动增加，插入自动累加的值，例如:

插入自动增加：蹦I

向上移11向下移11最下面

前缀表示自动累加1,2,3...之前的固定值，例如

fgl,fg2,fg3...o选择列将固定插入与该列相等的

值。

依赖于表示“所有“为从所有数据的总数开妗计

娄h如果选择当前数据计数，则根据匹配条件的

数据进行计数。如果选择列则表示该列的值一致

的进行计数。

选择列,表示插入与该列相等的值。

选中”招数据重新排序”，这个用处主要作用于插入自

动增加的时候。在自动增加的时侯会根据数据重新排序的

顺序进行累计计数。

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单击“提交”即可。

3.12.索引数据

单击主窗口上方选强鱼,用于重新索引档案库数据,以支

持全文检索。单击如下窗口弹出。

索引数将伏态

索引状态未索引承建索引

档案库

敢霜表

息索引条数0

当前索引项0-0

单击"重建索引”进行重新索引该档案库数据。单击后

网页自动刷新显示索引条数以及当前索引第几条至第几

条。当索引完毕时候，回复到最初如上状态。

四、档案库操作

档案库操作这里主要指添加新数据，编辑数据,删除数据,

插入与移除数据,普通查询,打印数据等。

4.1.添加新数据

单击主窗口上方添加新数鱼,用于为档案库添加新数据。单

击如下窗口弹出。

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「下一步上传原文歹下一步继续添加散裔I提交4消

选中”下一步上传原文”表示下一步为该档案数据上传

原文。选中”下一步继续添加数据”表示下一步继续添加

新的数据。单击“提交”即可提交数据。

4.2.编辑数据

选中要编辑的数据，单击主窗口中间按钮

即可弹出窗口编辑数据。

4.3.删除数据

选中要删除的数据，单击主窗口中间按钮阳除

进行删除数据。

4.4.插入数据

选中插入点的数据，单由主窗口中间按钮插入即可弹出

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窗口插入数据。插入数据将批量修改插入点后的某些列数

据。这些数据一般是自动计数的档案号。

在选择修改列这里选择需要修改的列。该列自动增加,

主要包括三个部分,（1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固

定值前缀,文本框内固定输入值；（3）起始值,表示从哪里开

始,一般是当前插入点数据相应的值。单击“提交“即可。

4.5.移去数据

选中要移去的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出

窗口插入数据。移去数据将批量修改移去点后的某些列数

据。这些数据一般是自动计数的档案号。

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在选择修改列这里选择需要修改的列。该列自动增加,

主要包括三个部分,（1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固

定值前缀,文本框内固定输入值；（3）起始值,表示从哪里开

始,一般是当前移去点数据相应的值。单击“提交"即可。

4.6.普通查询

单击主窗口上方普通查询，用于查询档案库数据。单击如

卜窗口显示。

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关系例如而且或或者。

然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。

4.7.打印

单击主窗口上方幽，用于查询档案库数据。单击如下

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经过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格

框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于

等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的

关系例如而且或或者。

然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。

mg1______________________________________________________________________________________________________________________________________

姓名长度新列

p»：dfCl

P・定共1条记录《♦1/i♦»精到1次目

在这里能够不选中某些数据前面的选择框，表示将K需

要打印这些数据。单击“确定”迸入下一步。

------------------------------------

选择字段漫行排序母授需要打印的字跄

最上面|向上移|向I移|最下面|文字内容KSG度手大小toffl不允洋执行

大标题张口》100012是二J

1姓名<KU>

长度M与题0徐£>尔u>点u>

d«h

U*认厂

M列用S头*①枷11-zj

〜姓名姓名户0010<«u>

修长度长度愀10

Qd«hdah唐10曲A>

附列河10<«U>

・页打印!30条记录______

逸掾是否保存为新的根极工3

在这里设置打印各个属性。例如打印顺序，选择打印的

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数据，打印每页的数目，是否保存为新的模板等等。单巧”

确定”即可;将数据导入到EXCEL中,然后将其打印。

五、归档管理

为方便档案的管理，用户常常想把结构相近的档案放入

同一组中，此为归档。本模块将归档过程分为归档审批和归

档执行两部分，归档类型分为直接归档和组卷归档两种。以

下详细阐述各个部分的使用。用尸能够从图1找到归档相

关的操作入口。

用户在选择了具体的档案组后，能够看到图1所示的状

态,红线标出了与归档相关的操作。

5.1.归档审批设置

点击归档审批设置,按钮,系统自动弹出一个新的页面,如图所

示：

生成妇档条件

田姐：“

用户铤-用户：□爸®aw’n

仅存取消

该页面招列出所有在系统内注册的用户，告诉当前操作

的用户档案组“er”能够被以下的用户审批，图2只列出了

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用户admin,如果当刖操作的用户想让admin来审批“er”

