2024版物业管理公司员工档案管理制度2篇

20XX专业合同封面COUNTRACTCOVER20XX专业合同封面COUNTRACTCOVER甲方：XXX乙方：XXXPERSONALRESUMERESUME2024版物业管理公司员工档案管理制度本合同目录一览1.总则1.1制度目的1.2适用范围1.3制度依据1.4定义与解释2.组织机构与职责2.1管理机构2.2管理人员职责2.3部门职责3.档案管理范围3.1员工基本信息档案3.2员工工作表现档案3.3员工培训与发展档案3.4员工奖惩档案3.5员工离职与退休档案4.档案收集与归档4.1收集要求4.2归档程序4.3档案编号4.4档案整理5.档案保管与维护5.1保管条件5.2保管期限5.3档案修复与复制5.4档案安全6.档案查询与利用6.1查询规定6.2查询程序6.3利用权限6.4查询记录7.档案销毁与转移7.1销毁条件7.2销毁程序7.3转移手续8.档案信息化管理8.1系统建设8.2数据录入8.3系统维护8.4安全保障9.档案管理考核9.1考核指标9.2考核办法9.3考核结果9.4考核奖惩10.保密与信息安全10.1保密要求10.2信息安全措施10.3违规处理11.法律责任11.1违规行为11.2违约责任11.3违法责任12.附则12.1生效日期12.2修订程序12.3解释权12.4其他约定第一部分：合同如下：第一条总则1.1制度目的为规范物业管理公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确和安全，提高档案管理水平，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于物业管理公司全体员工，包括但不限于在职、离职、退休员工。1.3制度依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规制定。1.4定义与解释（1）“档案”是指公司员工在任职期间形成的各类文件、资料、图表等，包括纸质、电子等载体；（2）“档案管理”是指对公司员工档案的收集、整理、保管、利用、销毁等活动的总称；（3）“档案管理人员”是指负责档案管理的专职或兼职人员。第二条组织机构与职责2.1管理机构公司设立档案管理办公室，负责公司员工档案的全面管理工作。2.2管理人员职责（1）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（2）负责制定档案管理制度和操作流程；（3）负责对档案管理人员进行培训、考核和监督；（4）负责处理档案查询、复制、借用等事宜。2.3部门职责（1）各部门负责人负责本部门员工档案的收集和整理；（2）各部门应配合档案管理人员做好档案的归档、保管和利用工作；（3）各部门应定期向档案管理人员提供员工档案更新信息。第三条档案管理范围3.1员工基本信息档案包括员工入职登记表、身份证、户口簿、学历证书、资格证书等。3.2员工工作表现档案3.3员工培训与发展档案包括员工培训计划、培训记录、职业规划、晋升记录等。3.4员工奖惩档案包括员工奖惩决定书、奖惩通知、表彰决定等。3.5员工离职与退休档案包括员工离职申请、离职手续办理记录、退休手续办理记录等。第四条档案收集与归档4.1收集要求（1）各部门应按照档案管理要求，及时收集员工档案资料；（2）档案资料应完整、真实、准确。4.2归档程序（1）各部门收集到的档案资料，经初步审核后，报送档案管理人员；（2）档案管理人员对收集到的档案资料进行审核、整理和归档；（3）归档后的档案应按照编号、分类、顺序排列。4.3档案编号档案编号应采用统一编号方法，确保档案的唯一性和可追溯性。4.4档案整理档案整理应按照档案管理制度和操作流程进行，确保档案的整洁、规范。第五条档案保管与维护5.1保管条件（1）档案保管场所应保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘；（2）档案保管设施应符合国家相关标准。5.2保管期限档案保管期限应根据国家有关法律法规和公司实际情况确定。5.3档案修复与复制档案损坏或需复制时，应按照档案修复与复制规定进行。5.4档案安全（1）档案管理人员应加强档案安全管理，防止档案丢失、损坏或泄露；（2）档案保管场所应安装监控设备，确保档案安全。第六条档案查询与利用6.1查询规定（1）查询档案应遵循合法、正当、必要的原则；（2）查询人应提供有效身份证明。