《大学计算机基础》课件-第5章 电子表格处理软件

Excel2003概述1工作表操作和编辑2工作表格式设置3第五章电子表格处理软件工作表数据管理5工作表数据计算4图表功能6电子表格的打印输出7学生成绩表的设计与制作8电子表格数据处理软件Excel2003是Office2003办公系列软件的组件之一，主要用于处理办公事务的各种表格，可完成许多复杂的数据计算、进行统计分析和预测，如会计报表、工资表、成绩单等，并能生成各种统计图形，直观地显示数据。本章主要介绍Excel2003（以下简称Excel）的基本使用方法。Excel2003概述1

Excel的工作方式是为用户提供工作簿，每一个工作簿包含若干张工作表，用户在工作表中完成各种表格数据处理，最后工作簿以文件的形式保存并可打印输出。由于Excel强大的自动数据处理能力，在各种数据处理事务方面得到了广泛应用。1.1特点与功能Excel主要用于对数据的处理、统计分析与计算，简单的数据库管理，能绘制图表，具有检查与删除宏病毒的功能，并能与Internet网络共享资源。此外，还能利用VisualBasicforApplication（VBA）语言开发面向特定应用的程序。①电子表格：包括建立和编辑二维、三维的表格；对表格中的数据进行求和、求平均值、计数等计算处理；美化修饰表格中的各种数据等。②图表：可以按表格某区域的数据自动生成多种统计图形，这些图形可随电子表格显示或打印，并随表格中数据的变化而改变。③数据库：即数据清单，可以对工作薄数据进行分类汇总、排序、自动筛选等。④网络功能：用户可以方便的打开局域网或因特网上的文件，实现超级链接等。⑤病毒检查：如果工作薄含宏程序，在打开时系统将提示用户用“病毒搜索”加载宏来检测并清除已知的宏病毒。1.2启动和退出常用以下三种方式启动。1．用“开始”菜单启动①单击任务栏中的“开始”按钮。②在弹出的菜单中将鼠标指向“程序”命令。③再在程序的菜单中指向“Microsoftoffice”命令，在后面的子菜单中单击“MicrosoftOfficeExcel2003”即可启动Excel。2．用工作簿文件启动①通过“资源管理器”或“我的电脑”查找工作簿文件。②找到后双击该工作簿文件名，即可启动Excel并打开该工作簿。3．用快捷方式启动双击桌面Excel快捷方式图标即可启动Excel。1.3窗口组成

启动Excel后，屏幕出现MicrosoftExcel应用程序主窗口，如图5.1所示。同时，将自动建立一个名为“Book1”的空工作簿。与Word类似，Excel主窗口包含有标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、滚动条、状态栏、任务窗格等，同时还有编辑栏、工作表标签、行号、列号等Excel特有的窗口元素。1.4工作簿概念及其操作

1．工作簿工作簿（book）是指Excel程序用来处理和存储数据的文件，以.xls为扩展名。工作簿文件的创建、保存和打开等操作方式与Word基本相同，例如可以使用模板来建立新的工作簿，也可以同时打开和关闭多个工作簿。在打开多个工作簿时，可以使用“窗口”菜单的“重排窗口”命令，进行平铺、水平并排、垂直并排、层叠等方式排列。工作簿窗口实际上就是Excel的文档窗口，每一个工作簿包含若干工作表（Sheet），默认是3张，以Sheet1、Sheet2和Sheet3来命名，可更名，也可以根据需要添加更多的工作表。一个工作簿最多有255张工作表。

（1）建立新工作簿（2）打开已有的工作簿（3）保存工作簿（4）关闭工作簿1.4工作簿概念及其操作

2．工作表在工作簿中，其数据实际存放在它所包含的工作表中。每个工作表都是由若干行（行号1～65536）和若干列（列号A、B、…、Y、Z、AA、AB、…、IV，共256列）组成的一张表格，如图5.1所示。在工作簿窗口的下端是工作表标签区，用于显示各个工作表名（或称为标签），其中一个工作表名以白底显示，表示该工作表是当前工作表（或称活动工作表），如Sheet1。单击某个工作表名，可以选择或切换当前工作表。

3．单元格与单元格地址单元格（cell）是指工作表中的一个格子，是Excel用于保存数据的最小单位。单元格地址用其所在列号和行号表示，如B3是指第B列与第3行交点处的单元格。有时，为了区分不同工作表中的单元格，单元格地址也可以包括工作表名，如Sheet2!B3表示工作表Sheet2中地址为B3的单元格。1.4工作簿概念及其操作

4．编辑栏编辑栏用于编辑、显示或输入数据和公式。它位于格式工具栏的下面，包含有单元格引用名称框、撤消按钮、确定按钮、插入函数按钮与编辑框（数据输入区域），如图5.3所示。1.5帮助的使用