档案，那么只需要将admin前面的单选框钩上，然后点百”

保存”，即可。如果当前操作用户认为admin不适合审批档

案组”e产，则点击”取消”即可。

5.2.直接归档

如果用户选择当归档，则系统导入归档条件设置页面,该

页面与借阅条件设置类似。如图3所示，用户能够就档案

组"er”的字段名，字段满足条件，字段的值，以及各个归档

条件之间的澄辑关系做出具体的设置。

■入旧《条件刷赫

这里字段名下拉框将列出当前所选档案组的字段名，例

如当前选择的是“er”档案组，那么系统将列出”姓

名“，“长度“，“dah”，此时用户能够选择这三个中的其

中之一设置归档条件，比如我们选择“长度”，那么接下来

的设置针正确都是字段名“长度“，“条件域”设置的是所

选字段值的大小关系，如图2所示，“值"域设置的是关系

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右端的值，比如我们设置“条件”为包含值为1,则意味着

我们要将档案组“er”中字段名“长度”中包含字符串1的

所有档案进行归档。“关系”域设置的是多条归档条件之

间的逻辑关系，包括“而且“和“或者“。箭头标示的是用

户能够对归裆条件进行增加和删除。

条件设置好后，点击确定，系统导入如下图所示的页面,

该页面列出所有满足条件的档案。这里需要注意的是，用户

能够对选出来的档案做进一步的筛选，系统缺省状态是所有

的记录都被选中，用户能够就某一条记录进行筛选，点巧记

录前面的单选按钮即可实现。

当用户选择好最终要被归档的档案后，点击”选择目标

档案组”后面的下拉列表，系统将列出系统当前的所有档案

组，注意，这里只能选择一个目标档案组。然后点击”直接

归档”按钮,系统导入如下图所示页面。

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□是否现除原救18宙途中表云1«左）

回是否打卬数据

叼守开档3淤1■由rth«向下格量下面

+EJ11|中田」u」-1-

筌文*«

系统在左上端列出要归档的档案组的字段名，然后在每

个字段名右边对应一个下拉列表，下拉列表内容由目标档案

组的所有字段名和“按固定值”“按自动增加”构成，如

卜三个图分别显示了各种不同的对应方式。

列:姓名V

谙选叶

插入固定值

插入自动增加

□是否删除原数据宙选中表

叼是否打印数格

图1目标字段下拉列表

设置数据

插入固定值V

姓名<=

插入固定值：匚

图2按固定值方式

设自数据

依勤于I当前数据计数w

□是否删除原数据雷选中表示删除）

团是否打卬数据

回将数据通新捧序「髭上面向上移向下移是下面

图3插入自动增加

这里”按照固定值方式“与“插入自动增加”两项是为

了填补空余字段的，当目标档案组字段数量比原档案组多时,

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多出来的字段能够按照”按固定值填充”或者”插入自动

增加”的方式来设置空余字段。经过以上的向导，用户能够

明确地设置原档案组字段与目标档案组字段的对应关系。

点击确后，系统自动导入起始页面，即回到图1所示的页

面。查看目标档案组13,发现档案已经成功归入。如卜图

所示。

5.3.组卷归档

为了实现归档的可视化,以及增加系统得可用性,美观性,

多功能性，系统提供了出回档的功能。系统入口如图1所

示。点击组卷归档，系统导入归档条件设置页面，点击确定

后导入如下图所示页面：

点击"组卷归档"，导入下图页面：这里用户能够选择要

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显示的列,然后点击下一步

推动档案到稻案总

档案盒。)档案含。)档案盒Q)

选殍目标当案售电V选择目标档案库归当V逡授目庆档案库归档V

中国/I/中

E_TV_t

档一-3)稻案含⑷

法在目标档案售期V选择目标档案库归档V

上图列出了原档案，以及6个档案盒，用户能够用鼠标实

现draganddrop功能。选中档案图标，按住鼠标左键不放,

然后拖动鼠标到目标档案盒，释放鼠标，则原档案自动导入

目标档案盒。

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捌映无措安叁

档案含。)档案含⑴档案含②

选界目标档案疾归替V选择目标档案库归档V选择目分档案库妇当V

档案-3)档案盆(4)档案盒(5)

选科目标档奏作归档v选择目标档案摩日怡v选舞目标档富球归有v

然后，在被拖入的档案盒中，选择下拉列表中的目标档案

组。如下图。选择”定制档案--13”，系统自动弹出归档数

据设置页面，功能同直接归档类似。这里不在详述，用户能

够参考直接归档中的描述。

档案盒(1)