6.2查询程序（1）查询人向档案管理人员提出查询申请；（2）档案管理人员审核查询申请；（3）档案管理人员提供查询服务。6.3利用权限档案利用权限根据档案性质、利用目的和查询人身份确定。6.4查询记录查询记录应包括查询时间、查询人、查询内容、查询结果等。第七条档案销毁与转移7.1销毁条件（1）档案保管期限届满；（2）档案已失去保存价值；（3）法律法规规定应当销毁的档案。7.2销毁程序（1）档案管理人员提出销毁档案申请；（2）公司领导审批；（3）销毁档案前，应进行核实、登记、公示；（4）销毁档案应采用安全、环保的方式。7.3转移手续（1）档案转移应按照规定程序进行；（2）转移档案应确保档案的完整、安全。第一部分：合同如下：第八条档案信息化管理8.1系统建设公司应建立员工档案信息化管理系统，实现档案的电子化管理。8.2数据录入（1）档案管理人员负责将纸质档案转化为电子档案；（2）电子档案录入应确保数据的准确性、完整性和一致性。8.3系统维护（1）档案管理人员负责系统日常维护，确保系统正常运行；（2）定期对系统进行升级和优化。8.4安全保障（1）系统应采用加密技术，保障档案数据安全；（2）制定网络安全管理制度，防止网络攻击和数据泄露。第九条档案管理考核9.1考核指标（1）档案收集与归档的及时性、准确性；（2）档案保管与维护的规范性、安全性；（3）档案查询与利用的便捷性、有效性；（4）档案信息化管理的完善程度。9.2考核办法（1）定期对档案管理人员进行考核；（2）考核结果作为绩效评价和奖惩的依据。9.3考核结果（1）考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级；（2）考核不合格者，应进行培训或调整工作岗位。9.4考核奖惩（1）对考核优秀的档案管理人员给予奖励；（2）对考核不合格的档案管理人员进行处罚。第十条保密与信息安全10.1保密要求（1）档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息；（2）对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特别保密措施。10.2信息安全措施（1）加强网络安全防护，防止网络攻击和数据泄露；（2）定期对档案管理人员进行信息安全培训。10.3违规处理（1）对违反保密规定的档案管理人员，根据情节轻重给予处分；（2）构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十一条法律责任11.1违规行为（1）档案管理人员未履行职责，导致档案丢失、损坏、泄露的；（2）违反保密规定，泄露档案信息的；（3）滥用职权，擅自销毁档案的。11.2违约责任（1）因档案管理人员过错，导致公司承担违约责任的；（2）因档案管理人员违反本制度，给公司造成经济损失的。11.3违法责任（1）档案管理人员违反国家法律法规，导致公司承担法律责任的；（2）档案管理人员构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十二条附则12.1生效日期本制度自发布之日起施行。12.2修订程序本制度的修订需经公司领导批准。12.3解释权本制度由公司档案管理办公室负责解释。12.4其他约定（1）本制度未尽事宜，按国家有关法律法规和公司相关规定执行；（2）本制度如有与国家法律法规冲突之处，以国家法律法规为准。第二部分：第三方介入后的修正一、第三方概念及定义1.1第三方是指在本合同执行过程中，经甲乙双方同意，介入合同执行、提供专业服务或进行相关事务处理的独立第三方机构或个人。1.2第三方的概念包括但不限于中介方、顾问、评估机构、审计机构、律师事务所、会计师事务所等。二、第三方介入的审批程序2.1甲乙双方同意第三方介入时，需书面通知对方，并说明第三方介入的目的、范围、期限及可能产生的费用。2.2对方收到通知后，应在五个工作日内回复是否同意第三方介入。2.3若一方不同意第三方介入，双方应协商解决，协商不成时，可提交仲裁或诉讼解决。三、第三方的责权利3.1第三方在合同执行过程中，应遵守国家法律法规和本合同的相关规定。3.2第三方的权利：（1）根据合同约定，收取相应的服务费用；（2）在合同执行过程中，有权要求甲乙双方提供必要的信息和资料；（3）对甲乙双方违反合同的行为，有权提出异议或终止服务。