学好Excel，一定要知道如何使用它的帮助系统，因为里面提供了全面而权威的资料和解释，这是其它书籍无法替代的，它除了可以系统地学习以外，还可以提供在线帮助，提供最新的帮助资讯。1．Office助手2．目录使用也可以使用传统的方式来获取帮助。打开“Office助手”对话框，单击“选项”选项卡，去掉“使用Office助手”前面的复选框，单击“确定”按钮，此时再单击工具栏上的“MicrosoftOffice帮助”按钮，出现的就不是助手而是帮助主题了。在这样的帮助中可以用“目录”来按章节查看帮助，这样可以系统地学习。3．搜索使用如果知道确切的问题，也可以使用搜索。在任务创格的搜索栏里输入要搜索的内容，点击开始搜索按钮就可以了。在弹出的Officeonline中选择需要的内容进行学习。

1．选定单元格Excel也是“先选定、后操作”。选定单元格的简单方法就是单击（激活）它，使之成为当前单元格（也称活动单元格，选取后单元格的被粗黑边框包围），从而可以接受数据输入或其他操作。被选定单元格的边框变成黑线，其行号和列号会突出显示，并在编辑栏的名称框中显示其地址。表5-1列出了选取单元格区域、行或列等范围的方法。若取消选定，只需单击任意一个单元格或按键盘上任意一个方向键。工作表操作和编辑22.1输入数据2．单个单元格数据输入①文本的输入。②数字的输入。③日期或时间的输入。工作表操作和编辑22.1输入数据3．系列数据自动填充输入（1）相同数据的输入（2）系列数据输入（3）使用鼠标建立序列（4）使用“序列”对话框建立序列（5）导入数据工作表操作和编辑22.1输入数据4．输入有效数据

在输入数据前，可设置输入数据的有效性规则，以免输入不符合要求的数据。

有时候为了让填表人了解所填写的数据有效范围，可以为单元格键入输入信息，当选定单元格时，就会出现相应的输入信息，如果输入了非法数据，就会弹出警告信息，有效地保证了数据的有效性工作表操作和编辑22.1输入数据有时候为了让填表人了解所填写的表格内容，需要为单元格键入注释。可以采用批注的方法实现。步骤如下：①单击要加批注的单元格。②在“插入”菜单中，单击“批注”。③在弹出的批注框中键入批注文本。如果不想在批注中留有您的姓名，请选择并删除姓名。④完成文本键入后，请单击批注框外部的工作表区域。说明：在排序时，批注与数据一起进行排序。但在数据透视表（数据透视表：一种交互的、交叉制表的Excel报表，用于对多种来源（包括Excel的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析）中，更改报表的布局时，批注不移动。工作表操作和编辑22.2输入批注

编辑工作表主要包括：对单元格及选定区域的修改、清除、插入、复制、移动、查找、粘贴与选择粘贴等；工作表的移动、复制、插入、删除等管理操作。编辑过程可以使用“撤消”或“恢复”操作，方法与Word相同。1．修改与清除①修改：单击单元格，将鼠标定位在编辑栏的编辑框中修改数据；或者双击单元格直接进入编辑状态，修改单元格中的数据。②清除：首先选定单元格区域，然后选择“编辑”菜单的“清除”命令，通过其子菜单可以清除格式、内容、批注等信息。选定单元格区域后，如果按Del或BackSpace键，则只清除内容。工作表操作和编辑22.3选择与编辑工作表

2．单元格、行、列的插入和删除（1）单元格的插入（2）工作表的行、列插入（3）单元格的删除（4）工作表行、列的删除工作表操作和编辑22.3选择与编辑工作表

3．移动和复制与Word相似，Excel的工作表的编辑中可以使用“复制”、“剪切”和“粘贴”命令，也可以使用鼠标拖动，但在拖动时，鼠标指针要移到选定区域的边框上。另外，“复制”操作后，如果使用“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令，则可以选择性地粘贴公式、数值、格式、批注等信息。4．查找与替换

工作表操作和编辑22.3选择与编辑工作表

1．工作表窗口拆分①用鼠标直接拖曳工作簿窗口中的水平拆分按钮、垂直拆分按钮即可。②要取消拆分，可双击拆分线，或打开菜单栏上“窗口”菜单选择“撤消拆分窗口”命令即可。2．工作表窗口冻结是指将工作表窗口的上部或左部固定住，使其不随滚动条的滚动而移动。其操作方法为：①选欲冻结行或列的下一行或右边一列。②打开菜单栏上“窗口”菜单，然后选择“冻结拆分窗口”命令即可。③取消冻结可用选择“窗口”菜单中的“撤销冻结窗口”命令来实现。工作表操作和编辑22.4工作表窗口的拆分和冻结