定制档案-13

选择目标档案库归档

档案管理

档案管理-科技档案

中国档案管理・12

国.档案管理-定制档案

档案管理-11

科技档案-45

定制档案-13

定制档案-水文档案

定制档案・new

、水文档案-档案3

设没则8

姓名]<=列姓名

3|列:长》

_____|<=列Yah

□是否出除原数1E偌选中表示88除)

回是否打Ep数据___________

□将数宪重飘排序I星上面11向上移11向下移11餐下面I

提交取不

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5.4.归档状态管理

归档状态管理用户让用户审批请求归档的档案，对请求

的归档予以经过或者拒绝。

在系统主页上点击“系统管理”，在左侧主菜单下选

择，，归档管理”，然后点击待审批归档，则系统列出了所有

请求的归档,包括申请人,被归档的档案ID,目标档案ID,申

请人，申请时间，选择每条请求记灵,下面会给出详细的信息,

即符合条件的所有档案记录。审批人对于申请的具体信息

决定是否经过，点击经过或者删除后，待审批归档请求自动

进入已审批归档记录里。这里我们点击“确定“，然后点

击”已审批归档”，如下图所示：

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申请人以档再宾组目标档案噩是否通过oilWfl

旦A&e4512遇过20)8-1-27

J

□u除记求

45-符合日君条件的符宏信R

卷目te猫迷货号姓名

4545444444

上图能够看到记录经过了审核，对于已经经过审核的归

档请求,用户能够选择删除记录,只需要选中记录项目，然后

点击“删除记录”按钮，则系统揩永久删除这条记录，此功

能请慎用！

六、借阅管理

借阅档案时，应该先找到档案，再进行操作。因此，月户

应当有浏览和借阅相应档案的权限，才能够进行借阅的操

作。

借阅分为电子档订阅和实物借阅，这两种借阅都需要经

过申请和审批的过程，实物借阅在审批经过后，还有确认借

出和归还的步骤。

6.1.借阅申请

首先进入档案所在的档案组,找到档案,如下图所示。

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45A比默罐I信■亘闰IES.1313.狙苍归二I帚鼠口式I七®由-蜴I■□自国扯幽I打卬，一用

“卷目to猫法偏号姓名

|□4S45444444

口：“।r^n।跳।「**।「实物给恸电子省订用共1条记录《*i八♦”帆1页日

度文।悟起।

在档案列表中勾选欲借阅的档案（只能勾选一项），点

击“实物借阅“、“电子档订阅”按钮，分别进行档案实

物借阅或电子档借阅申请。

借阅信息

*档案信息

档案组：档案管理一科技档案一45

ww•45

卷目：45

te：4

描述：4

编号：4

姓名：444

填写实物借阅申请

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电子档订阅信息

*档案信息

档案组：档案管理一科技档案一45

ww:45

卷目：45

te：4

描述：4

编号•4

姓名：444

订阅帐号：admin

订阅天数：14天

填写电子档订阅申请

填写申请并提交后，若该档案没有相应的审核要求,

则直接经过申请,否则进入审批环节。

6.2.借阅审批

6.2.1.借阅审批设置

点击档案列表中的“借阅审批设置“（有权限才会显示）,

进入审批条件列表,如下图所示。

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。

“答案管理—科技若案一45“借阅审核条件列表增加条件I予回档案列表|刷新

审核环节条件描述

—I...一.

-at用户iMK条件*共0条记录

详细信息I

单击列表中的条件项，能够在〃详细信息”标签中看到

条件的具体脚本和审核人，方便技术人员确认脚本的E确

性。

勾选条件顶，点击“修改用户“或“编辑条件”，能够分

别修改审核条件对应的审核人和审核条件；点击"删除“能

够删除条件或。

点击增加条件,进入添加条件的界面,如下图所示

•省案2•借阅审核条件返回条件列表I刷新

18字段名▲除件I值美.

审核环节：］

用户（用户组）：□admin（管理犯）

______________口syy（首理组）

添加条件移除条件确定

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。

填写审核条件、审核环节并勾选审核人后,点击确定,生

成借阅审核条件。

6.2.2.借阅审批

如果借阅申请符合某项审批条件，申请将分配给审批条

件中的审核人进行审批,并发送消息给审核人。

点击首页右上方的“系统管理“，进入档案信息管理系

统的系统管理页面，在左侧的菜单中选择“借阅管理“一一

”实物借阅审批"/“电子订阅审批“，进入借阅审批的列

表,如下图所示。

持审批借H上尼博