文书模板-采购内控制度

文书模板-采购内控制度一、总则1.目的为加强公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，保障公司物资供应及资金安全，提高采购效率与效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的一切采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等采购。3.基本原则（1）合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。（2）公平公正原则：采购过程应公平对待所有潜在供应商，确保竞争的公正性。（3）成本效益原则：在满足需求的前提下，追求采购成本最低与综合效益最优。（4）制衡性原则：建立采购各环节相互制约、相互监督的机制。二、职责分工1.采购部门（1）负责采购计划的编制、执行与调整。（2）组织供应商的寻找、筛选、考察与管理。（3）负责采购合同的起草、签订、执行与跟踪。（4）办理采购物资的验收、入库、退换货等手续。2.需求部门（1）提出准确的采购需求，包括规格、型号、数量、质量要求等。（2）参与供应商的筛选与评价，对采购物资的适用性负责。3.财务部门（1）审核采购预算，监控采购资金的使用。（2）负责采购款项的支付审核与结算。（3）参与采购合同的财务条款审核。4.审计部门（1）定期对采购业务进行审计监督，检查内控制度执行情况。（2）对采购过程中的违规行为进行调查与处理。三、采购流程管理1.采购申请需求部门根据实际需求填写采购申请表，注明采购物品或服务的详细信息，经部门负责人审批后提交采购部门。2.采购计划采购部门汇总各部门采购申请，结合库存情况、市场动态等因素，编制月度或季度采购计划，报分管领导审批后执行。3.供应商选择（1）采购部门通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商库。（2）根据采购需求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，发出询价函或招标邀请书。（3）对供应商报价、资质、信誉、产品质量等进行综合评审，确定中标供应商。4.采购合同签订（1）采购部门与中标供应商按照公司合同模板起草采购合同，明确双方权利义务、价格、交货期、质量标准、违约责任等条款。（2）合同经法务部门审核、公司领导审批后正式签订，采购部门与供应商各执一份，并将合同副本交财务等相关部门备案。5.物资验收（1）采购物资到货后，采购部门通知需求部门、质检部门共同进行验收。（2）验收人员依据合同、技术标准等对物资的数量、质量、规格等进行核对检验，填写验收报告。如发现问题，及时与供应商协商解决。6.款项支付（1）供应商按合同要求提供发票等付款凭证后，采购部门填写付款申请单，附上合同、验收报告等相关资料。（2）财务部门审核付款申请，核对合同执行情况、资金预算等，无误后办理付款手续。四、供应商管理1.供应商准入（1）新供应商需提供营业执照、资质证书、产品质量证明等资料，采购部门审核并实地考察后，报审批通过方可准入。（2）建立供应商档案，记录供应商基本信息、供应产品、交易记录、评价情况等。2.供应商评价（1）定期对供应商的供货质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等进行评价打分。（2）根据评价结果对供应商进行分级管理，优质供应商给予优先合作、增加订单等奖励，不合格供应商予以淘汰。五、监督与审计1.内部监督各部门在采购业务中应相互监督，发现问题及时反馈纠正。采购部门定期对采购流程执行情况进行自查。2.审计监督审计部门每年至少进行一次全面采购审计，重点审查采购内控执行、供应商选择、合同管理、资金使用等环节，对发现的问题出具审计报告并跟