1．单个工作表的选择使用鼠标左键在需要的工作表上单击，可以选定单个单元格。2．多个工作表的选择按住Ctrl，使用鼠标左键依次在需要的工作表上单击，松开Ctrl后，可以选定多个单元格。如果工作表连续，先选取左边第一个单元格，然后按住Shift，使用鼠标左键单击最右边的单元格，可以选择这两个工作表（包括这两个工作表）中间的所有工作表。3．工作表的插入使用“插入”菜单的“工作表”命令可插入新的工作表。工作表操作和编辑22.5管理工作表

4．工作表的删除使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令可删除工作表。5．工作表的重命名双击工作表标签可以更改工作表名。6．工作表的移动和复制拖动标签可改变工作表的前后顺序。按住Ctrl键拖动标签，可复制工作表。另外，右单击标签，弹出如图5.7所示的菜单，可以对工作表进行重命名、删除、移动、复制、插入等操作。工作表操作和编辑22.5管理工作表

工作表格式设置3工作表格式设置包括单元格内的数据格式和单元格的格式设置，可以通过“格式”工具栏和“格式”菜单实现。“格式”工具栏上各按钮的作用如图5.8所示，用法也与Word操作类似。在进行格式设置前，应先选取设置对象所在的单元格或单元格区域。操作时，在单元格显示的是设置后的结果，而在编辑栏中显示的是原始格式。工作表格式设置31．设置数字的格式通过数字格式的设置，可使数字带有百分号（％）、货币符（￥）、千位分隔符（，）等，也可改变小数位数。选取单元格或区域后，单击“格式”工具栏上相应的按钮，或者选择“格式”菜单“单元格”命令，出现“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡上进行选择，如图5.9所示。工作表格式设置32．设置文本字体的格式文本字体的格式主要包括字体、字形、字号、颜色、增加下划线及一些特殊效果等。可通过“格式”工具栏的按钮来设置，也可通过“单元格格式”对话框的“字体”选项卡进行，操作与Word类似。3．设置对齐方式数据对齐方式包括水平对齐、垂直对齐、合并单元格，改变文字的方向等。利用“格式”工具栏只能设置在水平方向的对齐方式，其他方面的设置可通过“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡进行，如图5.10所示。该对话框中“文本控制”选项的作用十分重要。工作表格式设置34．设置边框与底纹屏幕上显示的网格线是系统为输入、编辑方便而设置的，在打印或预览时不会出现。若希望打印出格线，则需要为单元格区域设置边框。底纹的设置是为了使某些特殊的数据更加醒目。①使用“格式”工具栏：单击“边框”按钮右端的向下箭头，出现边框类型下拉列表，从中可对选定的区域设置需要的边框类型。单击“填充颜色”按钮右端的向下箭头，可设置底纹。②使用“格式”菜单的“单元格”命令：在“单元格格式”对话框中选择“边框”或“图案”标签，进行边框或底纹设置。从对话框中的选项可以看出，比用“格式”工具栏设置的内容更丰富。例如虚线、点划线、双线、线条颜色、用斜线分割单元格、底纹的图案等等。工作表格式设置35．设置行高和列宽在建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度，但Excel系统会随着单元格中字体大小的改变而自动调整行高。默认情况下，当单元格中输入的字符串超过列宽时，将会溢出到相邻的单元格中显示，或者被截断显示，数字或日期则用指数法或“#######”显示。为满足实际要求，Excel允许调整行高和列宽。用鼠标拖动设置行高和列宽比较方便。将鼠标移到行（列）标题的分割线上，当指针变为双向箭头状时，上、下（或左、右）拖拽分割线即可调整行高（或列宽）。拖拽时，会显示具体的尺寸，行高的单位是“磅”，列宽的单位是“字符”。工作表格式设置35．设置行高和列宽用“格式”菜单中的“行”（或“列”）子菜单可精确设置行高和列宽，其中：①“行高”或“列宽”。在“行高”或“列宽”对话框中输入数据，调整所选定行的高度或列的宽度。②“最适合的行高”。取选定行中最高的数据为高度自动调整。③“最适合的列宽”。取选定列中最宽的数据为高度自动调整。④“隐藏”。将选定的行或列隐藏。⑤“取消隐藏”。将隐藏的行或列重新显示。隐藏行或列实际上是将其高度或宽度设置为零。取消隐藏也可以使用鼠标的方法，即：将鼠标移到行（或列）标题的分割线下方或右方，待指针变为上或时，向下或右拖拽鼠标，显示出被隐藏的行或列。使用“格式”菜单的“工作表”子菜单，可将整个工作表加以隐藏，从而使工作表的全部数据得到隐蔽。工作表格式设置36．自动套用格式在Excel中提供了16种预先制作好的表格格式，设置工作表时可以从中选择适宜的格式，迅速应用于某一数据区域，制作出既专业又漂亮的工作表。首先选取单元格区域，然后打开“格式”菜单“自动套用格式”命令，弹出如图5.11所示自动套用格式对话框，从样式效果栏中选择所需样式即可。若只想采用自动套用格式中的几项进行格式化，如字体、数字、对齐、边框等的设置，则可以单击“选项”按钮，然后在“要应用的格式”选项中进行取舍。工作表格式设置37．设置条件格式有些表格，为了突出显示符合一定条件的数据，需要进行设置条件格式的操作。①选取所要处理的单元格区域。②打开“格式”菜单选“条件格式”命令，出现如图5.12所示的对话框，在“条件”设置框中输入需要格式化的数据的条件（例如大于或等于90）。③单击“格式”按钮，选择满足条件的单元格的格式（如斜黑体）。④若有多个条件，可以按“添加”按钮，再增加其它条件。最后单击“确定”按钮。工作表数据计算4