3.3第三方的义务：（1）按照合同约定，提供专业、高效的服务；（2）对甲乙双方提供的信息和资料保密；（3）在合同执行过程中，发现甲乙双方违反合同的行为，应及时通知甲乙双方。四、第三方与其他各方的划分说明4.1第三方与甲方的划分：（1）甲方负责支付第三方提供服务的费用；（2）甲方对第三方的服务效果和质量负责；（3）第三方在服务过程中，如需与甲方沟通，应通过甲方指定的联系人进行。4.2第三方与乙方的划分：（1）乙方负责提供第三方所需的信息和资料；（2）乙方对第三方的服务效果和质量进行监督；（3）第三方在服务过程中，如需与乙方沟通，应通过乙方指定的联系人进行。五、第三方责任限额（1）根据合同约定，明确第三方在合同执行过程中的责任范围；（2）根据第三方提供服务的内容、复杂程度和风险等级，确定责任限额；（3）第三方责任限额不得超过合同总金额的一定比例，如10%。5.2第三方责任限额的具体数额由甲乙双方在合同中约定。六、第三方介入后的额外条款及说明6.1第三方介入期间，甲乙双方应继续履行本合同约定的义务。6.2第三方介入后，如发生争议，甲乙双方应协商解决，协商不成时，可提交仲裁或诉讼解决。6.3第三方介入期间，如甲乙双方同意终止第三方服务，应书面通知对方，并按照合同约定进行结算。6.4第三方介入期间，如因第三方原因导致合同无法履行，甲乙双方有权要求第三方承担相应的责任。七、合同修改及生效7.1本修正条款为合同不可分割的一部分，自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效。7.2本修正条款的修改需经甲乙双方协商一致，并书面通知对方。第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.员工入职登记表要求：填写完整，包括个人信息、教育背景、工作经历等。说明：用于记录员工入职基本信息。2.身份证件复印件要求：身份证正反面复印件。说明：用于证明员工身份。3.户口簿复印件要求：户口簿首页和本人页复印件。说明：用于证明员工家庭住址。4.学历证书复印件要求：学历证书复印件。说明：用于证明员工学历水平。5.资格证书复印件要求：资格证书复印件。说明：用于证明员工具备相应专业资格。说明：用于评估员工工作表现。7.绩效考核表要求：填写完整，包括考核项目、考核结果等。说明：用于评估员工工作绩效。8.培训记录要求：记录培训时间、地点、内容等。说明：用于记录员工培训情况。9.奖惩记录要求：记录奖惩时间、原因、结果等。说明：用于记录员工奖惩情况。10.离职申请要求：填写完整，包括离职原因、离职时间等。说明：用于记录员工离职情况。11.离职手续办理记录要求：记录离职手续办理时间、内容等。说明：用于记录员工离职手续办理情况。12.退休手续办理记录要求：记录退休手续办理时间、内容等。说明：用于记录员工退休手续办理情况。13.员工档案信息化管理系统操作手册要求：详细说明系统操作流程。说明：用于指导档案管理人员使用系统。14.档案管理制度及操作流程要求：详细规定档案管理要求。说明：用于规范档案管理工作。说明二：违约行为及责任认定：1.违约行为：（1）档案管理人员未履行职责，导致档案丢失、损坏、泄露。（2）违反保密规定，泄露档案信息。（3）滥用职权，擅自销毁档案。（4）第三方未按合同约定提供服务。（5）甲方或乙方未按时支付费用。2.责任认定标准：（1）档案管理人员违约：根据档案丢失、损坏、泄露的程度，赔偿相应损失。（2）第三方违约：根据合同约定，承担相应责任，包括但不限于赔偿损失、终止合同等。（3）甲方或乙方违约：根据违约行为，承担相应责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。3.示例说明：（1）档案管理人员未按规定保管档案，导致档案丢失，应赔偿相应损失。（2）第三方未按合同约定提供服务，导致甲方遭受损失，应赔偿相应损失。（3）甲方未按时支付费用，应向乙方支付违约金。全文完。2024版物业管理公司员工档案管理制度2本合同目录一览1.总则1.1管理制度的依据和目的1.2适用范围1.3定义和解释2.组织机构与职责2.1组织架构2.2职责分工2.3档案管理人员职责3.档案管理范围3.1员工个人信息档案3.2员工工作表现档案3.3员工培训与发展档案3.4员工奖惩档案3.5员工离职与退休档案4.