企业合同管理制度及流程

企业合同管理制度及流程一、制定目的及范围为提高合同管理效率，确保合同的合法性与有效性，规范合同的签署、履行和变更，特制定本制度。本制度适用于公司所有业务合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同和合作协议等。二、合同管理原则1.合同管理应遵循合法、公正、透明的原则，保障公司合法权益。2.合同的签署、履行和变更均需经过相关部门审批，确保决策的科学性和合理性。3.所有合同必须以书面形式签署，并存档备查，确保合同的可追溯性。三、合同管理流程1.合同签署流程1.1合同起草：相关业务部门根据实际需要起草合同文本，并填写合同基本信息，包括合同名称、当事人信息、标的、金额、履行期限等。1.2合同审核：起草完成后，相关部门负责人对合同进行初审，确保合同内容的准确性和合法性。1.3法律审查：合同初审通过后，需提交法务部门进行法律审核，确保合同条款的合法性和可执行性。1.4合同审批：法律审核完成后，合同需由公司管理层进行最终审批，包括合同的签署权审批。1.5合同签署：合同经审批后，由法定代表人或授权代理人签署合同，并加盖公司公章。1.6合同存档：签署完成后，需将合同原件及相关附件复印两份，一份交由法务部门备案，另一份交由业务部门存档。2.合同履行流程2.1合同执行：合同生效后，相关部门应按照合同约定履行义务，确保履行过程的合规性。2.2履行记录：业务部门需定期记录合同履行情况，包括进度、质量、费用等，并与合同内容进行对比。2.3变更申请：如需对合同内容进行变更，需填写变更申请表，并附上相关证明材料，提交至法务部门审核。2.4变更审批：法务部门审核后，提交管理层审批，变更经批准后，双方签署变更协议，并存档备查。2.5履行监督：法务部门定期对合同履行情况进行检查，确保合同的有效执行。3.合同变更与解除流程3.1合同变更：合同履行过程中，如遇不可抗力因素、市场变化等情况，需要变更合同的，应及时提出变更申请，说明原因及变更内容。3.2合同解除：如需解除合同，提出解除申请，需附上解除理由及相关证明材料，提交法务部门审核。3.3审批流程：变更或解除合同需经过法务部门审核及管理层审批，确保解除或变更的合理性和合规性。3.4签署协议：合同变更或解除后，需签署相关协议，并进行备案存档。4.合同归档与管理4.1合同档案管理：所有合同及变更协议需按类别、签署日期等进行分类存档，确保随时可查。4.2定期审查：法务部门每年对合同档案进行一次全面审查，确保合同信息的完整性与准确性。4.3合同续签管理：即将到期的合同需提前一个月进行审查，如需续签，需按原合同流程重新审核与签署。四、合同管理的责任与纪律1.合同管理职责各部门负责人对本部门合同的签署、履行及变更负责，确保合同管理制度的实施。法务部门负责合同的法律审核和风险控制，提供专业指导。2.员工行为规范合同管理过程中，员工不得擅自修改合同条款或隐瞒合同履行情况，违者将依法追究责任。3.保密措施所有合同内容均属商业秘密，未经授权不得向第三方泄露，确保公司的商业利益不受损害。五、合同管理的反馈与改进机制1.反馈机制各部门在合同管理过程中应及时反馈问题和建议，法务部门定期收集意见，进行汇总分析。2.流程优化根据反馈情况，定期对合同管理流程进行评估与优化，确保流程的高效性与适应性。3.培训与宣传定期组织合同管理培训，提高员工的合同管理意识与能力，确保制度的有效落实。六、总结合同管理制度的建立与实施，有助于规范企业的合同管理