4.1使用求和按钮进行计算

自动求和①首先选择求和的单元格区域。②单击工具栏上的“自动求和”按钮。此时各行列数据之和分别显示在选择的单元格区域最后一列和最下面一行内。工作表数据计算4

4.2使用状态拦显示计算结果

当选取含有数值的两个以上单元格区域时，在状态栏的“自动计算区”中就会显示某种计算结果（默认显示所选单元格数据之和）。右单击“自动计算区”，可改变计算种类。对于一些临时性的计算提供了快速方法。如图5.13。工作表数据计算4

4.3使用公式进行计算

函数是特殊形式的公式，可以单独使用，也可以作为公式的操作数。Excel提供了大量的内置函数，包括财务、日期与时间、数学和三角、统计、逻辑、文本、数据库等多个方面。函数的调用形式为：函数名（参数1,参数2,……,）其中，函数名说明该函数的功能，即所能执行的运算。参数可以是数值、文本、单元格引用（地址）或其它函数，函数中参数的个数因要求不同而不等，参数之间用“，”号分隔（有的函数不需要参数）。函数的输入有两个方法：一是插入函数法，一是直接输入法。一般用插入法比较方便，不需要记忆函数名及其参数的用法。直接输入法类似输入普通数据。工作表数据计算4

4.3使用公式进行计算

1．插入函数法对图5.14所示的成绩表，计算各个学生的平均成绩。首先选定单元格H3，然后选择“插入”菜单的“函数”命令（或单击“插入函数”按钮），弹出“插入函数”对话框，如图5.14，在函数列表中选择AVERAGE，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图5.15所示。在参数“Value1”输入框中显示着Excel自动选取的计算对象区域E3:G3。若不合适，可以重新由键盘输入，也可以通过鼠标拖放来从工作表上选取需要的单元格或单元格区域。最后单击对话框“确定”按钮。对于其他学生的平均分，利用自动填充即可。工作表数据计算4

4.3使用公式进行计算

2．直接输入函数法例如，在图5.14所示的成绩表上计算“总评”项目（设为I2单元格），按照平均分列出学生成绩等级的情况。实现方法是：选择I3单元格，在编辑栏的编辑框中输入函数“=IF（I3<60,"不及格","及格"）”，然后利用自动填充，将I3单元格复制到区域I4：I7，实现其他学生的成绩转换。IF函数根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。对于“IF（I3<60,"不及格","及格"）”来说，若单元格I3的值小于60（即条件式I3<60为真），返回文本值"不及格"；否则（即单元格I3的值大于或等于60，即条件式I3<60为假），返回文本值"及格"。如果将总评改为：按照平均分划分出优、良、中、及格和不及格5个等级，则可使用如下IF函数：=IF（I3>=90,"优",IF（I3>=80,"良",IF（I3>=70,"中"IF（I3>=60,"及格","不及格"））））可以看出，对嵌套的函数调用（即一个函数用作其他函数的参数）使用直接输入比较容易些。工作表数据计算4

4.3使用公式进行计算

3．公式中的运算符①算术运算符：+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（百分比）、＾（乘方）。②文字运算符：“&”可以将文本与文本、文本与单元格内容、单元格与单元格内容连接起来。③比较运算符：＝（等于）、＜（小于）、＞（大于）、＜＞（不等于）、＜＝（小于等于）、＞＝（大于等于）。④单元格引用运算符：（区域运算符，引用区域内全部单元格）、联合运算符（引用多个区域内的全部单元格）以及（空格，只引用交叉区域内的单元格）。工作表数据计算4