档案收集与归档4.1收集原则4.2收集内容4.3收集程序4.4归档要求5.档案保管与维护5.1保管条件5.2维护措施5.3防灾措施5.4档案修复6.档案查询与使用6.1查询权限6.2查询程序6.3使用原则6.4使用记录7.档案信息安全与保密7.1信息安全要求7.2保密措施7.3违规处理8.档案统计与分析8.1统计内容8.2统计方法8.3分析报告9.档案销毁与迁移9.1销毁条件9.2销毁程序9.3迁移要求10.档案管理设施与设备10.1设施要求10.2设备配置10.3维护与更新11.员工档案管理培训11.1培训内容11.2培训对象11.3培训时间与方式12.奖惩与考核12.1奖励措施12.2惩罚措施12.3考核标准13.附则13.1修订与解释13.2生效与终止13.3补充条款14.附件14.1档案收集清单14.2档案查询申请表14.3档案销毁申请表第一部分：合同如下：1.总则1.1管理制度的依据和目的本制度依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，旨在规范物业管理公司员工档案管理工作，保障员工个人信息和公司档案的安全，提高档案管理水平，为公司的经营管理提供有效支持。1.2适用范围本制度适用于物业管理公司全体员工，包括正式员工、临时员工、实习生等。1.3定义和解释在本制度中，“员工档案”是指与员工个人基本信息、工作表现、培训与发展、奖惩、离职与退休等相关的一切资料和文件。2.组织机构与职责2.1组织架构物业管理公司设立档案管理部门，负责员工档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。2.2职责分工档案管理部门负责人负责员工档案管理制度的制定、实施与监督；档案管理员负责档案的具体操作工作。2.3档案管理人员职责a.负责员工档案的收集、整理、归档、保管、查询、利用和销毁等工作；b.严格执行档案管理制度，确保档案安全；c.定期对档案进行清理和整理；d.参与档案管理培训，提高自身业务水平。3.档案管理范围3.1员工个人信息档案包括员工身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书、劳动合同、社会保险缴纳证明等。3.2员工工作表现档案3.3员工培训与发展档案包括员工入职培训、在职培训、晋升培训、职业规划等。3.4员工奖惩档案包括员工奖励记录、处罚记录、申诉记录等。3.5员工离职与退休档案包括员工离职申请、离职证明、退休证明、社会保险转移接续手续等。4.档案收集与归档4.1收集原则档案收集应遵循真实性、完整性、及时性和准确性原则。4.2收集内容档案收集内容包括但不限于员工个人信息、工作表现、培训与发展、奖惩、离职与退休等方面的资料。4.3收集程序档案收集程序如下：a.员工入职时，收集并整理员工个人信息档案；b.员工在工作过程中，收集并整理员工工作表现档案；c.员工离职或退休时，收集并整理员工离职与退休档案。4.4归档要求档案归档应按照档案类别、时间顺序、编号等进行分类整理，确保档案的有序性和可查询性。5.档案保管与维护5.1保管条件a.温湿度适宜，避免档案霉变、虫蛀；b.安全设施完善，确保档案安全；c.定期检查档案保管条件，发现问题及时处理。5.2维护措施档案维护措施包括：a.档案柜定期清洁、消毒；b.档案材料定期检查、修复；c.档案查阅后及时归位。5.3防灾措施a.设备安全防护；b.火灾、水灾等自然灾害应急预案；c.定期备份电子档案。5.4档案修复档案修复工作由档案管理部门负责，确保档案的完整性和可利用性。8.档案查询与使用8.1查询权限员工档案查询权限分为内部查询和外部查询。内部查询仅限于公司内部相关人员，外部查询需经公司授权。8.2查询程序查询人需填写《档案查询申请表》，注明查询原因、查询内容等，经审批后方可查阅。8.3使用原则a.依法合规，尊重员工隐私；b.限于工作需要，不得用于非法目的；c.保密原则，未经授权不得泄露档案内容。8.4使用记录查询档案时应做好记录，包括查询人、查询时间、查询内容、查询目的等。9.档案信息安全与保密9.1信息安全要求档案信息安全应符合国家相关法律法规，采取必要的技术和管理措施，确保档案信息安全。9.2保密措施档案管理部门应制定保密措施，包括但不限于：a.限制档案查阅权限；b.定期更换密码；c.对档案进行加密处理；d.对档案进行物理保护。