4.3使用公式进行计算

4．编制公式①选定要输入公式的单元格。②在单元格中首先输入一个等号（＝），然后输入编制好的公式内容。③确认输入，计算结果自动填入该单元格。在使用公式或函数时，需要注意。①输入的函数名、单元格引用等可以为小写。如if、b5，但Excel将自动转换为大写。②出现在公式或函数中的文本必须用半角的英文双引号“"”括起来，如"不及格"。③单击工具栏中的“自动求和”按钮的∑，Excel将自动在活动单元格中填入带单元格引用的求和函数。如果单击此按钮右侧的小黑三角，可从下拉列表中选用求平均值、计数、求最大值和最小值等函数，或插入其他函数。工作表数据计算4

4.4单元格的引用方式

单元格引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。单元格的引用方法为以下3种。1．相对引用或相对地址相对引用或相对地址是指被引用的单元格与公式所在单元格的相对位置。如果移动或复制公式，则引用会自动调整。默认情况下，公式使用相对引用。例如，假定C3单元格存有公式“=A3*B3”，复制到C5和D6单元格后，C5和D6单元格中分别为“=A5*B5”和“=B6*C6”，亦即被引用的单元格地址发生了相对变化。工作表数据计算4

4.4单元格的引用方式

2．绝对引用或绝对地址绝对引用或绝对地址表示某一单元格的位置在工作表中的绝对位置，与公式所在单元格的位置无关。绝对引用要在列号、行号前加一个“$”符号，如在C3单元格中输入“=A3*$B$3”，复制到C5和D6单元格后，C5和D6单元格中分别为“=A5*$B$3”和“=B6*$B$3”。由于$B$3是绝对引用，所以在公式移动或复制时固定不变。3．混合引用或混合地址被引用单元格位置包含一个绝对引用和一个相对引用。也就是说，被引用单元格的地址中行和列有一个是固定的，另一个是相对的。如B$3（相对行，绝对列）、$D5（绝对行，相对列）。在公式移动或复制时，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。4．非当前工作表中单元格的引用若引用同一工作簿中的不同工作表，只需在单元格引用前加入工作表引用即可。例如，“Sheet2!B2+Sheet3!B3”表示工作表Sheet2的单元格B2中的值与工作表Sheet3的单元格B3中的值之和。

工作表数据计算4

4.5使用函数进行计算

函数是系统预先包含的用于对数据进行求值计算的公式。当用户遇到同一类计算问题时，只需引用函数，而不需要再编制计算公式。具体操作方法为：①将插入点定位在要引用函数的位置。②单击工具栏上的“粘贴函数”按钮或选择“插入”菜单中的“函数”命令，此时屏幕弹出“粘贴函数”对话框。③在“粘贴函数”对话框中选择函数分类及引用函数名。然后单击“确定”按钮。④在弹出的参数输入对话框中输入参数。⑤当所有参数输入完后，单击“确定”按钮，此时结果出现在单元格中，而公式出现在编辑栏中。

工作表数据管理5Excel不仅可以进行公式计算，还可以对工作表中的数据进行排序、筛选等数据库性质的操作。工作表数据管理5在Excel中，数据清单（也称数据列表）是指工作表中某个单元格区域所构成的一个二维表。数据清单与数据库相似，而与前面介绍的工作表有所不同，在操作时要注意以下几点。①与数据库对应，列称为字段，行称为记录。第一行为表头，由若干个字段名（列标题）组成，字段名必须由文字表示，不能是数字，也不能是空。②清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和对数据清单的选择；每一列必须是性质、类型相同的数据，如字段名是“姓名”，则该列存放的必须全部是姓名。③在一个工作表中最好只有一个完整的数据清单，若有一个以上的数据清单，应用空行或空列隔开。在建立了数据清单之后，就可以进行诸如增加、修改、查找、删除记录等操作。5.1数据清单

工作表数据管理5建立数据清单的方法：①选取需要建立数据清单的区域（该区域不能有合并能够单元格，Excel不能对合并单元格建立数据清单）②打开“数据”菜单选取“记录单”命令，在出现的对话框中进行所需操作即可。如图5.16所示建立的记录单。5.1数据清单

工作表数据管理5Excel可以根据一列或多列（称为关键字）的数据按升序或降序对数据清单进行排序。英文字母按字母次序排序（默认不区分大小写），汉字可按笔画或拼音排序，数字按本身大小排序。1．简单排序简单排序是指对单一字段按进行排序。选取想要排序字段的任一单元格，然后按需单击工具栏中的“升序”或“降序”按钮。也可通过“数据”菜单的“排序”命令实现。5.2排序操作

工作表数据管理52．复杂排序当参与排序的字段出现相同值时，可最多对3个字段进行排序，如“总评”相同时，按“期末”排序，“期末”又相同时，按“期中”排序。操作方法是，选取数据清单的任一单元格，打开“数据”菜单的“排序”命令，出现“排序”对话框，相应设置如图5.17所示，若只选“主要关键字”，则是简单排序。单击“选项”按钮可设置自定义排序次序、是否区分大小写、排序方向（按列或按行）以及排序方法（字母或笔划）等。

5.2排序操作

工作表数据管理5所谓数据筛选，就是在数据清单中将满足一定条件的数据显示在工作表内，将其他数据隐藏起来。Excel提供了两种筛选方式，即自动筛选和高级筛选。5.3数据筛选

工作表数据管理51．自动筛选。先选定需筛选的数据清单中的任一单元格，然后选择“数据”菜单“筛选”子菜单中的“自动筛选”开关命令，如图5.18所示，可使数据清单进入（或退出）筛选状态。单击需要作为筛选条件的列标题的下拉按钮，从中选取所需条件，则将原来的表格自动按条件进行筛选后，得到新的表格。例如，单击性别下拉按钮，再单击“男”，则显示男生的数据；单击“自定义”，则可以指定简单的筛选条件。若选择“筛选”子菜单中的“全显数据”命令，则取消所做的筛选，但保持筛选箭头。5.3数据筛选

工作表数据管理52．高级筛选。自动筛选只能指定简单的筛选条件，而高级筛选则可以通过条件区指定相对复杂的筛选条件，操作步骤如下。①建立条件区域：将I2：K4设置为条件区，筛选条件为“平时>83AND期中>83OR期末>=85”，第2行为条件标记行，列出筛选条件中要出现的字段名；其他行为条件行，列出与字段相关的条件。建立条件区域时，处于同一行的条件是AND关系（即逻辑与），处于不同行的条件是OR关系（即逻辑或），如图5.19所示。②在数据区域选取一个单元格。③选择“数据”菜单的“筛选”子菜单中的“高级筛选”命令，在弹出的“高级筛选”对话框中设置相应的选项。“数据区域”是自动获取的，“条件区域”需要用户输入。如果选择了“将筛选结果复制到其他位置”，则需在“复制到”框中输入存放筛选结果区域的左上角单元格地址，否则筛选结果将覆盖数据区域，选择“筛选”子菜单中的“全部显示”命令，则恢复原有数据。

5.3数据筛选

工作表数据管理5Excel提供了分类汇总功能，使用户能够很方便地得到分类汇总结果，并能够自动分级显示数据。具体操作时，应先对需要分类汇总的字段排序，将同一类的记录集中在一起。然后打开“数据”菜单选“分类汇总”命令，在出现“分类汇总”对话框中（如图5.20所示）进行相应的操作。若想取消分类汇总，则单击“分类汇总”对话框的“全部删除”按钮。5.4分类汇总

工作表数据管理5数据透视表是交互式报表，它将排序、筛选和分类汇总等过程结合在一起，可快速合并和比较数据。数据透视图则能以图形形式表示数据透视表中的数据。另外，Excel还能实现网上的数据共享，可将建立好的数据透视表发布到网站上，通过网页利用系统提供的工具直接进行数据分析。如果创建数据透视表若要创建数据透视表，可以运行“数据透视表和数据透视图向导”。在向导中，从工作表列表或外部数据库选择源数据。向导然后为您提供报表的工作表区域和可用字段的列表。当您将字段从列表窗口拖到分级显示区域时，MicrosoftExcel自动汇总并计算报表。

5.5数据透视表

工作表数据管理5如果使用“Office数据连接”检索报表的外部数据（外部数据：存储在Excel之外的数据。例如，在Access、dBASE、SQLServer或Web服务器上创建的数据库），则可直接将数据返回到数据透视表，而不必运行“数据透视表和数据透视图向导”。当不需要合并来自外部数据库（数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息（如雇员或订单）分类归纳到表、记录和字段中）的多个表（表：关于特定主题的一组数据的集合，以记录（行）和字段（列）的形式存储）中的数据，或者不需要在创建报表前筛选数据以选择特定记录时，推荐使用“Office数据连接”检索报表的外部数据，以及检索OLAP（OLAP：为查询和报表（而不是处理事务）而进行了优化的数据库技术。OLAP数据是按分级结构组织的，它存储在多维数据集而不是表中）数据库的数据。创建数据透视表后，可对其进行自定义以集中在所需信息上。自定义的方面包括更改布局、更改格式或深化以显示更详细的数据。

5.5数据透视表

图表功能6图表是Excel的重要功能之一。图表功能可以方便地将工作表中的数据以各种图表的形式显示，从而更形象、更直观地反映数据的变化规律和发展趋势，为决策和分析提供依据。图表与建立它们的工作表数据相链接，当工作表数据源发生变化时，图表会随之更新。