9.3违规处理对违反档案信息安全与保密规定的人员，公司将依法依规进行处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。10.档案统计与分析10.1统计内容档案统计内容包括但不限于员工人数、学历结构、岗位分布、工作年限等。10.2统计方法档案统计采用定量和定性相结合的方法，定期进行统计和分析。10.3分析报告11.档案销毁与迁移11.1销毁条件a.法律法规规定应当销毁的；b.无保存价值的；c.员工离职或退休，档案已无利用价值的。11.2销毁程序档案销毁程序如下：a.制定销毁计划；b.报经公司审批；c.对销毁档案进行清点、登记；d.采用符合环保要求的销毁方式。11.3迁移要求a.迁移前应进行备份；b.迁移过程中确保档案安全；c.迁移后做好记录。12.档案管理设施与设备12.1设施要求a.档案室；b.档案柜；c.档案查阅室；d.档案修复室。12.2设备配置a.档案扫描仪；b.打印机；c.复印机；d.电脑等。12.3维护与更新档案设施与设备应定期进行维护和更新，确保其正常运行。13.员工档案管理培训13.1培训内容培训内容包括但不限于档案管理制度、档案收集与归档、档案保管与维护、档案查询与使用等。13.2培训对象培训对象为档案管理部门负责人及档案管理员。13.3培训时间与方式培训时间根据实际情况确定，培训方式包括集中培训、在线培训等。14.附则14.1修订与解释本制度由物业管理公司档案管理部门负责解释，如有修订，以最新修订为准。14.2生效与终止本制度自发布之日起生效，如遇国家法律法规和政策调整，按最新规定执行。14.3补充条款本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和政策执行。第二部分：第三方介入后的修正15.第三方介入概述15.1第三方的概念在本合同中，“第三方”指的是除甲乙双方以外的任何个人或组织，包括但不限于中介机构、技术服务提供方、咨询顾问等。15.2第三方的责权利第三方在本合同中的责任、权利和利益如下：a.责任：第三方应按照合同约定或法律法规的规定，履行其职责，确保其提供的服务符合合同要求。b.权利：第三方有权获得合同约定的报酬，并在履行合同过程中享有合法权利。c.利益：第三方在合同履行过程中，应享受合同约定的利益。15.3第三方与其他各方的划分说明第三方介入后，其责任与权利仅限于与甲乙双方签订的合同范围，与其他方无直接合同关系，但需遵守相关法律法规和行业标准。16.第三方介入的程序16.1介入申请甲乙双方任何一方需引入第三方时，应提前向对方提出书面申请，并说明介入的目的、第三方的基本情况及拟签订的合同内容。16.2介入审批接到介入申请后，另一方应在七个工作日内给予答复，同意或不同意第三方介入。如同意，双方应共同与第三方协商签订相关合同。17.第三方责任限额17.1责任限额的明确a.第三方因违约行为导致甲乙双方损失的赔偿限额；b.第三方因自身疏忽或故意行为导致甲乙双方损失的赔偿限额；c.第三方因不可抗力导致甲乙双方损失的赔偿限额。17.2责任限额的约定责任限额的约定应具体、明确，并在合同中予以体现。如因第三方责任导致甲乙双方损失，超出责任限额部分由第三方自行承担。18.第三方合同的签订18.1合同内容a.第三方的名称、地址、联系方式等基本信息；b.第三方的服务内容、期限、质量标准等；c.第三方的权利、义务和责任；d.第三方的报酬及支付方式；e.第三方违约责任及处理方式；f.争议解决方式。18.2合同审批第三方合同签订前，甲乙双方应共同审查合同内容，确保合同合法、有效，并符合双方利益。19.第三方介入的终止19.1终止条件a.第三方合同履行完毕；b.第三方违约，经协商无法解决；c.甲乙双方协商一致。19.2终止程序甲乙双方应书面通知第三方终止介入，并共同协商处理善后事宜。20.第三方介入的记录与档案管理20.1记录要求甲乙双方应将第三方介入的相关记录保存归档，包括但不限于第三方合同、审批文件、沟通记录等。20.2档案管理第三方介入的档案管理应遵循本合同的档案管理制度，确保档案的完整性和可查询性。第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.《员工档案管理制度》要求：内容完整，格式规范，符合国家相关法律法规。说明：本制度是本合同的重要组成部分，详细规定了