图表功能6在Excel2003中，按照存放位置不同有两种图表，一种是将图表和工作表数据放在同一工作表中，这种图表被称为嵌入式图表；另一种是创建一个独立图表，并放在一个独立的工作表中，这种图表被称为是图表工作表（或独立图表）。1．快速创建图表首先选定数据源（如图5.21所示的单元格区域），然后按F11或Alt+F1键则产生独立图表，如果单击“图表”工具栏的“图表类型”按钮则创建嵌入式图表。若未显示“图表”工具栏，则请使用“视图”菜单的“工具栏”命令。6.1创建图表

图表功能62．利用图表向导来创建图表利用图表向导既可以创建嵌入式的图表，也可以创建独立图表，同时还允许用户设置和编辑组成图表的各选项。首先选取数据源，然后单击工具栏上的“图表向导”按钮，或选择“插入”菜单的“图表”命令，按照“图表向导”中的指导完成以下4个步骤（注：每步完成后单击“下一步”按钮或者直接单击“完成”按钮，由Excel自动生成默认格式的图表）。①选择图表类型及相应的子图表类型，如柱形图、条形图、折线图、饼图等。②确定数据源，可修改图表的数据源区域，还可确定按列或行方式显示。③设置图表选项，在图表上添加说明性文字，如标题、坐标轴、图例、数据标志等，含义如图5.22所示。

④指定图表位置，选择嵌入式图表或独立图表。6.1创建图表

图表功能61．编辑图表编辑图表主要包括对图表中的数据和图表各选项（图表对象）的编辑。在编辑图表之前，首先必须激活图表区或图表选项，然后使用“图表”菜单对图表类型、数据源、图表选项、位置等进行修改。也可以右单击图表区或绘图区弹出快捷菜单，进行相应的编辑。（1）调整、复制、移动和删除图表（2）编辑图表数据（3）编辑图表各选项6.2编辑图表与格式化图表

图表功能62．格式化图表格式化图表是指对图表的各个选项的格式进行设置，如字体、颜色、对齐等。不同的选项有不同的格式设置。操作方法是：将鼠标指向某选项（Excel会自动提示选项的名称），右单击弹出快捷菜单，选择其中的格式命令；也可以直接双击某选项，弹出格式对话框。如，双击分类轴或数值轴，将出现“坐标轴格式”对话框，如图5.23所示。其中涉及到图案、刻度、字体、数字、对齐等几个内容，用户根据需要加以取舍即可。6.2编辑图表与格式化图表

电子表格的打印输出7打印预览能显示工作表的打印效果。使用顶部的按钮可以在打印之前浏览各页或进行调整。打印前预览工作表。打印预览显示打印页的外观。在真正打印之前，通过此视图可以看到确切的打印效果，并对页面进行各种调整。可以通过调整节省纸张，节省时间。要打开打印预览，请单击“文件”菜单上的“打印预览”。1．打印预览

电子表格的打印输出7打印预览提供以下内容①表示工作表打印输出的视图。②“下一页”和“上一页”按钮，用于查看全部页面。③一个“缩放”按钮，用于在全页视图和局部放大视图之间进行切换。④一个“打印”按钮，用于选择选项和开始打印。⑤一个“设置”按钮，用于打开“页面设置”对话框。⑥一个“页边距”按钮，用于调整页边距、页眉和页脚边距以及列宽。⑦一个“分页预览”按钮，用于调整分页符。（显示“分页预览”还是“普通”由单击“打印预览”时所处的视图决定。）⑧一个“关闭”按钮，用于关闭打印预览。

1．打印预览

电子表格的打印输出7MicrosoftExcel提供了下面的方法来查看和调整打印效果。①“普通”视图：为默认视图，最适于屏幕查看和操作。②打印预览：显示打印页面，以便用户调整列和页边距。预览窗口中页面的显示方式取决于可用字体、打印机分辨率和可用颜色。③分页预览：显示每一页中所包含的数据，以便快速调整打印区域（打印区域：不需要打印整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容。）和分页符（分页符：为了便于打印，将一张工作表分隔为多页的分隔符。Excel根据纸张的大小、页边距的设置、缩放选项和插入的任何手动分页符的位置来插入自动分页符）。在设置工作表的打印效果时，可以在不同视图间来回切换，以查看其打印效果，然后再将数据发送到打印机。

1．打印预览

电子表格的打印输出7Excel提供许多可选设置，因此用户可以调整打印页面的外观。①设置工作表的打印方向为横向或纵向如果需要打印的列数比纵向打印页面能容纳的列数多，那么可以切换成横向打印。如果不想使用横向打印，那么可以更改打印工作表的版式，以使打印数据与可用空间相匹配②通过缩小或扩展打印图像，可使打印图像与页面或纸张大小相匹配。③设置纸张大小、居中打印页面上的数据以及控制页码的编号方式④指定打印区域，若仅打印工作表中的选定数据，可指定打印区域。

⑤添加页眉和页脚。若要将页码或其他文本放置在每页工作表数据的顶部或底部，可以在打印工作表中添加页眉或页脚（页眉和页脚：页眉可由文本或图形组成，出现在一节中每页的顶端。页脚出现在每页的底端。页眉和页脚经常包括页码、章节标题、日期和作者姓名）。页眉打印在每页的顶部，页脚则打印在每页的底部。可以使用内置的页眉或页脚，或者对其进行自定义。2．页面设置

电子表格的打印输出7⑥预览和调整页边距。若要准确查看每页的打印效果，请单击“打印预览”。在打印预览中，可查看到页眉、页脚和打印标题（打印标题：在打印出的工作表的每一页上端或左侧打印的行或列标志。）。当数据太宽而无法适应整个页面并且不想缩短数据时，可以调整页边距或列宽。在打印预览中，可通过拖动尺寸控点来更改工作表的页边距和列宽。单击“页边距”按钮可显示该尺寸控点。⑦检查分页符。分页预览显示了工作表中分页符（分页符：为了便于打印，将一张工作表分隔为多页的分隔符。Excel根据纸张的大小、页边距的设置、缩放选项和插入的任何手动分页符的位置来插入自动分页符。）所在的位置以及将要打印的工作表区域。用户设置的分页符为蓝色实线，而MicrosoftExcel自动设置的分页符为蓝色虚线。

2．页面设置

电子表格的打印输出7在进行了打印设置与打印预览以后，可以进行打印。在“文件”菜单上，单击“打印”，弹出“打印内容”对话框，如图5.24所示。如果有多个打印机，在打印机名称后面的下拉列表框进行选择，打印范围可以选择打印全部工作表内容或者工作表的第几页，也可以选择选定的区域、整个工作簿、选定的工作表进行打印，在打印份数里可以设定打印的份数，如果选定了逐份打印，则打完一份文件的全部再打下一份，否则将逐页打印。将上述选项设定好以后，单击“确定”按钮，就进行打印了。注意打印机是否连接好以及打开电源开关等等。

3．打印学生成绩表的设计与制作8在这一节里，我们通过一个实例来学习Excel的使用方法。通过这个例子的学习，可以掌握：单元格数据输入、单元格格式设计、公式的运用、函数的运用、条件格式的设定、打印预览、打印设置等方面的知识。本例可以根据身份证号码自动判断“男”“女”、计算年龄；根据平时成绩、期中成绩、期末成绩计算出总评成绩，根据总评在备注自动显示学生的“优”“良”“中”“差”以及“不及格”的情况，并将“不及格”的显示为红色、“优秀”的显示为蓝色，并在下面自动完成统计情况。本例制作完成后如图5.25所示。学生成绩表的设计与制作8（1）建立Excel文件，命名为“学生成绩信息表”。（2）输入信息。打开文件，在工作表Sheet1的A1单元格输入“学生成绩与信息表”；在A3、B3、C3、D3、E3、F3、J3单元格分别输入“学号”、“姓名”、“性别”、“年龄”、“身份证号”、“成绩”、“备注”；在F4、G4、H4、I4单元格输入“平时”、“期中”、“期末”、“总评”。（3）合并单元格。选中F4、G4、H4、I4单元格，按下合并居中按钮；再选中A3、A4单元格，按下合并居中按钮；然后鼠标左键双击格式刷按钮，分别在B3、C3、D3、E3、F3、J3、J3单元格上鼠标左键单击，完成相关单元格的合并。（4）输入信息。在A5单元格输入“’0910301”，单元格就成为文本格式，然后将鼠标移动到A5单元格右下角，当鼠标变成实心十字时，按下鼠标左键向下拖动到A14；在A15单元格输入“10100301”，然后单击菜单“编辑”→“填充”→“序列”，打开如图4.26所示“序列”对话框，按照图5.26所示设计好，数据自动进行填充（这种方法适用于填充数据有规律且数据较多的情况）。在B5单元格输入“甲”，同样的方法拖动填充到B14；在B15单元格输入“张3”，同样的方法拖动填充到B24。

步骤如下：学生成绩表的设计与制作8（5）设定单元格格式。选中E列，鼠标右键单击该区域，在右键菜单中选择“设置单元格格式”，打开“设置单元格格式”对话框，在对话框中选择“数字”标签，在“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”下面输入“370822000000000000”，如图5.27所示，然后单击“确定”按钮。这样输入身份证的前六位就可以省略了（这里假定身份证号的前6位都是一样的，也就是学生来自